Ønske 1/2018 Protokollføring av deleksamener uten karakter
Ønsket av AF. Sendt de nasjonale FS-utviklerne 11.1.2018, RT#242703, nettskjemareferanse 2513994
Modul: Vurdering
Begrunnelse
Vi ønsker bedre statistikk over gjennomførte eksamener. Vi ønsker å ha gode data over eksamensgjennomføringer totalt og antall gjennomføringer på ulike vurderingsformer selv om det ikke foreligger sensurvedtak på hver enkelt del. Ved å få alle delene i protokoll vil vi få med i statistikk både at det var en eksamen og hvor mange som tok denne selv om den i seg selv ikke har en karakter, men var et steg på veien mot karakteren i emnet.
Beskrivelse av problemstilling
Ved UiO er det utbredt å ha emner som består av flere deleksamener, men hvor det ikke gis karakterer på delene. Studentene får én samlet karakter til slutt som er basert på en samlet vurdering av alle deleksamenene. Studentene meldes til alle eksamensdelene, men når karakter settes på helheten og protokollføres via rutinen FS573.001 Overføring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll blir eksamensdelene slettet fordi de ikke har noe resultat.
Noe av det som er problematisk med at disse eksamensdelene slettes er at vi får dårlige data når vi skal ta ut statistikk. Studentene har bare en forekomst i protokoll, mens de faktisk har avlagt 2-3 eksamener. F.eks. rapporten FS540.002 Eksamensdager fordelt på dato gir veldig dårlige tall for fakulteter med utbredt samlet sensur. Hvis rapporten f.eks. kjøres for MN for våren 2017 viser den ca 3500 kandidater, mens det faktiske tallet var rundt 12000 kandidater. Vi bruker også møtt-tall fra eksamen forrige semester i eksamensplanleggingen, og for veldig mange eksamener har vi da manglende tallgrunnlag.
Løsningsforslag
Vi ønsker mulighet til å protokollføre deleksamener hvor det ikke er satt karakter.
Vi ønsker at rutinen FS573.001 Overføring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll ikke automatisk sletter deler uten resultat ved protokollføring av helhet. Det kan være et valg om man ønsker å slette eventuelle delmeldinger uten resultat eller om man ønsker at disse skal protokollføres. Hvis man velger protokollføring tenker vi at de da kan protokollføres «tomme», uten karakter og vurderingsresultatstatus.
Hvis det ikke er mulig å protokollføre uten verdi i vurderingsresultatstatus bør det kunne settes en automatisk status ved protokollføring. Da må det innføres en ny vurderingsresultatstatus som kan vise at studentene har møtt på eksamen, levert inn oppgaven e.l. Vi tenker at «Gjennomført» kan være en passe nøytral ordlyd som kan dekke de fleste vurderingsformer uten å si noe om prestasjonen i seg selv.
For deler hvor det ikke gis resultat må man likevel sette «J» i feltet Vurdering(har resultat) i vurd.komb.samlebilde. Dette må til for at studentene skal bli meldt til delene, noe de må være for at vi skal kunne benytte FS-funksjonalitet som kandidatnummerering, plassering på rom osv. og for at studentene skal kunne bli overført til dig.eks.-systemene. Vi ønsker at det skal være mulig å bli meldt til delene uten at det er «J» i feltet Vurdering (har resultat).
«J» i feltet Vurdering(har resultat) fører også bl.a. til at det blir obligatorisk å angi en karakterregel. Et alternativ kan være at det blir valgfritt å angi karakterregel selv om man har «J» i feltet Vurdering(har resultat). Feltet kan bli blått slik at det ikke er obligatorisk, men at det må fylles ut hvis man faktisk skal sette karakter. Verdi i feltet karakterregel kan da også være med å styre om det skal være mulig å protokollføre en del uten resultat ved at det bare er mulig for deler hvor det ikke er verdi her.
Ønske 2/2018 FS408.002 Undervisningsenhet: Kolonner for dato Start enkeltemneopptak og Enkeltemneoppt.=J/N
Ønsket av JF i RT# 2802634. Sendt KDTO 15. januar 2018 i RT#242908.
Modul: Undervisning
Begrunnelse
Vi bruker flittig FS-rapport FS408.002 Undervisningsenhet for å kontrollere bakgrunnsdata i forkant av de ulike periodene for undervisningsopptak, ikke minst i forbindelse med at vi legger ut emner med ledig pass til enkeltemnestudenter.
Beskrivelse av problemstilling
Vi trenger mer oversikt over data fra ulike bilder i FS slik at vi kan se uregelmessigheter med ett enkelt blikk.
Løsningsforslag
To ekstra kolonner:
- Start enkeltemneopptak. Hente dato og klokke slett fra feltet Start enkeltemneopptak [DATO_ENKELTEMNEOPPTAK_START] på Undervisningsenhet samlebilde
- Enkeltemneoppt.=J/N. Hente J/N fra Emne samlebilde, feltet Enkeltemneoppt. [STATUS_EMNEADGANG]
Kolonnene kan godt være et Vis-valg.
Vurdering av konsekvenser
Bedre kontroll på datakvaliteten og hindre feil informasjon ut på nettsidene våre og til studenter i Studentweb.
Ønske 3/2018 Sperre for at studentene selv kan gjøre endringer i sin utdanningsplan
Ønsket av MN 19. februar 2018 i RT#2863065 (nettskjemaref. 2660568)
Endringsønske sendt til KDTO 26.3.2018 i deres RT#249081 (nettskjemaref. 2977281)
Modul Programstudent
Behovet og hvordan løses dette i dag
MN ønsker mulighet for å kunne sperre for at studentene selv kan gjøre endringer i sin utdanningsplan. Masterstudenter som har fått godkjent sitt teoripensum kan kun gjøre endringer i sine utdanningsplaner dersom programrådet innvilger søknad. For masterprogrammene ved MN er det få obligatoriske emner, og for å hindre studentene i å gjøre endringer i utdanningsplanen uten at sønad er innvilget så må studiekonsulentene gå inn på hvert enkelt emne i utdanningsplanbildet i FS og sette J i rubrikken for "Sperr mot sletting" og "Sperr mot endring". Dette er unødig tungvint. Tilsvarende behov har vi på bachelornivå når studentene nærmer seg slutten på studiet og utdanningsplanen deres er gjort klar for gradfangst. Vi ønsker å få utviklet en løsning sånn at man på et høyere nivå i FS, f.eks. i Emnekombinasjon samlebilde kan sette inn sperre mot at studentene selv gjør endringer i utdanningsplanene sine.
Per i dag er det en rubrikk i Student samlebilde som heter "Sperr aut. oppd. av plan". Etter det vi forstår fungerer den sånn at det for enkeltstudenter sperres for FS-rutiner som kjører automatiske oppdateringer av utdanningsplan. Vi ønsker altså en lignende sperre som kan hindre studentene selv å gjøre oppdateringer fordi dette kan skape rot i forbindelse med gradfangst og i forhold til oversikt over hvilke emner som er godkjent i et utdanningsplan.
Ev. løsningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Vi mener det beste ville være å lage til en rubrikk i FS-bildet Emnekombinasjon samlebilde som kan regulere dette for et helt program. Hvis det kan lages en løsning der utdanningsplaner får status som godkjent, så kan man låse alle godkjente utdanningsplaner. Et alternativt forslag er at man lager en rubrikk i Student samlebilde som låser utdanningsplanen for en student. Da slipper man i hvert fall å gå inn på hvert enkelt emne i alle utdanningsplaner for å låse. Dette vil også være en langt bedre løsning enn dagens ordning.
Hvordan endringsønsket er vurdert lokalt
Dette ønsket støttes av instituttene ved MN. Problemstillingen ble diskutert på en arbeidsstue der temaet var utdanningsplaner og gradfangst. Alle de tilstedeværende studiekonsulentene mente at det er for mye manuell og tidkrevende oppfølging av studentenes utdanningsplaner.
Vurdering i Avdeling for fagstøtte
Vi hadde en kode som het AKTIV-LÅST en periode etter 2008. Vi fjernet koden i 2011. Koden ble opprettet som følge ønske fra MN for å dekke det samme behovet MN nå uttrykker. Koden ble i svært liten grad brukt, og der den ble brukt var det ikke på riktig måte.
Vi kan se for oss ulike løsningsalternativer, som bør ende som nasjonal løsning:
- Ny studentstatuskode, f.eks. LÅST-PLAN "Utdanningsplanen låst for endring av emner" med disse kriteriene:
Aktiv student = J
Utdanningsplan Vis = J
Utdanningsplan Sperr = J. J i dette feltet medfører: Studenten kan se utdanningsplanen i Studentweb, men ikke legge til eller fjerne emner. Studenten får meldingen "Du kan ikke gjøre endringer i utdanningsplanen." Studenten får ikke opp utdanningsplanen i sekvensen, men kan få den opp under menyvalget Studier. Studenten kan melde seg til og trekke seg fra undervisning og eksamen på vanlig måte, både i utdanningsplanen og under Aktive emner. - Haken "Sperr aut. oppd. av plan" endres til også å gjelde studentens mulighet til å endre planen, ikke bare FS-rutiner.
- Nytt Ja/Nei felt under "Sperr aut. oppd. av plan" som "Sperr mot at studenten kan legge til eller slette emner i utdanningsplanen".
- Ny begrenset/betinget studierettstatuskode.
Ønske 4/2018 Forløpsindikator for trege rutiner og rapporter
Ønskes av AF og MN etter tilbakemelding fra KDTO i deres RT-kø #243046
Modul: Undervisning, kanskje flere
Begrunnelse: Noen av rutinene og rapportene i FS bruker så lang tid på å bli ferdige at brukerne tror noe er galt. I situasjoner med stress og knapp tid kan det hende at brukerne avslutter FS og starter jobben på nytt, med den konsekvens at det går med mer tid før jobbben er ferdig.
Løsningsforslag: Viktige, trege rapporter og rutiner gjøres om bakgrunnsjobber som kan rapportere til en forløpsindikator.
Følgende rapporter/rutiner ønskes omgjort:
- FS511.001 Oppmelding av undervisningspåmeldte til vurdering (Kan vente på ny modul?)
- Meld eventuelt inn flere rapporter/rutiner som er plagsomt trege
Ønske 5/2018 Tilrettelegging i FS
Ønsket av MN 26.2.2018 i RT#2870414 (nettskjemaref. 2680869). Saken ble diskutert av alle fakultetene ved UiO under møtet i eksamensnettverket den 6. februar 2018. Alle fakultetene støttet forslaget.
Problemstilling
Tilrettelegging for eksamen registreres i FS for hver enkelt vurderingsenhet i Student vurdering samlebilde under arkfanen Eks.tilp. Det som er registrert der vises i Studentweb og kommer ut på rapporten 530.001 Spesialtilpasninger for vurdering. Når sensuren for emnet overføres til protokollen slettes alle opplysninger om tilrettelegging for vurderingsenheten. Når studentene skal ha konteeksamen eller når de skal ha eksamen i et senere semester, så må man registrere alt sammen på nytt igjen. Dette tar veldig mye tid og er et betydelig bidrag til å opprettholde en ineffektiv studieadministrasjon. Når MN har konteeksamener for 600-800 kandidater i januar og august så må vi altså lete frem tilretteleggingsopplysninger fra FS-rapport 530.001 som vi tar utskrift av etter at saksbehandlingen er avsluttet, og så registrere tilretteleggingsopplysningene på nytt. Sjansen for å gjøre feil og overse noe er stor, og dette fører til rot og misforståelser både for administrasjonen og studentene. Mange studenter har behov for samme tilrettelegging i flere semestre på rad, og en del studenter får innvilget permanent tilrettelegging for hele studiet sitt. For disse studentene må vi også registrere de samme tilretteleggingsopplysningene i FS hvert semester, og dette er tidkrevende og lite rasjonelt.
Ev. løsningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Akkurat hvordan dette bør kunne løses rent teknisk i FS har ikke vi tilstrekkelig innsikt i. Dette er noe FS-programmererne har bedre forutsetninger enn oss til å mene noe om. Dette problemet har vært oppe til diskusjon i UiOs eksamensnettverk tidligere, og det har stoppet med en begrunnelse om at personvernhensyn gjør det nødvendig å skjerme tilretteleggingsopplysninger og at disse derfor ikke kan registreres permanent på en sånn måte at de kan overføres til senere semestre. Det er noe ulogisk over en sånn begrunnelse. Etter at eksamenstilpasningene er registrert for vurderingsenhetene i februar og september, så har alle FS-brukere tilgang til disse opplysningene helt til sensuren er registrert i juni og desember, da opplysningene altså slettes igjen. Dersom studenten også har eksamen i det påfølgende semesteret, så dukker de samme opplysningene opp igjen i februar og september (etter at saksbehandlerne har brukt masse tid på manuell registrering av det samme på nytt igjen) og er tilgjengelige resten av semesteret på samme måte som i det foregående semesteret. Det er ulogisk at det ikke kan være en ordning i FS der disse opplysningene er permanent registrert når de uansett er tilgjengelige for alle FS-brukere over store deler av året.
MN mener at det må være mulig å lage til et system der man på en eller annen måte enkelt kan hente frem tidligere tilretteleggingsopplysninger og hake de av på en eller annen måte sånn at man får registrert dem som eksamenstilpasning når man trenger dem på nytt. Hvis vi ønsker å ha en så effektiv administrasjon som mulig så er dette helt nødvendig. Hvis det er nødvendig med passordbeskyttelse og innsynsbegrensninger, så må det være mulig å løse.
Vurdering i Avdeling for fagstøtte
Vi er enig med MN i at det virker pussig å legge stor vekt på at opplysningene ikke finnes i FS i januar eller i juli-august, når de ellers er tilgjengelige februar-juni og september-desember.
Spørsmålet er om måten tilrettelegging blir registrert på i dag er fullt ut riktig slik det er i dag? Bør vi ta en generell sjekk av hva slags informasjon som registreres?Hvordan er arbeidsflyten i disse sakene i dag? Hvilke behov har man når man kommer til Silurveien (som vi antar at det stort sett er snakk om)? Hvordan burde en løsning være hvis man frikobler seg litt fra det som har vært situasjonen hittil?
Ønske 6/2018: Muligheter for personer uten opptak til program å melde seg til gjentakseksamen i Studentweb.
Ønsket av MN, se RT#283927
Støttet på møtet i FS-nettverket 12. mars. Bearbeidet i AF og sendt KDTO 23. mars 2018 (RT#248990, nettskjemaref. 2975192). Saken ble behandlet av den nasjonale Studentweb-gruppen 4. april 2018 og avvist av de andre institusjonene, da de har lokale forskrifter som sier at man må ha aktiv studierett på program for å ta eksamen, inklusive gjentakseksamener.
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Studentweb: Aktive emner: Eksamensmelding
Begrunnelse
Vi opplever at det er mye manuelt arbeid med studenter som har fått avsluttet studieretten sin, men som ønsker å forbedre resultatet sitt senere. Vi ønsker at studenter etter avsluttet programstudierett skal ha anledning til å melde seg til eksamen på nytt i emner de har tatt tidligere.
Beskrivelse av problemstilling
I dag er det slik at når en student ikke lenger har studierett så får vedkommende beskjed om manglende studierett når emnet søkes opp under Aktive emner i Studentweb. Beskjeden kommer uavhengig av tidligere innvilget plass på undervisning og uavhengig av om eventuelle obligatoriske aktiviteter er godkjent tidligere.
Løsningsforslag
Studierettsjekken bør ikke utføres i følgende tilfeller:
- Hvis det i emne samlebilder er J i Krev und.oppt første og studenten har hatt innvilget plass på undervisning tidligere.
- Hvis emnet (fra vurderingskombinasjon samlebilde) har J i Oblig. aktivitet og studenten tidligere har fått godkjent oblig som fortsatt er gyldig.
Vurdering av konsekvenser
Flere vil få meldt seg til gjentakseksamen selv i Studentweb. Det vil spare behov for manuell saksbehandling og registrering.
Ønske 7/2018 Ekstra kolonne i FS-rapport 933.001 Adresseliste kreering
Ønsket av AF. Sendt KDTO i 1. mars 2018 i deres RT#247134 (nettskjemaref. 2708499)
Begrunnelse
Lette saksbehandlingen rundt doktorgradskreeringen
Beskrivelse av problemstilling
Vi trenger kolonne for gradgivende fakultetet i rapporten.
Dette vil gjøre det lettere for saksbehandlerne å sortere kandidatene til seremonien. Under seremonien presenteres kandidatene fakultetsvis av sine respektive dekaner basert på denne listen.
Slik det er i dag må saksbehandlerne klippe og lime i Excel basert på grad/studieprogram. Dette tar ekstra tid og er unødvendig da vi har dataene lett tilgjengelig i FS.
Løsningsforslag
Legge til kolonne for gradgivende fakultet i rapporten.
Vurdering av konsekvenser
Raskere og enklere saksbehandling rundt kreeringsseremonien
Ønske 8/2018: Nytt API digital eksamen for hjelpemiddel/tredjeparts programvare
Ønsket av AF. Sendt KDTO i 13. mars 2018 i deres RT#248120 (nettskjemaref. 2828440)
Begrunnelse og problemstilling
Få vurderingsdata inn i tredjepartssystem som skal brukes i forbindelse med digital eksamen. Ønskes på plass før sommeren 2018.
Leverandør av digitalt hjelpemiddel for eksamen trenger informasjon om vurderingsenhet, tid og kandidater. Dette skal i utgangspunktet være uavhengig av digitalt eksamenssystem og man trenger derfor et uttrekk som er sortert på tvers av eksamenssystem.
Løsningsforslag
Nytt API som skal hente ut nødvendig informasjon til tredjepartssystem for hjelpemidler. Det må kunne spesifiseres hjelpemiddel i "Vurderingskombinasjon samlebilde" som kan benyttes som spørringsparameter. Ref. kolonne "HJELPEMIDDELKODE" i tabellen "VURDKOMBHJELPEMIDDEL".
Vurdering av konsekvenser
Ny webservice som kan benyttes av system/programmer for digitale hjelpemidler og annen tredjeparts programvare.
Ønske 9/2018: Endring av funksjonaliteten til feltet 'Krav om ny vurdering for alle deler ved gjentak'
Ønsket av AF. Sendt KDTO i 21. mars 2018 i deres RT#248784 (nettskjemaref. 2947851
Navn på bilde/rapport/rutine: Vurderingskombinasjon samlebilde
Begrunnelse
Det er forskjell på gjentak av en eksamen og en ny/utsatt eksamen som ikke er tatt før, og funksjonaliteten bør ta høyde for dette.
Beskrivelse
Feltet fungerer slik at hvis det står J så må alle eksamensdeler(unntatt obliger) være bestått innenfor samme vurderingsenhet før de blir gyldige.
Det vil si at hvis et emne har to del-eksamener og studenten har bestått eksamen A, men var syk på eksamen B og så tar denne som en utsatt eksamen så vil det ikke være mulig å beregne samlet resultat med rutinen for dette. Og hvis man setter samlet resultat manuelt vil likevel del A fra ordinær eksamen bli stående som ugyldig i vurderingsprotokollen.
Vi mener at dette blir feil fordi det her ikke er snakk om gjentak, men en eksamen som ikke er tatt før.
Løsningsforslag
J i feltet 'Krav om ny vurdering..' bør ha ulik effekt avhengig av om studenten faktisk har gjort et forsøk tidligere eller ikke. Hvis studenten kun har en tidligere forekomst i protokoll med G/L (Gyldig fravær/Legeattest) som vurderingsresultatstatus og så tar en ny eksamen innenfor samme termin med en annen status enn ORD så skal det skal være mulig å beregne samlet resultat og få gyldige eksamensdeler til tross for J i feltet.
Vurdering av konsekvenser
Vi slipper å trikse med data i FS. I dag løses tilfeller som dette ved å sette N i feltet, beregne samlet resultat og protokollføre dette, for så å sette J i feltet igjen.
Ønske 10/2018: Automatisk utfylling av Grunnutd i søknad samlebilde
Ønsket av AF. Sendt KDTO i 5. april 2018 i deres RT#249702 (nettskjemaref. 3022911)
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Fanen «Grunnutd.» i søknad samlebilde, SOKNAD_OPPTAKSGRLAG
Resultat av tidligere behandling etter innspill fra egen institusjon eller andre institusjoner
Ikke tidligere behandlet
Begrunnelse
Lette saksbehandling ved master- og ph.d.-opptak i søknad samlebilde, samt bedre statistikk over utdanningsbakgrunn for søkere til høyeregradsstudier.
Beskrivelse av problemstilling
Fanen «Grunnutd.» i søknad samlebilde fylles ved UiO ut manuelt når søkere til master er fra ekstern institusjon. For ph.d.-søkere fylles feltet ut manuelt for både søkere med intern grunnlagskvalifikasjon og ekstern grunnlagskvalifikasjon. Ph.d.-søkere får utfylt feltene oppnådd, fag, grad, sted og land fordi tallene rapporteres og kan brukes i statistikk. Mastersøkere får stort sett bare fylt ut feltet oppnådd, samt at det fylles ut gradsnivå og sted graden er fra i kommentarfeltet. Registreringen kan derfor ikke brukes til statistikk for dette studienivået/opptaket. For masteropptaket ser man ingen grunn til å bruke tid på fylle ut fanen riktig manuelt siden dette ikke rapporteres pr dags dato.
Siden vi nå både har oversikt over interne kvalifikasjoner som er grunnlag for opptak, samt i stor grad eksterne kvalifikasjoner i eksterne resultater, ønsker vi å få automatisert innleggingen av kvalifikasjon i fanen grunnutdanning.
Det finnes en knapp allerede i drgradssøknad samlebilde «hente gradprot» og det vil være en fordel om tilsvarende funksjonalitet blir laget i søknad samlebilde også – særlig med tanke på å få over ph.d.-opptaket til samme bilde som øvrige opptak.
Løsningsforslag
Vi ser for oss en løsning hvor registrert intern og/eller ekstern kvalifikasjon på riktig nivå kommer automatisk inn i fanen grunnutdanning for søker. Kun kvalifikasjoner som de facto kan gjelde som grunnutdanning for opptaket skal komme over. Det bør kunne defineres på opptaksnivå (opptak samlebilde) hvorvidt man ønsker automatisk innhenting av grunnutdanning for det aktuelle opptaket, og hvilket nivå som skal hentes inn.
Ideelt sett ønsker vi at data oppdateres løpende ved nye forekomster i intern eller ekstern kvalifikasjon for søker. Sekundært at det oppdateres ved nattjobb med mulighet for å hente inn nye forekomster med knapp «hent grad».
For søker med kun én aktuell kvalifikasjon bør den komme inn med standard hake i felt «inngår i sak» (tilsvarende SOKNAD_DOKARKIV, STATUS_INNGAR). Hvis søker har flere aktuelle kvalifikasjoner bør det, av hensyn til statistikk og til opptak som rapporterer grunnutdanning for opptak, kun være mulig å angi én grad som «inngår i sak». Saksbehandler må her gjøre et valg. Øvrige kvalifikasjoner blir liggende som grået ut (tilsvarende som i dokumentarkivet).
Merknader:
- Ønske om varseltrekant ved manglende utfylt grunnutdanning eller hvor det er flere enn én aktuell grad for gitte opptak, tilsvarende som for PPU i dag. Hvordan er dette satt for PPU i dag? Er det eventuelt noe som kan aktiviseres for andre opptak i FS av oss?
- Søkere med internasjonal utdanning må fortsatt ha mulighet til å legge inn hvilket land de har utdanningen sin fra via Søknadsweb.
Vurdering av konsekvenser (kost/nytte)
Mer effektiv saksbehandling. Bedre statistikker.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Ser ingen juridiske forhold som skulle være til hinder for dette.
Ønske 11/2018 Studentweb: siden Min profil: Funksjonalitet rundt feltet for kontonummer
Sendt KDTO 23. april 2018 i deres RT#251884
Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere
https://rt.uio.no/Ticket/Display.html?id=1581393 fra tidligere Høgskolen i Nord-Trøndelag og Jira-sak https://jira.usit.uio.no/browse/FS-405
Begrunnelse
Vi savner utvidet funksjonalitet rundt feltet Kontonummer i Studentweb på siden Min profil for å sikre personvernet.
Beskrivelse av problemstilling
Feltet Kontonummer på siden Min profil er et modulvalgt vi kan velge å aktivere. Da blir det mulig for alle som logger på Studentweb å registrere kontonummer. Kontonummeret blir lagret i FS i kolonnen BANKKONTONR i tabellen PERSON og blir synlig i bildet Person/Student. Vi syns Studentweb løsningen er veldig god med tanke på sikkerhet for studenter vi må hente inn kontonummer fra, og ønsker derfor å aktivere modulvalget. Hos oss er det utreisende utvekslingsstudenter som skal motta stipend fra UiO, og studenter som skal søke refusjon av semesteravgift vi trenger kontonummer fra. Det vil si en mindre andel av den totale mengden som logger på Studentweb.
Problemet med nåværende funksjonalitet for kontonummer i Studentweb er for første at vi ikke har mulighet til å styre hvilke studentgrupper som ser og kan skrive inn kontonummer. For det andre er det heller ikke mulig for oss å skrive inn en forklarende tekst om hvilke studenter feltet er beregnet på. For det tredje er det ikke mulig for studenter å se at feltet ikke er obligatorisk å fylle ut.
Problemet når personvernet ikke er innbygget, er at vi risikerer å samle inn kontonummer også for en rekke studenter der vi ikke har noe formål med behandlingen, og da har vi ikke uten videre lov til lagre opplysningene. Vi mener derfor det trengs funksjonalitet som bedrer personvernet knyttet til kontonummerfeltet, slik at både vi og andre institusjoner kan dra nytte av det fine kontonummerfeltet i Studentweb uten samtidig med stor sannsynlig få inn langt mer data enn nødvendig.
Løsningsforslag
Vi tenker at en minimumsløsning er å få en forklarende tekstkode med html-mulighet under overskriften Bankkonto, der vi selv kan skrive inn hvilke studentgrupper som skal registrere bankkontonummer. Da vil vi på UiO per i dag skrive noe slikt som «Fyll inn kontonummeret ditt dersom du skal på utveksling til utlandet neste semester eller søke refusjon av semesteravgiften».
En annen ting som også hadde hjulpet litt var en markering om at feltet ikke er obligatorisk å fylle ut.
Vi mener den beste løsningen ville være om vi kunne styre hvilke studentgrupper som kan se og endre i kontonummer. For studenter som skal reise ut på utveksling, ville en passende avgrensning være om de finnes i bildet Utvekslingsperson, at Inn/utreisende=UT og terminangivelsen er for kommende semester. Flere detaljer kan vi komme tilbake til.
Vurdering av konsekvenser
Vi vil kunne ta i bruk Studentweb-funksjonalitet som allerede er utviklet, samtidig som det blir tatt hensyn til personvernet.
Ønske 12/2018 Ny ph.d.-rapport «disputerte kandidater i periode»
Sendt Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning) 8. mai 2018 i RT#253063
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Ny samlerapport på forskerutdanningsnivå (studienivå 980 og 990) for saksbehandlere i FS.
Begrunnelse
Saksbehandlere på ph.d.-nivå må i dag hente data fra en rekke kilder når de skal jobbe med kontroll av data til rapportering. Der er ønskelig at de kan få tak i alle disse dataene i én rapport. Det er nødvendig at de kan kontakte kandidater via rapporten (for eksempel ved utsendelse av e-post). Rapportønsket kan derfor dessverre ikke løses i Tableau.
Beskrivelse av problemstilling
Disse dataene sammenstilles i dag fra en rekke rapporter og er tungvinte å finne fram til for saksbehandlerer. Rapportuttrekkene hentes fra: 012.003 – avlagte drgrader, nsdrapportering (semester disputert, finanskilde – kategorier, arbeidgiver stedkode), 958.001 – avlagte drgrader (veiledere), 917.001 – tidskonto-opplysninger
Løsningsforslag
Opprette ny rapport: Disputerte kandidater i periode Rapport som kan kjøres for alle kandidater som har disputert i engitt periode. Det er ønskelig å kjøre den for både datointervall, slik som i eksisterende rapport FS958.001 Avlagte dr.grader. Dette vil gi mulighet for å kjøre den for et eller flere semestre. Det vil også gi muligheten til å ta det ut pr. år, måned.
Rapporten må kunne kjøres pr studieprogram og pr stedkode (stedkode må snakke med Drgrad studieprogramstudent institusjonsnr-faknr-instituttnr-gruppenr).
Rapporten skal ha mulighet til å inkludere både studienivå 980 ph.d., og studienivå 990 drphilos, selv om studienivå 990 ikke har data i tidskonto og derved ikke får data for gjennomføringstid på disse.
Rapporten må ellers inneholde og vise følgende:
- Navn på kandidat (etternavn, fornavn)
- Mulighet til å vise studentnr/fnr/fdato
- Studieprogram
- Stedkode og stedsnavn under rammen drgrad i studieprogramstudent (instnr/faknr/instituttnr/gruppenr studieprogramstudent)
- Studierettperiode (startdato, sluttdato)
- Veileder: hovedveileder og eventuelle biveiledere
- Innleveringsdato
- Disputasdato
- År + semester disputert (utledet av disputasdato)
- Arbeidsgiver hovedfinanskilde J (drkand_arbeidsforhold): stedkode og stedsnavn
- Arbeidsplass hovedfinanskilde J: stedkode og stedsnavn
- Finanskilde hovedfinanskilde J: stedkode og stedsnavn finanskilde
- Finanskilde hovedfinanskilde; Kategorier. Følgende kategorier: EGEN (finansiering fra egen institusjon), NFR (finansiering fra Norges forskningsråd) og ANDRE (alle andre finansieringskilder). Denne variabelen hentes pr. i dag fra rapporten FS012.003 – avlagte drgrader. Den kalles der ‘Finanskilde’.
- Finansieringstype hovedfinanskilde: Kode + navn
- Tidsbruk brutto i år (tidsbruk fra oppstart studieprogram til innlevering, nullverdier for 990-nivå)
- Tidsbruk netto i år (utledet av tidskonto, nullverdier for 990-nivå)
Ønske 13/2018 Veileder(e) inn i FS916.001 Kandidatrapport – avtale og arbeidsforhold
Sendt Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning) 8. mai 2018 i RT#253065.
Status: Løst FS8.2.11 (våren 2020):
Ny rapport FS944.004 Disputerte kandidater i periode. Rapporten er bygd opp med samme type visning som FS944.003 (grid). Den kan kjøres med følgende parametere:
- Stedkode (studieprogramstudent sin stedkode)
- Studieprogram (ALLE eller et bestemt)
- Datointervall for disputas
- Intervall for studienivå (begrenset valg til serien 980-990)
Kan også benyttes for utsending av epost/SMS/brev til student som for andre rapporter.
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Doktorgradsmodulen – rapporten 916.001 – Kandidatrapport - avtale og arbeidsforhold.
Begrunnelse
Rapporten FS916.001 – kandidatrapport over avtale- og arbeidsforhold inneholder i dag ingen opplysninger om veileder. Vi anser veiledningsforhold som en vesentlig del av doktorgradsavtalen og info om veileder bør derfor komme med i denne rapporten.
Vi ønsker også at visning av registrerte e-postadresser, både interne og eksterne, er med i rapporten, både om man henter den ut i excel og når man leser den i FS eller som pdf.
Beskrivelse av problemstilling
Saksbehandlere ønsker å kunne søke og sortere kandidater i denne rapporten på veileder. Både saksbehandlere og ledere som ikke er i FS trenger å kunne sende e-post til de aktive kandidatene sine, slik at visning av registrerte e-postadresser er nyttig i denne rapporten.
Løsningsforslag
Det innføres visning av veileder, samt eventuelle registrerte eksterne og interne e-postadresser. i rapporten, både om man leser den i FS og om man henter ut data i Excel.
Ønske 14/2018 Mobiltelefonnummer i FS vs. NKOMs nummerplan
Ønsket av AF, sendt Unit 24. mai 2018 i deres RT#254375
Begrunnelse
I forbindelse med masseutsendinger av SMSer det alltid noen SMS som ikke kommer frem. En del av disse skyldes at mobilnummeret som er registrert i FS ikke er et mobilnummer eller ved at et retningsnummer som bare brukes innenlands (typisk 0) ikke er fjernet. Eksempelvis har nesten 50 % taiwanesiske utvekslingsstudenter høsten 2018, 40 % britiske og 33 % franske har gjort denne feilen.
Beskrivelse av problemstilling
På nasjonal kommunikasjonsmyndighets nettsider finnes en samlet norsk nummerplan for telefoni m.m. I FSPROD ved UiO er det over 1400 forekomster av 'norske mobilnummer' som ikke forholder seg til denne nummerplanen. Det er enten personer som har registrert et fasttelenummer i stedet, eller utlendinger som har skrevet inn deler av sitt hjemlige nummer.
Løsningsforslag
- Få inn en kontroll på om nummeret som legges i FS faktisk er et mobilnummer, særlig i feltet for norsk mobilnummer.
- Helst også kontroll på unorske mobilnummer. Vi antar det fleste land har noe tilsvarende NKOM. Vi ser at dette siste ønsket kan være å sikte for høyt, ved at det vil være uforholdsmessig ressurskrevende å få en slik kontroll.
Vurdering av konsekvenser - kost/nyttevurdering for egen institusjon
Vi bruker mobilnummer som nøkkel i ulike situasjoner, ikke minst selvbetjeningsløsning for å få brukernavn og sette passord. Større andel riktige mobilnummer i FS vil gjøre slike tjenester brukbare for flere studenter, og vi unngår unødig manuell oppfølging.
Ønske 15/2018 Forbedre funksjonalitet rundt eksamenstilpasninger i FS
Ønsket av MN, sendt Unit 4. juni 2018 i deres RT#255280 (nettskjemaref. 3500654)
Saken gjelder
Eksamenstilpasning/spesialtilpasning for personVi ønsker oss forbedring av funksjonaliteten rundt eksamenstilpasninger i FS. Årsaken er at FS-registreringene som må gjøres på dette feltet både er tungvint og veldig tidkrevende.
Begrunnelse
Vi ønsker oss forbedring av funksjonaliteten rundt eksamenstilpasninger i FS. Årsaken er at FS-registreringene som må gjøres på dette feltet både er tungvint og veldig tidkrevende.
Beskrivelse av problemstilling
Det er først og fremst et ønske om å slippe å registrere den samme informasjon mange ganger. Hvis en student først har behov for tilpasning et semester gjelder behovet gjerne flere eksamener og samme tilpasning må registreres på hver og en eksamen. En ekstra utfordring er de tilfellene hvor en student med innvilget eksamenstilpasning blir syk e.l. og skal ta kont/utsatt eksamen. Da må samme eksamenstilpasningen registreres enda en gang. Og i og med at informasjonen ikke finnes i FS lenger blir det ekstra utfordrende å ha oversikt over hvem som hadde tilpasning på ordinær eksamen. Her melder et fakultet at de baserer seg på papirlister de har skrevet ut tidligere i semesteret, en løsning som opplagt gir rom for feil og forglemmelser.
Det er også et ønske om at en eksamenstilpasning skal kunne lagres i FS lengre enn den gjøres i dag og ikke nødvendigvis bli slettet ved protokollføring. Dataene ligger i FS store deler av året uansett. I et typisk tidsbilde vil en eksamenstilpasning registreres i februar og informasjonen ligger i FS frem til protokollføring av sensur i juni. Tilsvarende for høsten fra september til desember. Hvis en student får utsatt/ny eksamen er opplysningene der i juli/august/januar også. Dessuten kan nøyaktig de samme opplysningene registreres på en persontilpasning som aldri blir slettet. Hvorfor må eksamenstilpasninger slettes når persontilpasninger ikke gjør det?
Dette bringer oss over til persontilpasning som jo er ment for å slippe gjentatte registreringer for studenter med et mer permanent behov for tilrettelegging. Men slik funksjonaliteten er i dag fungerer dessverre ikke dette bra nok. Vi må likevel for hver eksamen registrere eksamenstilpasning. Noe av problemet med dagens funksjonalitet for persontilpasninger er at hvis vi setter N i feltet 'må vurderes for hvert enkelt emne' vil tilpasningen dukke opp på samtlige eksamensdeler i Studentweb og i aktuelle fs-rapporter (lampe på pulten på muntlig eksamen, hvilebenk på hjemmeeksamen osv.) De aller fleste tilpasninger gjelder skriftlig eksamen, og i hvert fall hvis det er innvilget romutstyr.
Løsningsforslag
En mulighet til forbedring av funksjonalitet rundt persontilpasning kan være mulighet til å nyansere hvilke eksamensformer tilpasningen skal gjelde for. Eller at romutstyr bare blir vist frem på eksamensdeler der det er tilknyttet rom.
Det vi heller ønsker, og tror vil være mye mer effektivt, vil være å snu på hvordan eksamener og tilpasninger kobles sammen i FS. I stedet for å opprette en eksamenstilpasning for hver eksamen, så kunne man hatt én eksamenstilpasning og koblet aktuelle eksamener til denne. Da kunne eksamenstilpasningen registreres én gang og så kunne man bare markere de eksamener hvor det var aktuelt med tilpasning. Hvis en student har ulike tilpasningsbehov på ulike eksamenstyper bør det være mulig å registrere flere tilpasningstyper slik som det er på persontilpasninger i dag. Varigheten på en tilpasning bør kunne angis til å gjelde et bestemt semester eller ha et datointervall slik at man kan styre om den er av kortere eller mer permanent art. Ved å gjøre det på denne måten kan man gå bort fra skillet på eksamenstilpasning og persontilpasning.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Tidsbesparende. Ryddigere registreringer i FS.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Vi tenker at § 4-15, og da særlig første og tredje ledd som ventelig kommer i uh-loven i løpet av sommeren 2018 vil godgjøre at vi kan behandle helseopplysninger i FS når det er nødvendig for å ivareta studentens rettigheter til tilrettelegging til eksamen.
Ønske 16/2018 Flytte feltet 'E-post ekst' til øverste delen av Søknad samlebilde
Ønsket av AF, sendt Unit 28. juni 2018 i deres RT#259688 (nettskjemaref. 3548075)
Modul: Opptaksmodulen: Søknad samlebilde og feltet 'E-post ekst:'
Begrunnelse og beskrivelse av problemstillingen
Vi bruker e-postfeltet hyppig for å slå opp søkere i Søknad samlebilde i forbindelse med at vi er i e-postdialog med søkerne. Dette for å sjekke at henvendelsen kommer fra den e-postadressen søker har registrert, så vi kan være sikre på at det er riktig person.
Dersom feltet 'E-post ekst:' plasseres i øverste delen av 'Søknad samlebilde', hadde vi sluppet å trykke på 'Hele', eller scrolle ned, hver gang vi slår opp søkere.
Vi ville dermed unngå mange unødvendige klikk/scrolling.
Ved alle e-posthenvendelser fra søkere må vi slå opp søkere på e-postadresse i Søknad samlebilde. For å få tilgang til e-postadressefelte må vi trykke på 'Hele-knappen 'eller scrolle ned. For å gjøre det lettere og rasker å finne fram til søkere ønsker vi derfor at feltet 'E-post ekst:' plasseres i øverste delen av Søknad samlebilde.
Løsningsforslag
Plassere feltet 'E-post ekst:' i øverste del av 'Søknad samlebilde'.
Vurdering av konsekvenser
Mer effektiv saksbehandling da vi har i rundt 14 500 e-posthenvendelser fra søkere i året.
Ønske 17/2018 Mulighet for å registrere ikke-godkjent prøveforelesning
Ønsket av AF, sendt Unit 10. juli 2018 i deres RT#261251 (nettskjemaref. 3556821)
Modul: Doktorgradsmodulen – bildet Innlevering – fanen Prøveforelesning
Begrunnelse og beskrivelse av problemstillingen
Muligheten for å registrere ikke-godkjent prøveforelesning eksisterer ikke.
Doktorgradsprøven består av to deler, prøveforelesning og offentlig forsvar av avhandlingen (disputas). Disputas avholdes normalt etter at prøveforelesningen er godkjent, jf. UHRs veiledende retningslinjer for graden philosophiae doctor (ph.d.), § 19.
Dersom kandidaten ikke består prøveforelesningen, innvilges kandidaten normalt ett ekstra forsøk. jf. UHRs veiledende retningslinjer § 20.
FS gir imidlertid verken mulighet til å registrere om prøveforelesningen er godkjent eller ikke godkjent, eller til å legge inn flere forsøk.
Løsningsforslag
‘Innlevering samlebilde’, underbildet ‘Prøveforelesning’
• Nye felt i underbildet Prøveforelesning:
- Løpenummer
- Dato kommisjonsvurdering: [datofelt]
- Resultat kommisjonsvurdering: ANBEFALT / IKKE ANBEFALT
- Dato institusjonsvurdering: [datofelt]
- Resultat institusjonsvurdering: GODKJENT / IKKE GODKJENT
• Mulighet for å legge inn flere rader.
Vurdering av konsekvenser (kost/nytte)
Vi mener det er galt slik underbildet Prøveforelesning fungerer i dag. Årsaken til at ingen har meldt inn dette tidligere, er nok at kandidater sjelden får et ikke-godkjent resultat på prøveforelesningen.
Vurdering av juridiske forhold
Forslaget er i tråd med Veiledende retningslinjer for graden philosophiae doctor (ph.d.) (pdf), anbefalt av Universitets- og høgskolerådets styre 29. april 2011, §§ 19-20.
Ønske 18/2018 Endre defaultverdi status_lukket i undervisningsenhet samlebilde
Ønsket av AF, sendt Unit 30. august 2018 i deres RT#323208 (nettskjemaref. 3607500)
Modul: Undervisning
Begrunnelse og beskrivelse av problemstillingen
Å få innvilget undervisningsopptak i Studentweb, er å betrakte som et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Feilaktig vedtak om plass på undervisning, kan i verste fall lede til at institusjonen må bære kostnader med å sette opp ekstra undervisning. Når defaultverdien i feltet status_lukket på undervisningsenheten settes til N, når man bruker rutine for å opprette undervisningsenheter, blir institusjoner som har begrenset antall plasser på undervisningen sårbare for at mangel på manuell kontroll leder til feilaktig vedtak om plass på undervisningen.
Vi har opplevd ved et par anledninger at studieadministrasjon lokalt glemmer å sette J i feltet status_lukket på undervisningsenheter for nye emner. Undervisningen har dermed vært åpen for registrering for alle som ønsker å følge emnet fram til siste registreringsfrist for semestret, og langt flere (av og til flere hundre) flere enn det undervisningen var skalert for, har fått innvilget opptak.
Løsningsforslag
Defaultverdi ved oppretting av undervisningsenhet første gang et emne har undervisning settes til J, ikke N.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Institusjoner som ikke ønsker å begrense antall plasser, vil enkelt kunne åpne undervisningsopptaket for sine studenter ved å endre defaultverdi til N. Konsekvensen av å glemme det, vil generere spørsmål, men løses enkelt.
Konsekvensene for institusjoner med begrenset antall plasser som glemmer å sette J i dette feltet, kan derimot bety å måtte sette opp ekstra undervisning og betale for dette.
Vi vil få bedre kontroll på dataene og være mindre sårbare for at enkeltindivider i store organisasjoner må huske detaljer i arbeidet med undervisningsopptaket.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Forvaltningsloven § 35 (omgjøring av vedtak uten klage) bokstav c vil ofte komme til anvending når det har gått galt.
Ønske 19/2018 Nytt FS-API mangler et par felter
Ønsket av AF, sendt Unit 3. september 2018 i deres RT#323380 (nettskjemaref. 3613628)
Modul: FS-API
Begrunnelse og beskrivelse av problemstillingen
Som dere kjenner til lages en egen (meldingsbasert) integrasjon mellom FS og Canvas på UiO. Vi ser at et av utplukkene mangler data vi trenger.
Dette gjelder følgende tjeneste https://docker-demo.fsat.no/fsapi/swagger.html
GET /undervisningsaktiviteter har filter
eksporterLms
romMal
GET /undervisningsaktiviteter/{id} har felten
eksporterLms
romMal
Men filteret og feltene mangler fra hhv GET /undervisning/ og GET /undervisning/{id}
Løsningsforslag
GET /undervisning/ får filter for
eksporterLms
romMal
GET /undervisning/{id} får med feltene
eksporterLms
romMal
Ønske 20/2018 Registrering av målform/språk for eksamen
Ønsket av MN 27.8.2018 i RT#3082124
Hva er behovet og hvordan løses dette i dag?
MN opplever misnøye fra flere ulike grupper når det gjelder registrering av målform/språk for eksamen. Alle har en forståelse for at internasjonale studenter og utvekslingsstudenter ofte ønsker eksamensoppgaver på engelsk. Vi vet at dette kan reguleres fra arkfanen "Språk" i Emne samlebilde, og vi hadde en periode engelsk som valgmulighet for veldig mange av MN-emnene. Problemet med å legge inn engelsk som en mulighet her er at alle kan velge det, og det ble et problem. Dette førte til at veldig mange vanlige norske studenter valgte engelsk som eksamensspråk, og begrunnelsen deres viste seg gjerne å være at de ønsker eksamensoppgaver på samme språk som hoveddelen av pensum. Men mange fagmiljøer ønsker ikke å lage engelske oppgavesett når det bare er vanlige norske studenter som vil ha dette. Fra MN-adm. sin side har vi også erfart en del ganger at norske studenter som har registrert at de ønsker engelsk oppgavesett ikke har fått dette på eksamensdagen, og så har de klaget. Noen mener at dette er en formell feil, og så argumenterer de for at de må få ny eksamen. Dette mener vi er helt feil, og vi innvilger ikke dette, men vi har registrert at flere av sakene har tatt unødig lang tid å få avvist. MNs løsning på dette har derfor vært å ta bort muligheten for å kunne velge engelsk som eksamensspråk fra StudentWeb.
Men dette er det mange utvekslingsstudenter som blir litt frustrert over. De er selvfølgelig opptatt av å få avklart tidlig i semesteret at de får engelsk oppgavesett. Vårt spørsmål til dette er om StudentWeb kan utvikles sånn at man i FS kan hake av for at kun studenter med utlendingsopptak (evt også andre grupper) kan velge engelsk som eksamensspråk i StudentWeb? Vi mener at dagens løsning, som kun innebærer en av-og-på-løsning for alle studenter ikke er god nok.
Ev. løsningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Ikke besvart
Hvordan er endringsønsket vurdert lokalt?
Instituttene ved MN henvender seg stadig til MN-adm.om denne problemstillingen. Vi som jobber med eksamen og internasjonale studenter ved MN har snakket om dette, og vi er veldig enige i at det burde ha vært bedre løsninger for å kunne velge engelsk som eksamensspråk i StudentWeb. Vi mener det bør være mulig å åpne for at noen grupper (f.eks. utvekslingsstudenter) skal kunne velge dette uten at alle andre også får samme mulighet.
Mange mener at UiO har et ansvar for å opprettholde norsk som undervisningsspråk/ læringsspråk, og da er det viktig at norske studenter bruker det norske språket så langt det er mulig. Men utenlandske studenter har andre behov, og StudentWeb burde kunne ivareta dette.
Vurdering i Avdeling for fagstøtte
Kan man tenke seg å heller hente "Språk skal tilskrives på" fra Person/Student når man skal utarbeide oppgavetekstene og fjerne målform/språkvalgene på eksamensmeldingen (Emne samlebilde) på disse emnene?
Ønske 21/2018 Lagre resultatgrunnlag registrert i bildet Res.grl. i Søknad samlebilde historikk
Ønsket av AF, sendt Unit 10. september 2018 i deres RT#323691 (nettskjemaref. 3623573).
Status 24.02.2022: Løst. Lagring av resultatgrunnlag til historikk har vært gjort siden dette ble innført. I FS8.4r2 (mars 2022) erstattes fanen Emne med fane Resultatgrunnlag i bildet Søknad samlebilde historikk. Vil ha samme funksjonalitet som i bildet Søknad samlebilde.
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Modul: Opptak: Søknad samlebilde, fanen Res.grl. og Søknad samlebilde historikk
Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling
Ønsker at det som ligger i fanen Res.grl. i Søknad samlebilde skal overføres til Søknad samlebilde historikk for at saksbehandler skal kunne se hva som har blitt gjort ved tidligere opptak når søkeren søker på nytt – hvilke emner som har blitt brukt fra Resultatgrunnlag.
Dette for å kunne se grunnlag for tidligere saksbehandling, spesielt der søkere søker flere ganger og får ulik poengsum. Når søkere søker til samme opptak og program flere ganger vil det være nyttig å kunne se hvordan søker har blitt saksbehandlet tidligere – hvilke emner i Resultatgrunnlag som har blitt brukt til kvalifisering og rangering.
Løsningsforslag
Overføre det som ligger i fanen Res.grl. i Søknad samlebilde til Søknad samlebilde historikk.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Mer transparens knyttet til ulik saksbehandling når søkere søker samme opptak og studieprogram flere ganger.
Ønske 22/2018 Snarvei til Dokumentarkivet fra 'Søknad samlebilde historikk'
Ønsket av AF, sendt Unit 10. september 2018 i deres RT#323693 (nettskjemaref. 3623590)
Modul: Opptak: Bilde: 'Søknad samlebilde historikk' og 'Dokumentarkivet'
Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling
Vi har ofte behov for å se på tidligere søknader i 'Søknad samlebilde historikk', og samtidig se på dokumentene til søker. I den forbindelse hadde det vært praktisk å få direkte tilgang til dokumentarkivet fra 'Søknad samlebilde historikk'.
Når vi ser på tidligere søknader i 'Søknad samlebilde historikk' har vi som oftest behov for å se på dokumentene som er knyttet til søknaden. Det er tungvint og tidkrevende å skulle slå opp personen på nytt i Dokumentarkivet.
Løsningsforslag
Lage en snarvei fra 'Søknad samlebilde historikk' til Dokumentarkivet.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Mer effektiv saksbehandling.
Ønske 23/2018 Oppmelding til deloppgaver i FS
Ønsket av MN 21. september 2018 i RT#3115309 (nettskjemaref. 3657319)
Beskrivelse av problemstillingen
I FARM1110 ønsker emneansvarlige å endre litt i vurderingsordningen. I stedet for å la studentene gjøre obligatoriske øvelser som skal godkjennes før avsluttende eksamen, så ønsker de å la studentene utføre en oppgave som skal karaktersettes og som skal telle med i avsluttende karakter. Men emneansvarlige ønsker ikke at alle skal gjøre den samme oppgaven. Oppgaven skal gis i 8 varianter, og studentene skal kun skrive/levere én av dem. I FS er vurderingskombinasjonen registrert sånn at de 8 deloppgavene er registrert under et hovednivå (se oppsett nedenfor). Sånn som det er nå så blir alle kandidatene meldt opp i alle delene når vi registrerer vurderingsmelding på dem. Siden kandidatene bare skal skrive en av oppgavene, så må oppmeldingen deres slettes fra alle de andre deloppgavene. Dette er en manuell oppgave som tar ganske lang tid. Vi vet at andre emneansvarlige ønsker å prøve ut tilsvarende vurderingsordninger, men vi kan ikke anbefale dem å teste dette når det medfører så mye manuelt arbeid. Vi kan ikke legge opp til arbeidskrevende manuelle ryddeoppgaver i FS i en tid der vi jo har mer og mer fokus på en digital utvikling. Vurderingskombinasjonen for FARM1110 er sånn:
XS - Øvelser (...) og avsluttende skriftlig eksamen
OBL1 - Øvelser, rapporter og presentasjoner ...
XS-L1 - Laboratorieoppgave 1
XS-L2 - Laboratorieoppgave 2
XS-O - Prosjektoppgave
XS-O1 - Prosjektoppgave 1
XS-O2 - Prosjektoppgave 2
XS-O3 - Prosjektoppgave 3
XS-O4 - Prosjektoppgave 4
XS-O5 - Prosjektoppgave 5
XS-O6 - Prosjektoppgave 6
XS-O7 - Prosjektoppgave 7
XS-O8 - Prosjektoppgave 8
XS-S - Avsluttende skriftlig eksamen
Årsaken til at prosjektoppgavene er strukturert i underliggende nivåer i FS (under XS-O) er fordi kandidatene skal levere dem på ulike tidspunkter i semesteret. Hvis man plasserer alle kandidatene på et overordnet XS-O-nivå og kommisjonsfordeler kandidatene i Inspera, så vil man ikke kunne angi ulike innleveringsfrister for de ulike kommisjonene. Fristene i Inspera styres av tidspunkt for eksamen satt i vurderingsenhet samlebilde i FS og kan ikke endres så lenge man ikke kobler prøven fra FS. I teorien kan man koble prøven fra FS i Inspera 8 ganger, sette opp riktig innleveringsfrist på hver prøve i Inspera og slette alle kandidater i hver prøve som ikke hører til her. Denne løsningen gir ingen merverdi da det er tilnærmet likt det manuelle arbeidet som er beskrevet ovenfor.
Løsningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
For at en sånn vurderingsordning skal kunne fungere i praksis så må det være lett å plassere studentene på riktig deloppgave. Vi vet ikke om vi har det beste forslaget til hvordan dette kan gjøres, men vi tenker oss at man kanskje kan gjøre det på noenlunde samme måte som når vi plasserer kandidater på rom i FS-bildet "Plassering av kandidat på rom". Siden de emneansvarlige ønsker å bestemme hvor mange kandidater som skal besvare de ulike oppgavene og hvilke kandidater som skal besvare dem, så tenker vi at dette må registreres manuelt i et bilde i stedet for at det lages en rutine som styrer alt. Dersom det kunne utvikles en lignende funksjon for oppgaveplassering av kandidater, så ville det være mye lettere å administrere slike nye vurderingsordninger som flere av fagmiljøene ved MN har uttrykt ønske om.
En sånn bildeløsning vil være veldig mye mindre arbeidskrevende enn det manuelle arbeidet som må gjøres per i dag. Skulle man også utvikle en FS-rutine for det, så kunne den i så fall være omtrent som rutine 551.001 som plasserer eksamenskandidater i sensurkommisjoner. Dette er det også en mer manuell løsning for i FS i dag ved at man registrerer sensurkommisjonene manuelt på hver kandidat i arkfanene "Melding" og "Kandidat" i Vurderingsenhet samlebilde.
Hvordan er endringsønsket vurdert lokalt?
Er endringsønsket behandlet i dialog med enkeltbrukere eller i et større forum?
Vi som jobber med eksamen og digital eksamen ved MN har sett en del på dette, og vi har for tiden et pilotprosjekt gående for FARM1110. For oss er det helt opplagt at det må endringer til i FS dersom vi skal kunne tillate en tilsvarende vurderingsordning for andre emner.
Ønske 24/2018 Logge setting av dok.status i Person- og opptakslogg
Ønsket av AF, sendt Unit 14. september 2018 i deres RT#324143 (nettskjemaref. 3641913)
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Person- og opptakslogg
Begrunnelse og beskrivelse av problemstilling
I forbindelse med begrunnelser og klagesaker er det nyttig å kunne se hva som er gjort når og av hvem, også endringer i dok.status.
Det ser i dag ut til at det i Person- og opptakslogg kun logges sletting av dok.status, ikke setting. I forbindelse med begrunnelser og klagesaker er det nyttig å kunne se hvilke dok.status som er satt når og av hvem.
Løsningsforslag
Logge setting av dok.status i Person- og opptakslogg.
Vurdering av konsekvenser
Gjør det enklere å se hva som er gjort i en sak ved begrunnelser og klagesaker.
Ønske 25/2018 Nytt FS-API: ønske om nytt felt for felles undervisning på enhetsnivå
Begrunnelse
Vi ser at felles undervisning på enhetsnivå ikke er med i FS-APIet. Kan dette tas inn så raskt som mulig? Vi er avhengige av denne informasjonen siden den trengs i Canvas.
Beskrivelse av problemstilling
Beskriver detaljene med et konkret eksempel fra FSDEMO (her er dagens output):
{
"href": "https://fsapi-test.uio.no/undervisning/185,AST9110,1,2018,H%C3%98ST,1",
"emne": {
"href": "https://fsapi-test.uio.no/emner/185,AST9110,1",
"institusjon": 185,
"kode": "AST9110",
"versjon": "1"
},
"semester": {
"ar": 2018,
"termin": "HØST"
},
"terminnummer": 1,
"lukket": true,
"lms": {
"eksport": true
}
}
Løsningsforslag
* Der trenger vi også feltene:
INSTITUSJONSNR_FELLES
EMNEKODE_FELLES
VERSJONSKODE_FELLES
Kunne de vært presentert som en av følgende:
1)
"felles": {
"institusjonskode": 185,
"emnekode": " AST5110",
"versjonskode": "1"
}
2)
"hrefFelles": " https://fsapi-test.uio.no/undervisning/185,AST5110,1,2018,H%C3%98ST,1"
Vurdering av konsekvenser
Får over nødvendig info til Canvas