Eksamensmelding
Studenter kan selv opprette eksamensmeldinger via Studentweb enten fra utdanningsplanen eller ved direkte melding. Saksbehandlere kan også opprette og endre vurderingsmeldinger og delmeldinger.
Alle emner som har vurdering må ha en vurderingskombinasjon. I tillegg må det opprettes vurderingsenheter for hver eksamen (vurdering). Dette må være opprettet av fakultetene for at det skal være mulig for studentene å melde seg til eksamen via Studentweb.
Siste frist for trekk fra eksamen er to uker før eksamen. Studenten kan selv trekke seg fra eksamen via Studentweb. Saksbehandlere på enhetene kan også slette vurderingsmeldinger.
Rapportene 'FS520.001 Vurderingsmeldte studenter' og 'FS521.001 Arbeidsliste 1 - Vurderingsmelding' er eksempler på rapporter som gir oversikt over studenter som er meldt til eksamen.
Før rutine for kandidatnummerering kjøres, må det sjekkes at kravene for å avlegge eksamen er oppfylt. Rutinen 'FS515.001 Sletting av vurderings- og undervisningsmeldinger' kan brukes for å slette vurderingsmeldinger på følgende grunnlag:
- manglende semesteravgift
- manglende semesterregistrering
- manglende emneavgift
- manglende studierett
- manglende obligatorisk aktivitet
- manglende vurd.komb. forutsatt fullført
- manglende forkunnskapskrav
Fakultetene er ansvarlige for å gjennomføre denne kontrollen.
For kandidatnummerering brukes rutine 'FS550.001 Kandidatnummerering'. Fakultetene er ansvarlige for å kandidatnummerere studenter med vurderingsmelding.
Eksamensavvikling
På eksamensdagen skal kandidatene legitimere seg og signere på rapporten 'FS565.001 Kandidatlister', for å bekrefte oppmøte til eksamen. Rapporten 'FS565.002 Kandidatliste - romfordelt' fylles ut av ansvarlig eksamensinspektør for kontroll med hvem som leverer eksamen, trekker seg underveis, ikke har møtt osv.
Vurderingsprotokoll
Sensor fyller inn karakterer i rapporten 'FS566.001 Vurderingsprotokoll'. Denne sendes til fakultetet hvor karakterer registreres i FS. Karakterene skal registreres i bildet Sensurregistrering, først i vanlig registreringsmodus, så i kontrollmodus for å kontrollere at karakterene er korrekt registrert. Alle resultater skal kontrolleres før de kan protokollføres. Det er viktig at det enkelte fakultet utarbeider gode rutiner for kontroll av sensurregistrering.
Når saksbehandler har kontrollert at dataene i sensuren på vurderingssmeldingene er riktige, kjøres rutinen 'FS573.001 Overføring fra vurderingmelding til vurderingsprotokoll'. Da flyttes resultatene automatisk over til vurderingsprotokollen. De tilsvarende data i vurderingsmeldingen blir da fjernet. Kun et fåtall brukere på hvert fakultet har rettigheter til å overføre resultater til protokoll.
Etter at sensur er overført til protokoll må ikke-ferdigbehandlede resultater kontrolleres, og fakultetene må utarbeide rutiner for videre behandling av disse.
Endring vurderingsprotokoll
Det er kun et fåtall saksbehandlere ved hvert fakultet som har tilgang til å endre opplysninger som er overført til protokoll. Endringer i vurderingsprotokollen logges, og det skal oppgis grunn for at et resultat er endret, f.eks. feil eller klage. Ved endring som følge av klage skal det henvises til klagesak. Fakultetet er ansvarlig for å kontrollere at alle endringer i vurderingsprotokoll er dokumentert.
Fakultetene skal ved forespørsel kunne vise frem liste over studenter oppmeldt til eksamen, oppmøtelister, eksamensbesvarelser, sensurlister og resultatliste etter eksamen.
Samtidig med rapportering til DBH lagres datafil fra FS med alle eksamensresultater. Denne kan i ettertid hentes frem av Avdeling for fagstøtte for å sjekke at det ikke er gjort endringer i vurderingsprotokoll.