Adresseliste kreering

For at adresselisten til kreeringsseremonien skal kunne tas ut fra FS må adresseopplysningene være oppdatert i FS, det må være opprettet en innlevering, registrert en disputasdato og en kreeringsdato.

Innlevering

For at en kandidat skal komme med i rapporten MÅ følgende registreres i FS:

• Student samlebilde: Innlevering
• Innleveringsbildet - underbildet Disputas: Disputasdato
• Innleveringsbildet - underbildet Disputas: Kreeringsdato
• Innleveringsbildet - underbildet Disputas: resultat av styrets vurdering = KREERING

Det er altså ikke nødvendig å kjøre avslutningsrutinen for at kandidaten skal komme med i rapporten hvis disse verdiene er registrert.

Oppdatering av adresseopplysninger

Adresseopplysninger kan oppdateres enten av kandidaten i StudentWeb eller av saksbehandler i FS.

Kontakt og reservasjonsregisteret (KORR)

Kontakt- og reservasjonsregisteret er et register over innbyggerens kontaktinformasjon og reservasjon, og er en fellesløsning som alle offentlige virksomheter skal bruke. Registeret gir tilgang til innbyggerens digitale kontaktinformasjon. Dersom brukeren ikke ønsker digital kommunikasjon med det offentlige, må han selv aktivt reservere seg i dette registeret.

I StudentWeb:

Kandidaten kan logge seg inn og oppdatere kontaktinformasjon i Studentweb både før og etter at avslutningsrutinen er kjørt og studieretten er avsluttet.
Vær oppmerksom på at:

1. kandidatene bør motta informasjon om pålogging.
2. kandidatene kan oppdatere kontaktinformasjon når som helst på året, men Studentweb ser litt ulik ut i og utenom semesterregistreringsperioden.
3. dersom kandidaten logger seg på etter at studieretten er avsluttet, vil ikke informasjon om opplæringsdelen og ph.d.-avtalen komme opp.
4. fakulteter som ikke har tatt i bruk Studentweb enda kan også benytte studentweb til adresseoppdatering.

I StudentWeb kan kandidaten oppdatere:

• Semesteradresse
• Ekstern e-post (hvis denne ikke hentes fra KORR)
• Mobilnummer (hvis denne ikke hentes fra KORR)
• Hjemmetelefonnummer

Slik ser profilbildet i Studentweb ut:

Dersom kandidaten ikke finnes i KORR vil han eller hun selv kunne oppdatere egen kontaktinformasjonen med unntak av intern e-post.

I FS:

I student samlebilde, velg fanen Adr. Oppdater SEMESTERADRESSE og eventuelt e-postadresser. For å oppdatere telefonnummer, trykk CTRL + i og velg Rediger telefonnummer. Dersom kandidaten har en oppføring i KORR hentes ekstern e-post og mobilnummer derfra.

Kjøre rapporten

Åpne rapporten 933.001

Gjør utvalg basert på riktig stedkode og kreeringsdato og trykk Ctrl + R.

I dialogboksen som dukker opp, velg semesteradresse.

Følgende data vises i rapporten:

• Studentnr
• Kjønn
• Navn
• Disputasdato
• Kreeringsdato
• Grad/Studieprogram
• Semesteradresse (adressevalg)
• Mobiltelefonnummer
• E-postadresse, intern
• E-postadresse, ekstern

Vær oppmerksom på at vis-valget e-post vil i utgangspunktet vise både intern og ekstern e-postadresse (kommaseparert). Dersom du trykker en gang til i avhakningsfeltet, vil du kun se intern adresse.

For å eksportere rapporten til Excel, høyreklikk på rapporten og velg Lagre som... I dialogboksen som dukker opp, under fanen Datafil, pass på at det er haket av for en Excel-versjon og for kolonneheading. Trykk Ok. Lagre den et sted du vil finne den igjen.

Dobbeltsjekk at alle kandidater er kommet med og at all informasjon er riktig.

SSA tar ut rapporten etter egne frister i forkant av hver kreering.