I FS-System ligger disse rapportene for studentdata og studietilbudsdata til DBH:
| Nr. | Frist | Gjelder | Data | FS-rapport |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 15.03./15.10. | vår/høst | Søknadsdata - kompetanse og poeng | FS011.001 |
| 2 | 15.03./15.10. | vår/høst | Registrerte studenter | FS011.002 |
| 3 | 15.03./15.10. | vår/høst | Emneoppmeldte studenter | FS011.003 |
| 4 | 15.10./15.02. | vår/høst | Eksamen | FS011.004 |
| 5 | 15.10./15.02. | vår/høst | Oppnådde kvalifikasjoner | FS011.005 |
| 6 | 15.10./15.02. | vår/høst | Utvekslingsstudenter og studenter under kvoteprogram | FS011.006 |
| 7 | 15.02. | årsbasis | Gjennomføring iht. avtalt utdanningsplan | FS011.007 |
| 8 | 15.02. | årsbasis | Uteksaminerte PPU-kandidater - fagbakgrunn | FS011.008 |
| 9 | 15.03./15.10. | vår/høst | Oppdatering av fødselsnummer | FS011.009 |
| 10 | 15.02. | årsbasis | Fullføring av utvalgte utdanninger | FS011.010 |
| 11 | 15.02. | årsbasis | Etterutdanning | FS011.011 |
| 12 | 15.03./15.10. | vår/høst | Studieprogrammer | FS010.001 |
| 13 | 15.03./15.10. | vår/høst | Emner | FS010.002 |
| 14 | 15.03./15.10. | vår/høst | Kvalifikasjoner | FS010.003 |
| 15 | 15.03./15.10. | vår/høst | Fellesgrader | FS010.004 |
| 16 | 15.03./15.10. | vår/høst | Studieplasser | FS010.005 |
| 17 | 15.03./15.10. | vår/høst | Studieretninger | FS010.006 |
| 18 | 15.03./15.10. | vår/høst | Enheter | FS010.007 |
Rapportene prøvekjøres og kvalitetssikres av Avdeling for fagstøtte før endelig kjøring med påfølgende lagring av rapportfil og overføring til DBH via webgrensesnittet ttps://dbh.hkdir.no/dimp/ ("DIMP"). Der ikke annet er nevnt under den enkelte rapport, gjøres alt dette av DIG, men med kontakt med fakultetene/Avdelingen for studieadministrasjon ellers i avdekkede tilfeller det synes riktig å se nærmere på og korrigere data i FS.
Selv om den formelle rapporteringsfristen for vårsmesterets eksamens- og kvalifikasjonsdata (FS011.004 og FS011.005) er 15. oktober, foretar UiO den endelige rapporteringen av disse rapportene ca. 10. oktober. Fordi rapporteringsfristen for en del data for høstsemesteret også er 15. oktober, trenger vi nemlig tid til omstillinger og kvalitetssikring for høstsemesterets data, for noe av dette er avhengig av at vårsemesterets rapportering er foretatt.
STUDENTDATARAPPORTER
1. FS011.001 Søknadsdata - kompetanse og poeng
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 22 Søknader og nr. 23 Søknadsdata.
OPP kjører SQL-1 som lister opp alle opptak, med søkere/tilbud/jasvar/møtt. Dette gir en god oversikt over alle opptak og hvordan behandlingen av dem har gått. Listen gås gjennom manuelt. Oppslag i FS er nødvendig der noen få eller ingen er møtt sammenliknet med de andre tallene.
Møtt beregnes av FS-rutinen 161.001. Den kjøres for hvert opptak 2005 HØST med registreringstermin 2005 HØST (unntak: NOM: 185-725,185-745,185-748 og PSYKPROF: 185-1719 som kjøres med registreringstermin 2006 VÅR). Kravet til møtt er Registrert på opptatt studieprogram. Sjekk at antall møtte til et studieprogram harmonerer med rammen, spesielt der det er nok (kvalifiserte) søkere.
Møtt-rutinen kjøres for alle opptak. I etterkant kan det være greit å kjøre en SQL-2 for å kontrollere at alle er kommet med. Den lister opp søkere som vil bli møtt ved kjøring av møtt-rutinen.
OPP kjører rapporten og overfører datafilen til DBH.
2. FS011.002 Registrerte studenter
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 1 Aldersfordeling, nr. 8 Førstegangsregistrerte studenter, nr. 13 Opptakstall, nr. 14 Opptatte og førstegangsregistrerte studenter, nr. 15 Registrerte studenter, nr. 18 Studenter per faglige årsverk og nr. 26 Utenlandske studenter.
Frem til 2009 ble registrerte studenter bare rapportert i form av aggregrerte data, dvs. antall studenter pr. studieprogram pr. studentkategori (det skilles mellom studenter med studierett og privatister). Fra 2009 av rapporteres individdata.
Rapporten henter data fra FS-tabellen/bildet Registerkort. For å komme med i rapporten, må både semesterregistrering og betalt semesteravgift (eller ev. godkjent unntaksgrunn) være registrert i den enkelte students registerkortforekomst for det aktuelle semester i FS.
Semesterregistrerte studenter med gyldig ph.d.-studierett blir imidlertid ikke tatt med i denne DBH-rapporten, og heller ikke registerkort som er satt ugyldig (etter refundert semesteravgift etter avbrutt studium).
Den enkelte students primærstudieprogram- og studentkategoritilordning i registerkortforekomsten i FS blir satt av FS-rutinen FS357.001 'Oppdatering av registerkortopplysninger'. Denne rutinen oppretter også studentens tilordnede "emner dette semester" på bakgrunn av eksamensmeldinger (se punkt 3). Studentens primærstudieprogramtilhørighet settes på bakgrunn av gyldige studieretter, emner dette semester og oppsettet av de involverte studieprogrammer. Studieretter blir opprettet på grunnlag av opptak og vedlikeholdes deretter av fakultetene. For studenter med flere gyldige studieretter blir de som ikke er satt som primærstudieprogrammet likevel tatt med, men markert som studentenes sekundærstudieprogrammer i FS011.002.
Studentens studentkategori blir satt til S av FS357.001 hvis studenten har minst én gyldig studierett eller undervisningsmelding med opptak i rapporteringssemesteret, og til P (for 'Privatist') ellers.
Etter at DBH-rapporteringen av registrerte studenter er foretatt for et semester, kjøres ikke FS357.001 mer for det semesteret. Studieprogram og studentkategori i registerkortet i FS vil derfor forsette å være i samsvar med det som er rapportert til DBH.
FS011.002 tar med den enkelte students FS-registrerte statsborgerskap. DBH-rapporten for utenlandske studenter tar utgangspunkt i dette. Statsborgerskap blir registrert når personen søker seg til UiO. Noen kontrolleres også mot folkeregisteret og oppdateres manuelt i Avdeling for fagstøtte.
UiO kjører kontroller av registerkortdataene jevnlig fra semesterregistreringsfristen og frem mot rapporteringen. Følgende kontroller gjøres med påfølgende manuell eller maskinell oppdatering, gjerne etter kontakt med fakultetene:
- antall registrerte studenter
- fordeling av betalingsformer og registreringsformer
- fordeling av studentkategorier
- gyldige registerkort uten betalingsform
- testpersoner (slike fjernes)
- emne-dette-semester for studenter på to versjoner av et emne (ett fjernes)
- om rapporteringsstudieprogram er doktorgrad (det skal det ikke være)
- emne-dette-semester fra registerkort som er satt ugyldige (fjernes)
- om rapporteringsstudieprogram eller studentkategori er satt på ugyldige registerkort
- eksamensmeldinger for studenter uten gyldig registerkort (2 varianter)
- emne-dette-semester med forskjellig termin fra planlagt eksamen
- registerkort for doktorgradsstudenter (slettes)
- studenter som ikke har fått satt rapporteringsstudieprogram av rutinen
- innreisende utveksingsstudenter uten emne-dette-semester (flere varianter)
- andre studenter uten emne-dette-semester (flere varianter)
- bekreftede utdanningsplaner uten gyldig studierett
- eksamensprotokoll uten emne-dette-semester
- manuell registrering av emne-dette-semester der det foreligger utdanningsplanemne, men ikke eksamensmelding frem i tid
- emne-dette-semester, men ikke rapporteringsstudieprogram
I tillegg kjøres kontroll av selve rapporteringsdataene (dbhregkontroll.sql):
- samsvar mellom antall registrerte studenter i registerkort og i rapporteringsfilen
- herunder privatister og tilleggsstudieprogrammer
- uplasserte studenter (studenter uten studieprogramtilordning)
- studenter i permisjon
- studenter med forskjellig primærstudieprogram til DBH og SSB
- studieprogrammer i rapporten for registrerte studenter om ikke er i studieprogramrapporten
- aktive studieprogramstudenter ved programmer som ikke er i studieprogramrapporten
- nye studieprogrammer siden forrige studieprogramrapportering
- studieprogrammer med endret studienivå, finansieringsprosent, heltidsandel, studiepoeng, undervisningsspråk eller NUS-kode
3. FS011.003 Emneoppmeldte studenter
Denne rapporten ble innført i 2012 for vidererapportering til SSB. Den tar med de semesterregistrerte studentenes tilordnede emneregistreringer med planlagt eksamenssemester. Disse emneregistreringene er på forhånd opprettet I FS av FS-rutinen FS357.001 på bakgrunn av studentenes eksamensoppmeldinger, jf. punkt 2 oven. For studenter uten noen eksamensmeldinger kjøres kontrollrutiner for å se om de har undervisningsopptak og/eller emner i utdanningsplanen som tilsier at de holder på med emner med eksamen frem i tid, og Avdeling for fagstøtte oppdaterer så emne dette semester iht. dette. (Dette gjelder særlig masteroppgaveemner.)
4. FS011.004 Eksamen
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 10 Karakterer iht. programmet der studenten er aktiv, nr. 11 Karakterer iht. programmet som emnet tilhører, nr. 16 Strykprosent, nr. 19 Studiepoeng per student, nr. 20 Studiepoengproduksjon iht. programmet der studenten er aktiv og nr. 21 Studiepoengproduksjon iht. programmet som emnet tilhører.
Frem til 2010 ble eksamener bare rapportert i form av aggregrerte data, dvs. studenttall pr. eksamen pr. studentkategori (studenter med studierett og privatister). Fra 2010 av rapporteres individdata også her.
Ca. 15. september og 15. januar sender Avdeling for studieadministrasjon e-post til fakultetenes studieledere og FS-koordinatorer med påminnelse om våre rapporteringsfrister, og at eksamensresultater som pga. manglende/utsatt sensurregistrering eller protokolloverføring ennå ikke er registrert i eksamensprotokollen, må være registrert der innen den endelige rapportkjøringen foretas for å komme med til DBH. Fakultetene får samtidig en henvisning til hvor prøvekjøringer av de aktuelle datafilene kan inspiseres og hvordan korreksjoner/oppdateringer skal foregå.
Noen feil rettes av Avdeling for studieadministrasjon. Ved andre tvilsommme forekomster kontaktes ansvarlig fakultet.
Filen dbhexkontroll.sql inneholder en samling SQL-setninger for utlisting av spesielle forekomster for inspeksjon/korrigering. Følgende tilfeller kontrolleres:
- eksamener som kommer ut som privatisteksamener
- studenteksamener med korresponderende privatistregisterkort
- kontroll av at alle eksamensrapportemners stedtilordning er i enhetsrapporten
- kontroll av at alle emnerapportemners stedtilordning er i enhetsrapporten
- kontroll av at alle eksamensrapportemner er i emnerapporten
- kontroll av at alle eksamensrapportstudieprogrammer er i studieprogramrapporten
- kontroll av at alle emnerapportstudieprogrammer er i studieprogramrapporten
- kontroll av eksamener med unaturlig studiepoengtall
- kontroll av eksamener med ikke-åpenbare studieprogramtilordninger i eksamensrapporten
5. FS011.005 Oppnådde kvalifikasjoner
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 5 Ferdige kandidater og nr. 7 Fullførte studieprogrammer.
For denne rapporten gjelder ellers det samme som for rapport nr. 4.
Det kontrolleres at det ikke er gale koblinger mellom kvalifikasjon og studieprogram i rapporten.
Det kontrolleres videre at alle rapportens kvalifikasjoner er i kvalifikasjonsrapporten, at alle rapportens studieprogramer er i studieprogramrapporten og at alle rapportens studieretninger er i studieretningsrapporten.
6. FS011.006 Utvekslingsstudenter og studenter under kvoteprogram
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 27 Utvekslingsstudenter.
Rapporten henter data fra utvekslingspersonbildet. Det kontrolleres at studieprogramtilordningene ser riktige ut, at eksternt sted er registrert der det skal, og at internt sted er fakultetsplassert. SK er ansvarlig for innholdet i rapporten, og gir klarsignal for rapportering når seksjonen går god for versjonen.
7. FS011.007 Gjennomføring iht. avtalt utdanningsplan
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 9 Gjennomføring iht. utdanningsplan. Det kontrolleres at det ikke kommer med studieprogrammer som ikke skal være med.
8. FS011.008 Uteksaminerte PPU-kandidater - fagbakgrunn
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 24 Uteksaminerte PPU-kandidater - fagbakgrunn fra høyere utdanning.
Rapporten tar utgangspunkt i registrerte PPU-kvalifikasjoner oppnådd i rapporteringsåret. For disse rapporteres fagbakgrunn for korresponderende PPU-studieprogramstudent som registrert i underbildet Grunnutd.
Før endelig rapportering får UV-fakultetet en liste med oppnådde PPU-kvalifikasjoner som ikke kommer med i NSD-rapporten pga. manglende fagbakgrunnsregistrering i FS.
9. FS011.009 Oppdatering av fødselsnummer
Denne rapporten oppdaterer fødselsnummerendringer foretatt i FS siden forrige rapportering, slik at den enkelte student kan behandles som samme person over tid i DBH også når fødselsnummeret er endret i FS.
10. FS011.010 Fullføring av utvalgte utdanninger
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 6 Fullføring på utvalgte utdanninger. Dette gjelder diverse lærer-, ingeniør- og helsefagutdanninger. Ingen av disse tilbys ved UiO, så vi leverer ikke noe her.
11. FS011.011 Etterutdanning
Denne rapporten gir data til DBH-rapport nr. 4 Etterutdanning.
STUDIETILBUDSDATARAPPORTER
Studietilbudsdatarapportene gir UiOs grunnlagsdata til for diverse DBH-rapporter med informasjon om studietilbudene det enkelte semester. De brukes også for faglig og organisatorisk navngivning ved grupperinger/aggregeringer i studentdatarapportene i DBH.
12. FS010.001 Studieprogrammer
Denne rapporten gir data til DBH-studietilbudsrapport nr. 1 Avviklede studietilbud, nr. 4 Klassifisering av studieprogrammer iht. videreutdanning, nr. 5 Nye studietilbud, nr. 6 Prosentandel praksis på studieprogram, nr. 8 Studieprogram/emner og de fleste studentdatarapportene.
Nye studieprogrammer og eventuelle endringer i studieprogrammer siden forrige studieprogramrapportering kontrolleres, særlig finansieringsprosent, studienivå, heltidsandel og studiepoeng.
Samsvar og konsistens mellom studieprogrammer, emner og kvalifikasjoner kontrolleres også. Videre kontrolleres det at alle studieprogramkodene som er med i studentdatarapportene også er med i studieprogramrapporten.
13. FS010.002 Emner
Denne rapporten gir data til DBH-studietilbudsrapport nr. 8 Studieprogram/emner og fulle emnenavn for emnene i studentdatarapporten for eksamen.
Nye emner og eventuelle endringer i emner siden forrige emnerapportering kontrolleres, særlig primærstudieprogramtilordning, studienivå og studiepoeng. Videre kontrolleres det at alle emnekodene som er med i eksamensrapporten også er med i emnerapporten.
14. FS010.003 Kvalifikasjoner
Denne rapporten gir data til DBH-studietilbudsrapport nr. 3 Kandidatbenevnelser og navngivning for kvalifikasjonskodene i studentdatarapportene for oppnådde kvalifikasjoner og fullførte studieprogrammer.
Nye kvalifikasjoner og eventuelle endringer i kvalifikasjonene siden forrige kvalifikasjonsrapportering kontrolleres, særlig studienivå og hvorvidt kvalifikasjonen er gradgivende eller ikke. Videre kontrolleres det at alle kvalifikasjonskodene som er med i rapporten for oppnådde kvalifikasjoner også er med i kvalifikasjonsrapporten.
15. FS010.004 Fellesgrader
Denne rapporten overføres til HKdir, men jeg kan ikke finne noen rapporter på DBH-nettsidene som bruker dataene. Fellesgradene som skal rapporteres vedlikeholdes i studieprogrambildet i FS, og kvalitetssikres manuelt av DIG og SK (Helge og Jonny).
16. FS010.005 Studieplasser
Denne rapporten gir data til DBH-studietilbudsrapport nr. 7 Studieplasser. OPP har ansvaret for denne rapporten.
17. FS010.006 Studieretninger
Denne rapporten gir data til navngivning av eventuelle studieretningskoder i studentdatarapportene for registrerte studenter og oppnådde kvalifikasjoner.
18. FS010.007 Enheter
Denne rapporten gir data om UiOs fakulteter, institutter og andre enheter. Hver enhet er koblet til en egen NSD-stedkode (flere FS-stedsenheter kan ha samme NSD-stedkode), og den er denne som brukes ved organisatorisk plassering av forekomstene i de andre NSD-rapportene.