Forvaltningslovens § 16 krav til forhåndsvarsling
Part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. [...]. Fristen løper fra den dag varslet er avsendt, når ikke annet uttrykkelig er sagt.
Forhåndsvarslet skal gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sitt tarv. I regelen gis forhåndsvarsel skriftlig. Er det særlig byrdefullt å gi skriftlig underretning, kan underretningen gis muntlig eller på annen måte.
Forhåndsvarsling kan unnlates dersom:
a) slik varsling ikke er praktisk mulig eller vil medføre fare for at vedtaket ikke kan gjennomføres,
b) parten ikke har kjent adresse og ettersporing av ham vil kreve mer tid eller arbeid enn rimelig i forhold til partens interesser og til betydningen av varslet,
c) vedkommende part allerede på annen måte har fått kjennskap til at vedtak skal treffes og har hatt rimelig foranledning og tid til å uttale seg, eller varsel av andre grunner må anses åpenbart unødvendig.
Den sentrale klagenemdas årsmeldinger i 2016 og 2017
Den sentrale klagenemd ved UiOs årsmeldinger for 2016 (side 6-7) og 2017 (side 10) skriver at de har merket seg at fakultetene i enkelte saker ikke har fulgt forvaltningslovens krav om forhåndsvarsel til studentene før det treffes vedtak (forvaltningsloven § 16). Dette gjelder særlig saker hvor studenter er fratatt studieretten på grunn av for lav progresjon i studiene. [...] Unntakene fra plikten til å gi forhåndsvarsel er snevre, og nemnda vil understreke at det er viktig at fakultetene gir forhåndsvarsel før det treffes enkeltvedtak.
Studentombudets årsrapporter
Studentombudet har i sine årsrapporter også påpekt mangel på slike forhåndsvarsler, eksempelvis årsrapporten fra 2017, side 13. Ombudet bemerker at det også er problematisk i forhold til fakultetenes plikt til å opplyse og utrede saker så godt som mulig, og studentenes rett til å uttale seg før vedtak fattes, som er hensynene bak kravene til forhåndsvarsel i fvl. § 16.
FS-rapport for finne de som skal ha forhåndsvarsel?
Ser fakultetene noe i veien for å kjøre FS250.001 "Inndragning av studierett" uten oppdatering og generere brev ut fra det? AF kan lage ny brevmal for forhåndsvarsel vedr. inndragning av studierett.
Avdeling for studieadministrasjon har kommet til at forhåndsvarsel i disse sakene kan sendes på e-post fra FS til intern og ekstern adresse. Studenter som ikke har e-postadresse (finnes de?) må få brevene på papir.
Når skal forhåndsvarsel sendes?
- Inndragningene skal være gjort før hhv. 15. mars og 15. oktober.
- Inndragning på bakgrunn av for lav progresjon kan ikke gjøres før sensur er registrert, dvs. etter hhv. 31. januar og 31. august.
- Varsel bør da sendes rundt hhv. 10. februar og 10. september.
- Gi studentene frist på to uker til å komme med tilbakemeldinger.
Tilbakemeldinger i FS-møtet 10. desember
- MN bemerket punkt c under "Forhåndsvarsel kan unnlates dersom": Hvis studentene inviteres til "Hvordan har du det"-samtale (inkl. samtale om studieprogresjon), studenten møter ikke opp etter gjentatte forsøk.
- Mal i FS: To-trinnsfunksjon. Første gang du kjører rutinen, gir man forhåndsvarsel. Andre gang: JUS sier at adressene forsvinner etter første gang man kjører denne rutinen. AF har sjekket dette, og dersom man kjører rutinen uten oppdatering for å sende forhåndsvarsel, ser vi ikke at personer eller adresser forsvinner.
- FS-veiledningen forklarer per i dag bare det tekniske. Fakultetene savner det forvaltningsmessige, og ønsker det begge deler, hele prosessen, i FS-veiledningen.
- HF spurte om et forhåndsvarsel må sendes per brev eller per post. > Avdeling for studieadministrasjon har sette på dette etter møtte, og kommet til at dette forhåndsvarselet kan sendes på e-post.
- SV poengterte at det viktigste i denne saken er at studentene mottar forhåndsvarselet, og dermed er det etter SVs mening mer hensiktsmessig med e-post.
- Flere poengterte viktigheten av å presisere en frist for utsending av forhåndsvarsel.
- Studieadministrativ avdeling oppdaterer FS-veiledningen, setter inn et punkt om forhåndsvarsel, sier hvordan man gjør dette, lager brevmaler
- Forhåndsvarselets hovedformålet er å gi studenten mulighet til å gi innspill på opplysninger de mener er feil, før vedtak fattes.
- Avdeling for studieadministrasjon
- anbefaler hvor mange uker i forveien varselet bør sendes: to uker
- vurderer om varselet må sendes per brev og til digital postkasse eller om kan det sendes som e-post da studentene normalt vil gi tilbakemelding per e-post. > Ja, e-post er ok.