Ønske 1/2020 Autocomplete i nedtrekksmenyer
Ønske fra MN-fakultetet 9. desember 2019 i RT#3678589. Sendt Unit 8.1.2020 i RT#373146.
Problemstilling
"I student samlebilde registrerer vi masterstudenters veiledere i "Veiledn"-fanen manuelt. En student kan ha flere veildere så det blir mange klikk og registreringer til sammen (ifi har 246 aktive studenter på 2019-kullet som skal registreres med veileder).
Får å finne frem riktig internveileder må vi scrolle gjennom en lang liste. Om listen hadde beveget seg nedover alfabetisk når vi skrev inn den første bokstaven i etternavnet til veileder, ville det gjort jobben noe enklere for oss. Håper jeg har klart å forklare behovet. Kan det meldes videre?"
Vurdering i studieavdelingen
Omskrive ønsket slik:
Autocomplete i nedtrekksmenyer
Begrunnelse
I enkelte av nedtrekksmenyene i bilder i FS-klienten, har vi bare mulighet til å skrive tall eller å velge blant lange lister med tall + navn, mens det ikke finnes nedtrekksmeny eller felter for å søke på navn. Vi savner mulighet i sistnevnte felter å kunne skrive inn begynnelen på et ord/navn, og at dess flere bokstaver vi skriver, så føres man til nærmere den kombinasjon av tall og navn vi ønsker å registrere.
Jeg tror mangelen omfatter felter som kombinerer fødselsnummer + etternavn, fornavn. De konkrete bildene vi i første omgang savner denne autocomplete-funksjonaliteten for er
- i vurderingsmodulen, bildet Kommisjon med sensor, underbildet der kommisjons-medlemmene skal velges inn manuelt. Se vedlagte illustrasjon 'nedtrekk-mangel-alfabet-komm-sensor.PNG'
- i Student samlebilde, arkfanen Veiledn, feltene for Veileder intern skal velges inn manuelt. Se vedlagte illustrasjon nedtrekk-mangel-alfabet-veil.PNG.
Beskrivelse av problemstilling
I de to over nevnte eksemplene må vi i noen tilfeller scrolle gjennom en lang liste med fødselsnummer og navn. Man skal jo ofte legge til flere personer, og det blir mange klikk og registreringer til sammen. Det er vanligere å huske en persons navn enn deres fødselsnummer.
Løsningsforslag
Mulighet til også å begynne å skrive navnet, og så komme til et mer og mer fornuftig sted på en lang liste dess flere bokstaver man skriver inn. Et bilde som har en ok funksjonalitet som likner er Person/student: Feltene for statsborger i, se illustrasjon:
Kost-/nyttevurdering
Gjøre det enklere å registere manuelt
Ønske 2/2020 Navn i STORE BOKSTAVER
Ønsket av studieavdelingen 10.1.2020. Opprinnelig sendt Unit som feilmelding i Unit-RT#372362 27.12.2019. Sendt Unit 17.01.2020 i Unit RT#373941.
Status
29.1.2020: FS planleggingsgruppe støttet at det innføres for retting av bare små eller bare store bokstaver. Saken er satt på ønskelisten. Unit Jira-sak FS-944
15.2.2020: Løst i FS8.2.5 (flis05) [ca. mars 2020]: Ved nyregistrering av person der etternavn eller fornavn kun inneholder små eller kun inneholder storebokstaver, så settes stor forbokstav i alle navn.
En egen jobb vil ved oppgradering til FS8.3 gjøre en slik oppdatering for eksisterende personer.
Begrunnelse
Når søkere registrerer seg i Søknadsweb, hender det rett som det er at de bare bruker STORE BOKSTAVER i navnet sitt. Når utvekslingsstudenter blir registrert i nominasjonsweb, bruker nominator ofte STORE BOKSTAVER på etternavnet.
Frem til nå har dette bare vært et irritasjonsmoment. Men nå som alt skal henge sammen med alt, er det blitt en feilkilde i systemer som får data fra FS. Postmaster ved UiO skriver for eksempel: "Brukeren nnnn er registrert med navnet «NNNN NNNNN Nnnnn [from FS]».
Dette ble oppdaget pga. forskjell i navn mellom Cerebrum og Exchange, i Exchange kan ikke navnet ha dette formatet. Får dere rettet opp?"
Beskrivelse
Vi ønsker oss derfor at slike ukurante skrivemåter rettes i FS, helst i samme øyeblikk som de registreres eller lagres, og uansett om dataene kommer fra Søknadsweb, nominasjonsweb, eller EVUweb. Utfordringen er at det finnes ufattelig mange regler og unntak, så 100% korrekt er neppe mulig å få det. Vi tror derfor at det bør være mulig for en saksbehandler å overstyre automatikk på en eller annen måte.
Løsningsforslag
Vi tror at InitCap (fornavn) og IntiCap (etternavn) ved lagring vil løse mye, men også skape nye feil.
Vi foreslår derfor at InitCap bare skal slå til i de tilfeller hvor
- personen ikke har norsk fødselsnummer eller Dnr (vask mot folkeregisteret fikser eventuelle feil)
- alle bokstavene i fornavn og/eller etternavn er store eller små. (Da overlever McDonald, van der Helden, dessuten kan vi holde styr på curiosa som italienske adelige personer: "di Canossa" er av italiensk adelsslekt, mens "Di Canossa" er en vanlig borger.)
Til info for interesserte: Eksempler på hvordan InitCap virker en med etternavnet A.D.K.:
select initcap ('A.D.K.'), initcap('A-D-K'),initcap('A D K'), initcap('ADK'), initcap('adk') from dual;A.D.K. A-D-K A D K Adk Adk
Omfang
Det er litt over 9000 personer i UiOs produksjonsdatabase nå med slike ukurante skrivemåter. Alle er nok ikke feil. For eksempel kommer navn med lengde én bokstav med her. Vi har sett på hvilke land personene kommer fra. De fleste kommer fra land i Afrika og Asia. Vi tror ikke det er sære regler der.
Ønske 3/2020 Ønske om mulighet for å kunne ta ut tilbud-/vente-/avslagsliste for emne(-klone-)par samtidig.
Ønsket av MN 24.1.2020 i RT#3738664. Sendt Unit 22.7.2020 i deres RT#399063, se mer nederst i denne saken.
Vi fremmer med dette ønske om at mulighet for å ta ut fellesliste for påmeldte/ tilbud-/ vente-/avslagsliste på emnenivå, utvides til mulighet for å velge emneklonepar, det slikt er registrert i FS, gjerne med mulighet for en slags filte som kan filtre ut studenter som ikke er innvilget, eller tilbudsstatus kan hukes bort. Og med en merknad for den enkelte student om hvilket emne de er på. (Dette siste kommer allerede i dag når man kjører felles undervisningsopptak.)
(Dersom dagens rapporter utvides slik at man kan angi flere emner (ikke hele enheten / fakultetet), vil oppfylle samme behov.)
Innspill fra Avdeling for studieadministrasjon (SADM)
SADM tolker behovet slik: UiO har et utall emner som deler på undervisning i større eller mindre grad. Noen er helt samkjørt (eksempel BIOS5113/BIOS9113 2020 VÅR).
Her får saksbehandler god oversikt allerede i rutinen FS462.001 undervisningsopptak ved at emnekoden på det samkjørte emnet listes ut ved siden av søkeren.
For emner som ikke er like tett knyttet sammen er det vanskeligere å få oversikt.
Dersom det var mulig å utvide funksjonaliteten til rapportene FS470.001-004 med funksjonalitet (a la FS220.001 Emnetabell) slik at rapporten kunne kjøres for flere emner samtidig og emnekoden var påført ved siden av hver enkelt søker ville livet bli enklere for saksbehandleren våre.
Endriningsønske sendt Unit 22.07.2020 i deres RT#399063 Samkjørt undervisning - oversikt
Problemstilling
UiO har et utall emner som i større eller mindre grad deler på undervisningen. Således skal antall tilgjengelige plasser på undervisningen fordeles broderlig, mellom to eller flere emner, dvs. samkjøring. Ett av emnene blir definert til å være et såkalt sjefsemne og derfra blir kapasiteten i undervisningsopptaket talt opp. Sjefsemnet blir satt inn i rammen samkjørt på det/de andre emnene. Et eksempel er paret BIOS5113 og BIOS9113 2020 VÅR, der BIOS5113 er sjefsemnet, se vedlagte illustrasjon 'fs-undakt-samkjore-opptak-master-er-sjef.PNG'.
Behov
Når det kommer til studentene, har vi behov for å holde oversikt over hvem som er på hvilket emne før vi lagrer data om undervisningsopptaket, slik at vi kan gjøre endringer i bakgrunnsdata dersom vi ser behov for det. Vi har også behov for å holde oversikt i etterkant og se statusen på den enkelte student og de emnene som hører sammen hvordan det står til med tanke på påmeldte/tilbud-/vente-/avslagsliste.
I rutinen FS462.001 Undervisningsopptak får saksbehandler oversikt ved at emnekoden på det samkjørte ikke-sjefsemnet listes ut ved siden av søkeren, se vedlagte illustrasjon 'fs-462-001-samkjort-visning.PNG'.
I rapportene under FS470.001-004 Tilbud/vente/avslagsliste/oppmøteliste, derimot, ser vi ikke hvilke emner som har samkjørt undervisningsopptak med andre emner, som altså hører sammen, og da får vi ikke et helhetsoversikt over status for slike samkjørte emnepar eller emnetrioer.
Løsningsforslag
Rapportene FS470.001-004: Tilbud/vente/avslagsliste/oppmøteliste får funksjonalitet slik at rapporten kan kjøres for flere emner samtidig uten at det gjelder hele instituttet og at emnekoden blir påført ved siden av hver enkelt student.
Ønske 4/2020 Logging i fanen Person.tilp i bildet [studvurd]
Ønsket av JF 19.2.2020 RT#3773637.
Problemstilling
Vi ønsker at fanen Person.tilp i bildet [studvurd] skal loggføres slik som andre bilder i FS, feks Eks.tilp fanen. Slik at vi kan se hvem som har opprettet saken og lagt inn kommentar.
Løsningsforslag
Loggføre.
Da kan vi høre med vedkommende saksbehandler hva som er tenkt med kommentaren hvis vi er usikre på vedtaket.
Hvordan ønsket er behandlet lokalt
Det er drøftet i seksjonen, og sendt inn til fshjelp RT#3772823.
Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon (SADM)
SADM ser behovet og støtter ønsket.
Ønske 5/2020 Tilrettelegging: Forhåndsverdi Innvilget=J når eksamenstilpassingen opprettes via opprett-knappen vurderingsmeldingen
Ønsket av MN 3.3.2020 i RT#3789831
Problemstilling
Ønsket gjelder for registrering av tilrettelegging av eksamen i FS. I FS er det en funksjon der man kan legge inn forhåndsverdier når det opprettes en ny rad/linje. Dette gjøres via "Profil" på verktøylinja. Ved å legge inn J som forhåndsutfylt verdi i feltet "status_innvilget" så opprettes nye linjer med denne verdien når man oppretter den nye linja via "Ny rad" på verktøylinja. Men når den nye linja opprettes direkte fra vurderingsmeldingen (arkfanen "Melding") ved å klikke på "Registrer eks.tilpasning", så opprettes ikke tilretteleggingslinja med forhåndsverdien J. Vi kan ikke se noen grunn til at det skal være forskjell på dette, og vi ønsker oss derfor at forhåndsverdien J også blir lagt inn når tilretteleggingen opprettes via vurderingsmeldingen.
Løsningsforslag
Vi ber om at det gjøres en endring i FS sånn at forhåndsverdien J også blir lagt inn når tilretteleggingen opprettes via vurderingsmeldingen. Dette vil føre til at det gjøres mindre feil ved registrering av tilrettelegging i FS.
Hvordan endringsønsket er vurdert lokalt
Saken er diskutert i eksamensgruppen ved MN.
Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon (SADM)
SADM ser behovet og støtter ønsket.
Ønske 6/2020 Skille uttaksdato og innleveringsdato i FS-rapporter
Meldt inn av MF 16.1.2020 i RT#3727375. Sendt Unit 7.4.2020 i RT#382613.
Rapport det gjelder
Eksamensrapporter som 508.002 og 529.002
Opprinnelig RT-id
Vi trodde dette var en feil da vi mener å huske at det var skilt mellom uttak og innlevering tidligere. UiO meldte feilen til fs-support 23. januar 2020 (RT#374463).
Begrunnelse
I Eksamensrapporter som 508.002 og 529.002 kommer uttaksdato i samme excel-kolonne som innleveringsdato. Vi mener at uttaksdato (eksamensstart) må holdes adskilt fra innleveringsdato (eksamensslutt) for at rapportene skal kunne være nyttige i eksamensplanlegging og -avvikling.
Beskrivelse av problemstilling
Fakultetene tar ut rapporter for å planlegge eksamen og holde oversikt over avviklingen. Når uttaksdato kommer i samme felt som innleveringsdato, er det vanskelig å holde oversikt og kontrollere data.
Løsningsforslag
Uttaksdato vises i eget felt i datagrunnlaget og rapporten og kommer i egen kolonne når rapporter hentes ut i excel.
Vurdering av konsekvenser
Mer funksjonelle og praktisk nyttige rapporter.
Ønske 7/2020 Egenerklæring for levert tuberkuloseattest i FS med automatisert prosess.
Se saksbeskrivelse i RT#3798324. Ønsket av UV. Hvordan vurderer særlig MED og OD behovet og mulige løsninger?
Ønske 8/2020 Undervisningsmodulen: Mulighet til å skille mellom termin 1 og senere terminer i rapporter
Ønsket av MF 05.06.2020 i RT#3915371
Modul Undervisning
Problemstilling
Flere rappporter i undervisningsmodulen mangler mulighet for å skille mellom termin 1 og senere terminer. Dette gjelder blant annet 474.001 og 474.003. Vi ønsker oss denne muligheten. Det vil gjøre rapportene mye mer oversiktlige for de som håndterer flerterminsemner med flere gruppesett, slik som i medisinstudiet.
Løsningsforslag
Mulighet til velge ulike terminer i FS-rapportene 474.001 Deltakerliste for undervisningsparti
og 474.003 Deltakere - undervisningsparti - med veilederinformasjon.
Tilsvarende løsning som i FS451.001 Undervisningspåmeldte studenter.
Hvordan er endringsønsket vurdert lokalt?
Endringsønsket kommer utfra diskusjon med enkeltbrukere som håndterer slike emner.
Vurdering i studieavdelingen
Ønsket kom inn kort før møtet i FS-nettverket 8. juni, så studieavdelingen har ikke vurdert det før møtet i FS-nettverket. Dersom FS-nettverket stiller seg bak ønsket, vil studieavdelingen ta en vurdering internt før en ev. innsending til Unit.
Ønske 9/2020 Studentweb: Gjenta eksamen etter karakteren Bestått
Ønsket av studieavdelingen som følge av konsevenser av koronatiltak på særlig JF (RT#3925843) og MN. Sendt Unit 22.06.2020 i deres RT#393170. Se hvordan det har gått nederst i denne saken. Problemstilligen var oppe i eksamensnettverket 24.6.2020. Det kom ikke spørsmål eller kommentarer i møtet.
Resultat av tidligere behandling
RT#2275587 fra september 2016 ble avvist. Innspillstekst med begrunnelse for avvisning.
Begrunnelse
Som ett av korona-tiltakene i forbindelse med plutselig overgang til heldigital undervisning og digital eksamen hjemmefra, besluttet to fakulteter pluss enkeltmiljøer på andre fakulteter raskt å endre karakterregel på praktisk talt alle emner fra en karakterskala med bokstavkarakterer til den dikotome skalaen for våren 2020, ved karakterregel 38 i FS.
Disse enhetene og fakultetene endrer fra og med høsten 2020 tilbake til karakterskala med bokstavkarakterer, ved karakterregel 30 i FS.
UiOs retningslinjer anbefaler at fakultene velger enten karakterregel 38 eller 30, selv om vi har noe bruk av 4, 5 og 31 også.
Blant studenter som har fått karakteren Bestått våren 2020 er det nå endel som ønsker å gjenta eksamen høsten 2020 og ventelig våren 2021 og senere, i den hensikt å klare å oppnå en god bokstavkarakter. På ett av fakultetene som besluttet endringen, er det et sterkt karakterjag, og på et annet er det beregning av karaktergjennomsnitt for å sikre seg opptak til master som er beveggrunnen for å forbedre karakteren.
Studenter som har oppnådd karakteren Bestått med karakterregel 38, og som i Studentweb under Aktive emner prøver å melde seg til gjentakseksamen der karakterregel er endret til 30, blir hindret med tilbakemeldingene:
Undervisning
Du har oppnådd beste karakter i dette emnet, og kan ikke ta emnet på nytt.
Eksamen
Du har oppnådd beste karakter i dette emnet, og kan ikke ta eksamen på nytt.
Beskrivelse av problemstilling
Omfanget:
Det gjelder 327 emner på UiO. Av disse er det 56 emner som hadde karakterregel 38 våren 2020 og som går høsten 2020 og har karakterregel 30. Vi tror at mange av de resterende emnene vil gå våren 2021 eller noe senere og da vil ha karakterregel 30.
Av den sensuren som har falt for våren 2020 er det foreløpig rundt 6000 kandidater som har fått karakteren Bestått (karakterregel 38) og der emner har endrer karakteregel til 30. Mye av sensuren har ikke falt ennå. Vi vet ikke hvor mange av kandidatene som vil ønske å gjenta eksamen høsten 2020 eller senere semester, men at det er langt over en håndfull, er helt sikkert.
På UiO startet vi påmeldinger til undervisning og eksamen høsten 2020 den 10. juni 2020.
Løsningsforslag
Kan dere endre noe slik at også studenter som har oppnådd beste karakter i et emne kan melde seg til eksamen på på nytt i Studentweb?
Dersom det er enklest: Begrense til at de som har fått karakteren Bestått med karakterregel 38 kan gjenta eksamen dersom karakterregel er endret til karakterregel 30.
Vurdering av konsekvenser
Av erfaring vet vi at manuelle og individulle registeringer til eksamen ofte medfører rot og mangler ett eller annet sted, i tillegg til merarbeidet for student og administrasjon.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
UiO er ikke kjent med lover eller forskrifter som UiO er underlagt som hindrer en student som har oppnådd beste karakter i å gjenta eksamen.
Unit har vurdert ønsket i dialog med studieavdelingen
Alternativ A. Unit kan fjerne UiO fra hele kontrollen, uansett karakterregel og karaktertall. UiO har takket ja til det som en midlertidig løsning i prod Studentweb fra ettermiddagen 24. juni 2020 og inntil alternativ B kommer på plass eller andre løsninger blir vurdert som bedre på bakgrunn av erfaringer UiO gjøre seg frem til 1. september 2020. Studieavdelingen har sett det som bedre at enkelte studenter som har fått karakteren A inntil vidrere kan melde seg til emnet på nytt selv, for vi tror ikke de vil gjøre det i stor skala, fremfor at alle som har fått Bestått våren 2020 ikke selv kan melde seg til eksamen i Studentweb og ha mulighet til å oppnå bokstavkarakter.
Dersom emnet gis høsten 2020 (har und. og vurd.enhet):
- Studenter som har studierett får melde seg selv til gjentakseksamen.
- På emner som er åpne for enkeltemnestudenter (dvs. fra 18. august i 2020), får man melde seg til på nytt, men da med undervisningsmelding (det er det enkeltemneordningen går ut på).
- Studenten må dekke forkunnskapene, også dersom tidligere eksamensmelding og -resultat har blitt tillatt etter individuell vurdering.
Alternativ B.Unit kan utvide kontrollen til dette for alle:
Hvis det for emnet finnes mer enn 1 aktiv vurdkomb (helhet),
OG
Det finnes ulike karregler blant disse vurdkomb,
OG
Karreglen for studentens protokollførte vurdkomb er xxx eller yyy eller ?
SÅ, utføres IKKE dagens kontroll på Beste karakter, slik at studenten slik sett kan melde seg.
Man må vurdere hvilke karregler skal i såfall gjlede for alternativ B.
Man må lage en definisjon på Aktiv-Vurdkomb.
Oppfølging i studieavdelingen høsten 2020 eller våren 2021
For å vurdere behovet for videre sperre mot at studenten selv melder seg til gjentak etter karakteren A eller Bestått, eller frislipp, vil studieavdelingen i september/oktober 2020 og eller i februar/mars 2021 telle opp:
- Hvor mange som hadde karakteren A som har meldt seg til gjentakseksamen på UiO, fordelt på fakultet?
- Hvor mange fikk Bestått med regel 38 våren 2020?
- Hvor mange av dem med med Bestått (regel 38) våren 2020 har meldt seg til gjentakseksamen høsten 2020?
- Det var 56 emner som hadde karakterregel 38 våren 2020 og som går høsten 2020 og har karakterregel 30. Hvordan ble karakterfordelingen, fakultetsfordelt?
Ønske 10/2020 Søknadsweb: endre svar før søknadsfrist
Ønsket av Den internasjonale sommerskolen (ISS) 28.05.2020 i RT#3904652. Sendt Unit 23.06.2020 i deres RT#393296.
Begrunnelse
Kan dere åpne for at søkere i Søknadsweb kan endre svaret sitt etter at de har av gitt svar, dersom svarfristen ikke har gått ut? Per i dag gjør vi dette manuelt.
Problemstilling
Sommerskolen ved UiO la i 2020 plutselig om fra fysisk til et heldigitalt tilbud som følge av Korona. Vi ønsket derfor at søkerne skulle få velge en gang til, i tilfelle de hadde ombestemt om hva de skulle søke på seg når tilbudet ble ganske annerledes. Det var i praksis ikke mulig for dem selv å endre i Søknadsweb, da det ikke gikk an for dem å endre svaret sitt etter at det var avgitt.
Løsningsforslag
Åpne for at søkere i Søknadsweb kan endre svaret sitt etter at de har av gitt svar, dersom svarfristen ikke har gått ut.
Vurdering av konsekvenser
Sparer administrasjonen for å gjøre endringen manuelt, samt følge opp e-poster fra søkere med spørsmål om hvordan de kan ombestemme seg.
Ønske 11/2020 Søknad samlebilde: Markøren i søkernr.-feltet, ikke f.nr.-feltet
Ønsket av studieavdelingen. Sendt Unit 25.06.2020 i RT#393778.
Begrunnelse
I Søknad samlebilde står markøren i fødselsnummerfeltet når vi åpner bildet. Markøren flyttes automatisk til fødselsnummerfeltet hver gang man går tilbake i søkemodus. I Søknad samlebilde NOM står markøren i søkernummerfeltet, og vi ønsker at det blir tilsvarende for Søknad samlebilde.
Problemstilling
Vi bruker tid på å flytte markøren fra fødselsnummerfeltet til søkernummerfeltet når vi skal slå opp en søknad. Det tar også kortere tid å slå opp på reg.nr enn fødselsnummer, seks siffer i stedet for 11.
For de største opptakene ved UiO tas det ut digitale lister (excel) med søkernummer, slik at søknadene kan bli fordelt på saksbehandlerne. Hver søknad som skal behandles slås opp i Søknad samlebilde med søkernummer. Det er flere tusen søkere som behandles, og sammenlagt går det derfor med mye tid til å flytte markøren fra fødselsnummer- til søkernummerfeltet hver gang vi slår opp en ny søker.
Løsningsforslag
Markøren i Søknad samlebilde flyttes til søkernummerfeltet i Søknad samlebilde, ikke fødselsnummerfeltet som i dag. Tilsvarende Søknad samlebilde NOM.
Vurdering av konsekvenser
Det vil sannsynligvis bli økt bruk av søkernummer i opptakene og vi må tildele et eget søkernummerintervall til de ulike opptakene. Mindre opptak som ikke benytter søkernummer vil måtte flytte markøren til fødselsnummerfeltet.
Vurdering av juridiske forhold
Man skal bare bruke fødselsnummer dersom det er helt nødvendig. Ved å flytte markøren til søkernummer, oppmuntrer man samtidig til å ikke ha for vane å bruke fødselsnummer når det finnes andre og mer praktiske alternativer.
Ønske 12/2020 Ekstra kolonne i FS933.001 Adresseliste kreering
Ønsket av studieavdelingen. Høring hos fakultetene i november 2020, uten innsigelser. Sendt Unit 12.11.2020 i RT#408501, løst i FS8.2.14.
Begrunnelse
Foran hver doktorkreering ber rektor om informasjon om nasjonaliteten til doktorandene som skal delta i seremonien. Han ønsker å si noe om det internasjonale aspektet ved kandidatmassen i talen sin.
For å finne informasjon om kandidatenes nasjonalitet i FS, trenger vi å gjøre utplukk basert på kreeringsdato. Vi har kun én rapport som er basert på kreeringsdato, rapporten 933.001 Adresseliste kreering. Denne inneholder ikke informasjon om statsborgerskap.
Beskrivelse av problemstilling
Forskningskonsulentene ved fakultetene er blitt bedt om å skaffe informasjon om nasjonaliteten til de som skal delta i universitetets kreeringsseremonier. Dette er en manuell og tidkrevende jobb da vi ikke har noen rapporter som har akkurat denne sammenstillingen av data. For å spare forskningskonsulentene har Seksjon for digitale tjenester vært behjelpelig med å hente ut data fra FS. Dette er tidkrevende også for oss, og må gjerne gjøres flere ganger da man har behov for oppdateringer.
Vi har vurdert at det ikke er hensiktsmessig å bruke Tableau fordi Tableau-dataene oppdateres én gang i uken, mens det i kreeringsarbeidet er behov for hyppige oppdateringer av dataene.
Løsningsforslag
Kolonnen landnummer_hjemland legges til i rapporten 933.001
Vurdering av konsekvenser
Forskningskonsulentene ved fakultetene behøver ikke å slå opp én og én kandidat i FS og legge til statsborgerskap manuelt i en Excel-liste. Rektor får korrekte tall til talen sin.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Kun aggregerte tall vil bli levert og brukt
Ønske 13/2020 FSWS for nytt økonomisystem under DFØ
Ønsket av LOS. Sendt Unit 20.11.2020 i RT#408986.
Innspillstekst: FSWS for nytt økonomisystem under DFØ
Ønske 14/2020 FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter: Utplukk studienivå og system for begrunnelse og klage
Ønsket av SV 6. oktober 2020 i RT#4087149. Sendt Unit 7.12.2020 i RT#410264
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Rutine 508.001 Oppretting av vurderingsenheter
Tidligere saker til Unit
Spørsmål i RT#405989 "FSPROD: FS508.001 Savner system for begrunnelse og klage".
Begrunnelse
I forbindelse med kvalitetssjekk av data før eksamen, bruker vi FS508.001 både som en rutine, men også som en rapport for å avdekke feil i bakgrunnsdataene. Hvis vi kunne gjort utplukk på studienivå, ville både rutinekjøringen og rapporten blitt mer oversiktlig for brukerne.
I tillegg savner vi at de nye feltene system for begrunnelse og klage inkluderes i rutineen og rapporten, nettopp for å holde oversikt over datakvaliteten.
Beskrivelse av problemstilling
Vi har eksamenskonsulenter som har ansvar for ulike nivåer, enten bachelor eller master eller ph.d. Rutinen FS508.001 sorterer ikke på studienivå. Slik det er nå, må derfor oppretting av vurderingsenheter gjøres av fakultetskoordinator, for å få holdt oversikt. Hvis vi kunne opprettet vurderingsenheter per studienivå, kunne eksamenskonsulenten som er ansvarlig for emner på samme studienivå på enheten sin og sitter nærmere infromasjonen fra fagpersonene, ha gjort dette selv.
Siden vurderingsenheter opprettes på bakgrunn av det som er registrert under vurd.tid, er det også fint å prøvekjøre FS508.001 for å avdekke eventuelle feil i bakgrunnsdata. Å kunne gjøre utplukk på studienivå, vil gjøre rapporten mer oversiktlig.
Løsningsforslag
Rutinen FS508.001 får utplukket studienivå på samme måte som FS408.001.
De nye feltene system for begrunnelse og klage inkluderes i rutinen og rapporten, basert på det som er angitt på vurderingskombionasjonen.
Vurdering av konsekvenser
Forbedret arbeidsfordeling i organisasjonen
Forbedret mulighet til å kvalitetssikre data
Ønske 15/2020 FS508.002 Vurderingsenhet: Begrunnelses- og klagesystem og skjule fagperson
Ønsket av SV i RT#4130233 6. november 2020 og RT#3889754 18. mai 2020. Sendt Unit 7.12.2020 i RT#410303.
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Rapport FS508.002 Vurderingsenhet
Tidligere sak til Unit
Spørsmål i RT#389315 "FSPROD: Hva styrer Ansv. fagperson i FS508.002?" fra 22. mai 2020.
Begrunnelse
Vi bruker FS508.002 til kvalitetssjekk av eksamensinformasjon. Vi mangler informasjon om begrunnelses- og klagesystem i rapporten.
Ansvarlig fagperson: Det er kun plass til at én fagperson vises selv om flere fagpersoner er registrert, hvem som vises synes nokså vilkårlig. Vi behøver ikke informasjon om fagpersoner i denne sammenhengen, og opplysningen er nærmest misvisende så lenge det ofte er flere enn én fagperson pr. emne.
Beskrivelse av problemstilling
Vi bruker FS508.002 til kvalitetssjekk av eksamensinformasjon. Siden det nå er blitt flere felter å følge med på, trenger vi en rapport for å kunne sjekke alle relevante data. Vi savner informasjon om begrunnelses- og klagesystem i rapporten.
I forkant av eksamen bes de ansvarlige enhetene kontrollere at alle eksamener som skal gå er opprettet, og at det ikke er opprettet noen eksamener som ikke skal gå. Enhetene melder tilbake om at ansvarlig fagperson er feil i de fleste tilfeller. Vi er kjent med at vi på undervisningsenhet samlebilde og undervisningsaktivitet samlebilde, under Persononrolle kan legge inn et prioritsnummer for å styre hvilken fagperson som dukker opp i vurderingsmodulens rapport 508.002, men vi syns det er en veldig krøkkete måte å holde orden på. Hos oss er det ofte ulike FS-brukere som jobber med undervisning og eksamen.
Løsningsforslag
Legge inn kolonne for begrunnelsessystem og klagesystem i rapport FS508.002 Vurderingsenhet.
Vis-valg for ansvarlig fagperson, slik at vi får mulighet å skjule fagperson.
Vurdering av konsekvenser
Rapporten blir bedre tilpasset datagrunnlaget vårt.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Ingen
Ønske 16/2019 Håndtere obligatorisk fremmøte i FS - Fortsettelse 2020: Ny rutine for behandling av oppmøtedata
Ny rutine for behandling av oppmøtedata, sendt Unit 24.11.2020, Unit RT#409251.
Løst i februar 2021 i FS-versjon FS8.3.0r2, ny rutine FS475.001. Se presentasjon av FS-rutine 475.001 Behandling av oppmøte fra FS Brukerforum mars 2021.
Opprinnelig ønsket av MF i RT#3588116 og RT#3588103, se Ønske 16/2019 Håndtere obligatorisk fremmøte i FS
Ønske om ny rutine for behandling av oppmøtedata behandlet i FS-møte 5. oktober 2020, sak 7 supplert med innspill fra MF i RT#4093053
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Vi ønsker oss en ny rutine som behandler registrerte oppmøtedata, FS xxx.xxx Behandling av oppmøtedata. Vi er usikre på om rapporten bør ligge under undervisningsmodulen eller vurderingsmodulen og ber Unit velge hensiktsmessig kode og plassering.
Bakgrunn
Unit (Ceres) hadde en høring i 2017 om behov for ny funksjonalitet ved obligatorisk oppmøte på undervisning, med svarfrist 2. mars 2017. UiO sendte da følgende høringssvar: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/fs-nettverket/endringsonsker/hxring-obligatorisk-oppmote.html Høringen munnet ut i Ceres-rapporten: https://www.fellesstudentsystem.no/aktiviteter/plangruppemoter/2017/2017-06-13-14/fs-17-015-4-2--oppsummering-av-horingssvar-om-behov-for-ny-funksjonalitet-i-fs---obligatorisk-oppmote.pdf.
Planleggingsgruppen mente i sak 13 på møtet i juni 2017 at «Planleggingsgruppen ber Ekspertgruppen for Undervisning komme med nærmere spesifikasjon av funksjonaliteten. Konsekvenser for Vurderingsmodulen må belyses og tas med i løsningsforslaget.»
Begrunnelse
Vi ønsker å kunne bruke registrerte oppmøtedata til å automatisere saksbehandling som i dag gjøres manuelt. Det er dårlig bruk av personalressurser at saksbehandlere må registrere godkjent/ikke-godkjent oblig for oppmøte, når data om oppmøte allerede er registrert. Arbeidsfeltet har vesentlig grad av redigitalisering, det må være mulig å gjenbruke data som allerede finnes i FS.
Beskrivelse av problemstilling
Det samles allerede i dag inn mye oppmøtedata ved institusjonene. Men saksbehandlere kan ikke nyttiggjøre seg av de registrerte oppmøtedataene på en enkel måte. Det er et behov for å bruke disse dataene til å fatte vedtak om:
- Godkjent obligatorisk aktivitet
- Møttstatus på undervisingsmelding
- Flytte studenter fra en vurderingsordning til en annen
- Flytte studenter fra ett undervisningsparti til ett annet
Det er i tillegg en problemstilling av verken Fagpersonweb eller Studentweb på en enkel og lettfattelig måte viser fagpersoner og studenter hvorvidt oppmøtet er på vei til, eller er blitt godkjent, men vi forstår at utviklingskapasiteten her er lav, og vår prioritering er at registrerte data faktisk kan bli brukt til å fatte automatiserte vedtak for å spare administrasjonen for unødige tastetrykk når data allerede finnes i FS.
Løsningsforslag
Vi foreslår å opprette en ny rutine, FS xxx.xxx Behandling av oppmøtedata som løser problemstillingen når det gjelder den interne forretningslogikken i FS. Ønsket spesifikasjon er visualisert:
Rapporten må ha tre forskjellige valg for utplukk:
1. Oppmøte registrert på undervisningsenhetsnivå
a. Nødvendige datafelt her er institusjonsnummer, emnekode, versjonskode, årstall, termin og terminnummer.
2. Oppmøte registrert på undervisningsaktivitet
a. Nødvendige datafelt er de samme som over, i tillegg til aktivitetskode/partinummer.
3. Oppmøte registrert på timeplanforekomst
a. Nødvendige datafelt de samme som foregående, i tillegg til undplanløpenummer. (Oppmøte på timeplanforekomst kan også komme fra TP, dersom man får integrasjon på dette feltet.) Det nye feltet for å registrere om en timeplanrad har obligatorisk oppmøte, er viktig i denne sammenhengen, men oppmøte skal også kunne registreres uten at oppmøte nødvendigvis er obligatorisk.
b. Det må være mulig å legge inn flere undervisningsplannummer, for eksempel med kommaseparering.
c. Oppmøte på timeplanforekomst å også kunne ta hensyn til eventuelle registrerte referanser.
Oppmøtedataene må kunne behandles etter tre forskjellige regler:
- Ved minst x antall oppmøter pr enhet, aktivitet eller timeplanrad(er), så skal en gitt obligatorisk aktivitet markeres som «godkjent» i studentens vurderingsmelding (fylle ut feltet «godkjennes nå» i sensregoblig-bildet). Dersom det finnes godkjent oblig fra tidligere semester, så er det ønskelig at det forekommer som en merknad i rapportdelen av rutinen. Rutinen skal kun markere godkjent oblig, ikke at noe ikke er godkjent, slik at bildet sensregoblig og sletterutinen 515.001 kan brukes til videre saksbehandling som normalt.
- Hvis timeplanradnr x (eller x,y,z..) er registrert med godkjent oppmøte for student, så skal status på studentens undervisningsmelding oppdateres til J i møtt. Da kan saksbehandler etterpå bruke rutinen 515.002 for å rydde unna studenter som ikke har J i møtt på sin undervisningsmelding.
- Ved mindre enn x oppmøte pr enhet, aktivitet eller timeplanrad(er), skal studentens vurderingsmelding flyttes fra opprinnelige vurderingsordning (vurderingskombinasjon) til en angitt annen vurderingskombinasjon. (OBS – tilretteleggingsvedtak for eksamen må følge med, men bør ideelt sett, settes til ubehandlet fordi en saksbehandler må se på saken på nytt)
Det må komme opp merknad i rapportdelen dersom en student mangler vurderingsmelding, for da får man ikke registrert godkjent oblig. aktivitet, eller flyttet vurderingsmelding (som ikke finnes) til ny ordning.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Vesentlig innsparing av tid for saksbehandlere ved institusjonene.
Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Automatisert saksbehandling på allerede registrerte data, vil føre til likebehandling og forutsigbare vedtak for studentene.
Ønske 17/2020 Endre på MNs 120-poengsregel
Ønsket av MN 1. desember i RT#4166292. Sendt Unit 17. desember 2020 i RT#410897.
Beskrivelse
I Studentweb er det funksjonalitet for MNs 120-studiepoengsregel, som sier at studenter med 120 studiepoeng eller mer ikke behøver å oppfylle forkunnskapskrav i form av emner. Denne er hardkodet, og benyttes kun av Det Matematisk-naturvitenskaplige fakultet (MN) ved UiO.
Gjeldende FS-spesifiksjon for dette skal ifølge Unit RT #331772 stå i Jira-sak STWJS-2314.
Etter avklaringer med MN ønsker vi nå å få endret hvordan de 120 studiepoengene skal beregnes.
Løsningsforslag
KØ-studiepoengene beregnes slik:
- Eksternstudier som er Godkjenningssak med Godkjsaktypekode <> 'FORHÅND'
og Godkjsakstatuskode = 'BEHANDLET' teller med i summeringen
(Studiepoeng er angitt som Vektingstall_totalt i Godkjsak_Omfang for saken). - Sum av SP ført i Protokollen på resultater for emner med
Status_tellende_i_grad = J og Studienivakode <= 300 (uansett stedkode)
Ønske 18/2020 Ledetekster undervisningsmodulen
Ønsket av MED og støttet av SADM da vi opplever gejntatte brukerfeil. Sendt Unit 18.12.2020 i deres RT#410981.
Navn på bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Undervisningsenhet og undervisningsaktivitet
Begrunnelse
Bedre ledetekster i undervisningsmodulen for å minimere brukerfeil
Beskrivelse av problemstilling
Våre brukere sliter litt med å forstå begrepene «felles undervisning» på undervisingsenheten, og «samkjørt undervisning» på undervisningsaktivitet. Dette leder til registreringsfeil, og feil bruk av feltene
Når det kommer til «felles undervisning» på undervisningsenhet, så legger mange brukere referansentil ledende undervisningsenhet feil vei (peker mot følger og ikke mot leder)
Når det gjelder «samkjøres med» så er det svært få brukere som forstår hva som menes med dette. De tror ofte det dreier seg om en form for felles undervisning, hvor leder/følger-forholdet kan legges på aktivitetsnivå. Dette stemmer ikke. Ved UiO løser vi delvis felles undervisning med TP, og «samkjøres med», dreier seg jo om at aktiviteter deler undervisningskapasitet, ikke felles undervisning.
Løsningsforslag
Vi foreslår å endre ledeteksten «Felles undervisning» på undervisningsenheten. Vi ser at det er lagt inn forslag til ny ledetekst i den nye modulen ved å legge til «Felles undervisning med (sjef)», men vi tenker at det ville bli enda bedre dersom lede teksten ble endret til «Følger undervisningen til».
Vi foreslår å endre ledeteksten «samkjøres med» på undervisningsenheten til for eksempel «Felles undervisningsopptak», eller, for å unngå å angi at man tilsynelatende må ha SØKNAD/undervisningsopptak for å kunne sette opp felles undervisningskapasitet mellom undervisningsaktiviteter, «Deler undervisningsplasser med».
Ideelt sett hadde vi ønsket oss at ledetekstene både i undervisningsenhet og undervisningsaktivitet blir endret allerede i eksisterende modul, men dersom lansering av ny undervisningsmodul er nært forestående, så forstår vi at endring i eksisterende modul ikke blir prioritert.
Kost/nyttevurdering for egen institusjon
Færre brukerfeil, bedre datakvalitet