Utvekslingsavtaler
Ved UiO er det medarbeidere i Avdeling for fagstøtte, Seksjon for forsknings-, utdanningsstøtte og internasjonalisering (SFUI) i samarbeid med Seksjon for opptak og tilrettelegging (SOT) som har hovedansvaret for registrering av avtaler i Utvekslingsavtalebildet.
Ved UiO må alle som ønsker å dra på utveksling søke på en gyldig avtale via Søknadsweb. Innreisende studenter nomineres av sin hjemmeinstitusjon på avtaler i nominasjonsweb. SOT arrangerer avtaledag to ganger i året og sender e-post hvert semester i forkant av opptaket der man minner fakultetene på å fornye avtaler som går ut i utvekslingsperioden. Fakultetene får også påminnelse om å melde fra til SOT om eventuelle nye avtaler som skal ut på Søknadsweb (utreisende) samt om fornyelse av avtaler som partnere ønsker å nominere studenter på (innreisende).
Etter at søknadene om utveksling har blitt saksbehandlet av SOT og fakultetene får studentene ett tilbud de takker ja eller nei til (enten i Søknadsweb eller i noen tilfeller direkte til fakultetet som eier avtalen). Etter at alt er ferdig registrert i FS (av hhv. SOT og de saksbehandlende fakultetene), kjører SOT en rutine for overføring til Utvekslingsmodulen – Utvekslingspersonbildet.
Utveksling utreisende
Opplysningene om utreisende utvekslingsstudenter overføres til Utvekslingspersonbildet i Utvekslingsmodulen gjennom en rutine i FS. Det er kun de studentene som takker ja til å reise ut som blir overført.
Saksbehandlingen for utreisende er delt mellom Avdeling for fagstøtte v/SOT– som tar opptaket til de sentrale bilaterale avtalene, samt Nordlys, og fakultetene og instituttene som tar fakultetenes bilaterale avtaler, samt Erasmus og Nordplus.
Når det gjelder studenter som reiser ut på bilaterale avtaler, blir alle relevante felt fylt ut ved overføringsrutinen. Når det gjelder stipendprogrammene Erasmus, Nordplus og Nordlys er det imidlertid ikke slik. Overføringsrutinen setter en standard generert dato for utvekslingen, for eksempel 01.01.2013 – 30.06.2013, i feltet Periode. Stipender til studentene på disse programmene blir utbetalt på bakgrunn av informasjon i dette feltet, samt i feltet Antall måneder. Informasjon til dette siste feltet blir ikke overført fra Opptaksmodulen.
Dette betyr at studiekonsulentene ved de forskjellige instituttene må inn å rette på disse to feltene manuelt. Det går ut en påminnelse fra SOTom dette. Erfaringsmessig skjer en del feilregistrering, noe vi prøver å bøte på ved hjelp av mer styrt opplæring og informasjon. Selv om en studiekonsulent fyller ut feil, har man også kvalitetssikret informasjonen gjennom en kontrakt studenten selv skriver under på før avreise. Informasjon om oppholdet (utvekslingsprogramtype, utenlandsk universitet og til-/fra-datoer for utvekslingsoppholdet) i denne kontrakten hentes direkte fra Utvekslingspersonbildet i FS. Informasjon om studenter som har mottatt stipend blir dessuten sjekket en siste gang av SOT før innrapportering av brukte stipendmidler til donor.
Det er viktig å registrere i utvekslingspersonbildet derom studenten trekker seg eller avbryter oppholdet. Vi ser klart en forbedring av denne registreringen etter UiO innførte sin Beredskapsplan for utreisende studenter.
All informasjon blir endelig kvalitetssikret før innrapportering til DBH, gjennom diverse kontrollrutiner foretatt av FS sentralt. Uregelmessigheter blir sjekket og rettet opp av opptaksansvarlige i SOT.
Utveksling innreisende
Innrapportering av innreisende utvekslingsstudenter kan deles i to kategorier: De som er tatt opp til hele grader med stipend (Kvoteprogrammet og NOMA), samt de som kommer for å ta delstudier ved UiO.
De som er tatt opp til hele grader, er behandlet gjennom Søknadsbildet i FS av opptaksansvarlige i SOT. SOT er også ansvarlig for all registrering av disse i Utvekslingspersonbildet.
FS brukes også som hovedverktøy for opptak til delstudier ved UiO (innreisende utvekslingsstudenter). Saksbehandlingen for innreisende er delt mellom Avdeling for fagstøtte v/SOT som eier de sentrale avtalene, og fakultetene og instituttene for avtaler som de eier.
Opptaket foregikk manuelt tom. høsten 2012 og rutinene under gjelder for det manuelle opptaket. Nominasjonsweb og søknadsweb ble innført fom opptaket til høsten 2013 og rutiner for kvalitetssikring av data før rapportering av data fra opptaket gjennom nominasjonsweb er under utarbeiding.
Rutine som gjalt tom. opptak til våren 2013:
Opptaksansvarlig ved SOT registrerer disse søkerne i Person/Student-bildet i FS når opptak er gitt – på bestilling fra institutter/fakulteter der opptak er gitt lokalt. Studentene tildeles et FS-erstatningsnummer dersom norsk id-nummer ikke finnes, dvs.i de aller fleste tilfeller. Dette nummeret brukes til å opprette ny forekomst i Utvekslingspersonbildet. Registrering i Utvekslingspersonbildet gjøres av den enheten som har forestått opptaket.
Denne registreringen er utgangspunkt for all informasjon som sendes til studentene, inkludert opptaksbrev, informasjon om bolig, visum osv. Feilregistreringer eller manglende registreringer blir derfor normalt raskt oppdaget fordi studentene selv gir tilbakemeldinger på feil og mangler – senest i løpet av semesterstart. I tillegg er registrering i Utvekslingspersonbildet grunnlag for andre FS-registreringer, som tildeling av studierett og registrering av ev. fritak for betaling av semesteravgift. Feil i de delene av registreringen som berører dette – så som utvekslingsprogramtype, studieprogram etc. – vil også oppdages senest i løpet av semesterstart. Uten registrering i uvekslingspersonbildet vil studenten normalt ikke ha fått nødvendig informasjon om hvordan man takker ja til tilbudet om studieplass. Dersom dette ikke gjøres, blir studenten ikke registrert i bildet Utenlandsk Person, som igjen er utgangspunkt for tildeling av brukernavn og passord, informasjonsmateriell etter ankomst osv. I sum betyr dette at det praktisk talt er umulig å tilbringe et semester som utvekslingsstudent på delstudier ved UiO uten at Utvekslingspersonbildet er riktig ved semesterets slutt.
I den grad det likevel forekommer feil, skyldes dette primært svikt i rutinene ved institutter og fakulteter. Se punkt under for informasjon om opplæringstiltak etc. For sikkerhets skyld blir imidlertid all informasjon endelig sikret før innrapportering til DBH, gjennom diverse kontrollrutiner foretatt av FS sentralt. Uregelmessigheter blir sjekket og rettet opp av opptaksansvarlig ved SOT.
Generelt
For å sikre kvaliteten på informasjon lagt inn av ansatte ved institutter og fakulteter, arrangerer SOT etter forespørsel arbeidsstuer i forbindlese med opptakene. I tillegg kan man kontakte SOT for kurs i Utvekslingsmodulen. Fakultetene og instituttene kan finne informasjon i om rutiner og prosedyrer for alle felt innen internasjonalisering av studier, inkludert detaljert informasjon om rutinene i forbindelse med bl.a. opptak og FS-registreringer på "For ansatte-sidene".