Fødselsnummerendringer

UNDER ARBEID!

 Fødselsnummer-typer i prioritert rekkefølge

1. Ekte fødselsnr ddmmyy xxxxx (eks 041185 44004). 
2. D-nummer [d+4]dmyy 0xxxx (eks 441185 01100).
3. S-nummer dd[m+5]myy 1xxxxx (eks 046185 13010). Personnummerdelen er mindre enn 70000. Disse numrene skal være unike i sektoren.
4. FS-nummer dd[m+5]myy 9xxxxx (eks 046185 90010). Personnummerdelen er fra 70000 og oppover. Denne nummerserien brukes på alle FS-institusjonene. Forskjellige personer kan ha altså ha samme FS-nummer. Det er en sperre i FS som hindrer at disse kan opprettes som studenter, men vi har noen gamle studentdata liggende fra tiden før sperren kom.

Det skal aldri* endres til en fødselsnummer-type med lavere prioritet. (Det er mulig å gjøre en slik endring i  FS200.001 Endring av fødselsnummer, så pass på!)

*Unntak fra aldri ved feil i import/eksport til SO

Endring av fødselsnummer

• Slå opp endre-fra-nummeret i Person-bildet, kontroller at det står "UHG-søknad finnes ikke"
• Åpne rutinen for fødselsnummerendring (200.001) og tast inn fra-nummer og til-nummer og helst også grunnlag for endringen
  • Som hovedregel skal det være samme fødselsdato  fra- og til-nummer, og navn  som i bestillingen
• Det er ok å kjøre med oppdatering første gang, men det skal ikke være hake i "Slå sammen eksisterende personer"

For SO-søkere ("UHG-søknad finnes"):

Ikke kjør rutinen, men

• Kontakt seksjon for opptak.
  • Med beskjed om navn, fra- og til-nummer, samt at det gjelder fødselsnummerendring for UHG.
  • SO må fikse hos seg først, eventuelt må vi vente til siste filoverføring mellom SO  og UiO er gjort for det aktuelle UHG-opptaket 

For sammenslåing av dubletter:

Dette bør kun gjøres av DIG. Da det ofte krever "alle rettigheter", og en del rader må slettes med sql. Det må også tas hensyn til integrasjoner mot andre systemer som Alma, Lånekassa, SO, Canvas, Urkund og Inspera.

Pass på at mest mulig data bevares. Ved to sett data, ta vare på det mest relevante:

• To GSK,  som oftest den eldste
• En GSK og ett studentgrunnlag, ta vare på GSK
• To ulike studentgrunnlag, sjekk hvilket studieprogrammet studenten  ska følge nå for å finne hva som er riktigst
• To søknader på samme opptak. Den ene søknaden må slettes . Pass på at alle søknadsalternativene bevares. Prioritetfeltet må muligens manipuleres for noen av alternativene. Ta kontakt med relevant medarbeider hos OPP dersom antall ønsker er større enn tillatt for opptaket
• To brukernavn. Cerebrum (BAS) skriver over brukernavn og e-postadresse hver natt med det som er satt/valgt som primærbruker, så det er ikke sikkert at det du velger å beholde blir stående (Her skal vi prøve å finne ut noe mer)
• Integrasjonen med Inspera (digitalt eksamenssystem) bruker brukernavn som nøkkel
  Dersom sensuren for et inspera-emne ikke er på plass ennå, kan det være lurt å vente for å unngå problemer dersom begge dublettene har brukernavn
• Integrasjonen til Urkund (plagiatkontroll) går via Inspera, så den slipper vi å tenke på:-)
• Integrasjonen med Canvas  bruker personløpenummer som nøkkel. Pass på å velge relevant personløpenummer ved kjøring av FS200.001
• Integrasjonen med Alma bruker personløpenummer (?) som nøkkel. Her kan det være noen interessekonflikter for de som både er fagpersoner og studenter.

Endring av fødselsnummer for personer som IKKE HAR søkt UHG-opptak

1. Slå opp endre fra-nummeret i Person/ Student, kontroller at det står ”UHG-søknad finnes ikke”. Slå opp endre til-nummeret og sjekk at det ikke finnes i FS.
2. Kontroller fødselsnummeret i Folkeregisteret:
   • Logg inn på infotorg.no med brukernavnet du fikk fra ErgoGroup (begynner med USW) og passordet du laget første gang du logget på.
   • Det kommer opp et nytt bilde. Klikk ”Min ID”. Skriv inn fødselsnummer og passord. Få kode på SMS. Tast den inn. Bekreft. Fortsett. Du kommer til et søkebilde. Skriv inn det nye fødselsnummeret + etternavn + minst ett fornavn. Klikk SØK. Sjekk at det nye personnummeret stemmer. Klikk ev. på ”historikk ” til høyre i bildet hvis du er usikker på om det er riktig person. Logg ut.
3. Knutepunktet kontakter personen dersom opplysningene denne kommer med ikke stemmer med det som er registrert i Folkeregisteret.
4. Endre i FS: Åpne 200.001. Velg enkeltperson. Skriv inn gammelt og nytt fødselsnummer. Hak av  for Oppdater database = Nei. Kjør rutine med Ctrl+R. Sjekk at du endret riktig. Endre til Oppdater database =J, og kjør rutinen på nytt.
5. Opptaksgruppen ved Miriam/Markus kjører daglig FS200.001 Endring av fødselsnummer med Utplukk Mottatte Snr på alle det er blitt søkt SNR for siden siste kjøring av rutinen, dvs. mest internasjonale søkere. Denne er egentlig "ufarlig". Hvis Miriam/Markus ikke er tilgjengelig, gjør følgende:
   a) Kjør FS200.001 Endring av fødselsnummer med Utplukk Mottatte Snr
   b) Åpne sql-programmet: Inne på i kiosk.uio.no, klikk på sql-ikonet:
   Tast inn
   Brukernavn : I0185_…
   Passord:…
   Vertsmaskin: FSPROD

   Lim inn denne sql-linjen som oppretter studenter:
   start \\platon\sta-felles\SST\Administrative_datasystemer\SQL\Person\student-oppr.sql

   Merk at det er mellomrom mellom start og \\

   Trykk Enter

   Når den er kjørt får du beskjed om hvor mange den har oppdatert. Hvis du er fornøyd skriver du følgende i sql-vinduet:
   commit;Hvis du derimot angrer skriver du:
   rollback;

6. Etter endring: Returner papirskjemaer/utskrifter til Knutepunktet ved Gøril. Før på at endringer er utført i FS.

Endring av fødselsnummer for personer som HAR søkt opptak i UHG (Samordna opptak)

1. Dersom det står ”NOM-søknad finnes”, slå opp endre til-nummeret og sjekk at det ikke finnes i FS.
2. Legg fødselsnummerendringer for NOM-søkere i posthyllen til Miriam/Markus.
3. Ved dubletter - legg saken til Michael (+ en i opptaksgruppen i SSO?). Michael gir opptak v. Miriam/Markus beskjed om hva slags type bestilling det er, slik at Miriam/Markus kan opprette bestilling hos SO. Ved neste import vil den nye fnr-endringen være synlig under fanen Fødselsnummerendringer i rutinen FS150.001. Miriam/Markus gir Michael beskjed om at de to fødselsnumrene kan slås sammen.
4. Opptak v/ Miriam/Markus bestiller fnr-endring hos SO for alle NOM-søkere.
5. Etter endring: Returner skjema til Knutepunktet ved Gøril. Skriv på at endringer er utført.