| Når gjøres det? | Løpende aktivitet |
| Ansvarlig for å opprette emner og studieprogram | AF ved SSD |
| Rettigheter til å endre emner og studieprogram | Fakultet og AF v. SSD |
Vi viser til den fastsatte saksgangen for etablering, endring og nedlegging av studieprogrammer, gjeldende fra 1. mai 2006. Det forutsettes av retningslinjene er fulgt når et emne, en emnegruppe eller et studieprogram opprettes i FS.
Korrekt registrering av emner og studieprogram er en viktig forutsetning for rapportering av korrekte studentdata bl.a. til DBH og lånekassen. Rapportering til disse to instansene har økonomiske konsekvenser for den enkelte institusjon og for den enkelte student.
For å sikre en korrekt registrering av emner og studieprogram er det viktig at UiO har en klar definisjon av hva som legges i begrepene og en klar praksis for når det skal opprettes nye emner og studieprogram og når en kun endrer på allerede eksisterende emner og studieprogram.
Oppretting av studieprogram
Avdeling for fagstøtte (AF) ved Seksjon for studieadministrative datasystemer (SSD) oppretter studieprogram i FS.
Nye studieprogram skal tilfredsstille UiOs faglige krav, men det er også viktig at de konstrueres på en slik måte at de enkelt lar seg administrere i FS. Det må derfor være en dialog mellom fakultetene og AF som sikrer at studieprogrammet også tilfredsstiller de administrative kravene før programbeskrivelsen er ferdig utformet.
Det kan i noen tilfeller være tvil om hvorvidt et nytt studieprogram bør opprettes, eller om det kun skal gjøres en endring i allerede eksisterende studieprogram. Ulike hensyn kan veie for eller mot oppretting av nytt studieprogram, og det er viktig med en god dialog mellom AF og fakultetene for å finne den beste løsningen.
I enkelte tilfeller kan det også, av for eksempel rapporteringshensyn, være hensiktsmessig å opprette et nytt studieprogram dersom et studieprogram åpner for nye studentgrupper, for eksempel deltidsstudenter.
Når et studieprogram er formelt vedtatt opprettet kontakter fakultetets FS-koordinator FS-hjelp for å få studieprogrammet opprettet i FS.
Oppretting av emnegrupper
Emnegrupper rapporteres ikke til DBH og har heller ingen betydning for overføring av data om studentene til statens lånekasse for utdanning. Begrepet emnegruppe finnes ikke i FS, men emnegrupper kan registreres som emnesamling eller emnekombinasjon. Det bør avgjøres i hvert enkelt tilfelle hvordan det er mest hensiktsmessig å registrere en emnegruppe.
Oppretting av emner
Avdeling for fagstøtte (AF) ved Seksjon for studieadministrative datasystemer (SSD) oppretter nye emner i FS.
Der det er hensiktsmessig kan AF videredelegere denne oppgaven til et fakultet. AF vil i disse tilfellene følge opp at emnet er riktig registrert ved å gjøre en kontroll i FS før rapportering av emner til DBH av emner registrert etter forrige rapportering.
På samme måte som med studieprogam kan det i noen tilfeller være tvil om hvorvidt et nytt emne skal opprettes. Det er derfor viktig med en god dialog mellom AF og fakultetene for å finne den beste løsningen.
Når et emne er formelt vedtatt opprettet kontakter fakultetets FS-koordinator FS-hjelp for å få emnet opprettet i FS.
Roller i FS
FS_STUDIE1 gir tilgang til å opprette emner, vektingsreduksjoner og stort sett de fleste forekomster i studieelementsmodulen. Ansatte på fakultetene som tidligere har hatt rollen FS_STUDIE1 har nå rollen FS_STUDIEINFO.
FS_STUDIE2 gir tilgang til å endre studieelementdata som inngår i finansieringsmodellen, som for eksempel karakterregler, studieprogramtilhørighet, studieprogramkategori, studienivå og studiepoeng, samt endringer av emneidentitet og kopiering av emner. Rollen skal kun innehas av et fåtall personer i AF.