Doktorgradssøknad samlebilde
Søk først opp personen for å kontrollere at det ikke lages dobbeltoppføringer. Det er mulig å registrere flere søknader for samme kandidat, men FS vil normalt ikke opprette en kandidat fra søknadsbilde til Student samlebildet mer enn én gang. En eventuell studierett nummer 2 må derfor opprettes direkte i Student samlebilde. En kandidat skal kun stå med én aktiv ph.d.-studierett, ugyldige studieretter skal avsluttes eller slettes.
Registrere person/søker
- Fnr: Sett bildet i registreringsmodus og trykk ctrl+N. Skriv inn fødsels- og personnummer for søkeren. Dersom personen alt finnes i FS, vil en del opplysninger nå dukke opp i flere av de andre feltene. Dette vil vanligvis være navn, statsborgerskap, morsmål, målform, hjemstedsadresse og GSK/studentgrunnlag. Dersom det mangler opplysninger om statsborgerskap, MÅ dette feltet fylles ut. Dersom ingen slike opplysninger dukker opp, må du få opprettet personen i FS.
- Navn: Etternavn, Fornavn. Navnet skal vanligvis komme opp av seg selv når du har skrevet inn personnummeret.
- År-termin: Startterminen skal være det året/terminen avtalen løper fra. Avtalen skal løpe fra samme dato som finansieringen. VÅR = perioden 01.01. til 30.06. HØST = perioden 01.07. til 31.12. Eksempel: Startterminen settes til 2024 VÅR dersom doktorgradsavtalen trer i kraft 2. februar 2024.
- Studieprogram: Her registrerer du studieprogrammet søkeren skal ha opptak ved.
- Søknadnr: Her skal det vanligvis stå 1, men Søknadnr gir mulighet for å registrere at samme søker leverer flere søknader på samme studieprogram og innenfor samme år/termin ved at søknadene får løpenummer. Merk: Personen skal normalt ikke overføres mer enn én gang til Student samlebilde.
- Journalnr: Saksnummer fra arkivet
- Statsb: Dersom ikke statsborgerskapet kommer opp av seg selv, skal det legges inn her. Dette gjelder også norske søkere.
- Sted: Stedkode for opptakssted.
- Grad: Her registreres planlagt grad.
- Samarb. avtale: EV - Samarbeidsavtale, egen inst. vitnemålsgivende N – Ikke samarbeidsavtale Det skal foreligge samarbeidsavtale dersom søkeren skal ha arbeidsplass, finansiering eller veiledning fra ekstern institusjon. Dersom samarbeidsinstitusjonen er gradgivende, skal det ikke registreres grad og reglement.
- Samarb. sted: Stedkode for samarbeidende institusjon. For å søke opp en institusjon, stå i feltet og trykk CTRL+T. Da skal du få opp et vindu som heter 'Søk institusjoner'. Her kan du søke på hele eller deler av institusjonens navn. Dersom institusjonen mangler i tabellen, meldes dette inn, sammen med lenken til institusjonens hjemmeside, for fshjelp@admin.uio.no slik at listen kan oppdateres.
- Arbeidstittel: Her registreres kandidatens arbeidstittel, denne vil bli liggende under fanen 'SOppgave' i Student samlebilde.
- Reglement: Her legges det inn informasjon om hvilket doktorgradsreglement søkeren blir tatt opp under.
- Status Kvalifisert: Må settes til J for å få opprettet kandidat.
- Tilbudsstatus: Må settes til I (Nytt tilbud (innvilget opptak)) for å få opprettet kandidat.
- Svar tilbud: Må settes til J for å få opprettet kandidat.
- Avslagsårsak: Skal fylles ut dersom søkeren får avslag.
- Stip.stilling:J/N J = kandidaten tilsatt i stipendiatstilling (finansieringstype = ARBSTIP, BEDSTIP, EUSTIP, NFRSTIP, OFFSTIP, ORGSTIP og UNIVSTIP) OG hvor UiO har vært arbeidsgiver (det vil si betalt ut lønnen til kandidaten) Eks.: kandidaten har et NFR-stipend, men det er allikevel UiO som er arbeidsgiver. N = alle andre personer som er tatt opp på programmet uavhengig av finansiering. Vi setter også N på dem som har NUFU, NORAD- eller NORPART-finansiering og på dem som skal ta en dr.philos.-grad.
- Dato: Mottatt: Dato for når søknaden er mottatt ved institusjonen. Vedtak: Dato for vedtak om opptak eller avslag. Svarfrist: Dato for svarfrist dersom det opereres med dette. Start: Startdato for doktorgradsavtalen. Denne datoen vil bli overført til Student samlebilde som startdato for studieretten. Denne datoen skal være lik datoen for finansieringsstart dersom søkeren har finansiering. Merk: Dersom man setter en startdato for finansiering som er tidligere enn startdato i dette feltet, vil FS overstyre og sette startdato for studierett i Student samlebilde til den tidligst registrerte datoen for finansiering. Slutt: Dato for avtaleperiodens slutt. Avtaleperioden skal normalt tilsvare 3 år med 100 % progresjon. Avtaleperioden kan utvides, men da må studieprogresjonen reduseres tilsvarende. Eksempelvis kan man ha en avtaleperiode som strekker seg over 4 år med 75 % progresjon og 6 år med 50 % progresjon. Nedsatt studieprogresjon registreres i Student samlebilde, under fanen Tidskonto. Sluttdatoen vil bli overført til Student samlebildet som 'Slutt oppr.' (opprinnelig sluttdato) for studieretten. OBS! Vær oppmerksom på at dersom avtaleperioden settes til 4 år, vil det automatisk opprettes arbeidsplikt i Student samlebilde under fanen 'Tidskonto'.
- Forventet studierettstatus: Her skal det normalt stå ORDOPPTAK (ordinært opptak), men andre studierettstatuser kan også legges inn, for eksempel KVOTEPROG, NORAD eller FELLESGRAD.
- GSK/studentgrunnlag: Dersom det ligger en GSK-vurdering knyttet til denne personen, vil det automatisk dukke opp informasjon i noen av disse feltene når personnummeret er ført inn. Hvis det ikke dukker opp noe her, ta kontakt med Studieavdelingen.
- Merknad: Her kan det noteres merknader som er av viktighet for søknadsbehandlingen.
Registrere grunnutdanning
Dersom søkeren har utdanning fra UiO, kan opplysningene hentes ved å trykke på den grå knappen "Beregn grunnlag fra høyeste kvalifikasjon." Dersom søkeren har utdanning fra en annen institusjon, må alle feltene fylles ut manuelt.
- Grad: Legg inn graden som danner grunnlag for opptak, denne vil normalt være på masternivå. Graden velges fra underliggende tabell. OBS! Koden 'Annen grad' skal ikke benyttes. Dersom den aktuelle graden mangler i tabellen, meldes dette inn til fshjelp@admin.uio.no slik at listen kan oppdateres.
- Sted: Stedkoden for utdanningsinstitusjonen. For å søke opp en institusjon, stå i feltet 'Sted' og trykk CTRL + T. Da skal du få opp et søkevindu som heter 'Søk institusjoner'. Her kan du søke på hele eller deler av institusjonens navn. Dersom utdanningsinstitusjonen mangler i tabellen, meldes dette inn til fshjelp@admin.uio.no slik at listen kan oppdateres.
- NUSkode: Legg til nuskoden for opptaksgrunnlagets fagområde. Den kommer automatisk dersom søkeren har opptaksgrunnlaget fra UiO, ellers må koden søkes fram i NUSkodegeneratoren via den grå knappen til høyre for kodefeltet.
- Kvalifisert: J/N. Dette feltet må settes til J for å få opprettet kandidat i Student samlebildet.
Registrere finansiering
For hver forekomst av 'Arbeid' kan det bare registreres én finansieringskilde. Hvis søkeren har flere finansieringsforhold, kan det opprettes flere rader for arbeidsforhold med angitt periode, og med nye verdier for arbeidsgiver og arbeidsplass.
- Nr: Løpenummer, nummereres fortløpende. Dette feltet gjør at du kan registrere mer enn én finansieringskilde per kandidat.
- Periode: Finansieringskilden skal samsvare med avtaleperioden. Startdato for finansiering skal være lik startdato for doktorgradsavtalen. Samme dato skal altså legges inn her som i feltet 'Start' over. Dersom man setter en dato for finansiering som er tidligere enn avtalestart, vil FS overstyre og sette startdato for studierett i Student samlebilde til den tidligst registrerte datoen under finansiering.
- Arbeidsgiver: Arbeidsgiver skal være den som betaler ut lønn og som har arbeidsgiveransvar for kandidaten. For å søke opp en institusjon, stå i feltet og trykk CTRL + T. Da skal du få opp et søkevindu som heter 'Søk institusjoner'. Dersom institusjonen mangler i tabellen, meldes dette inn, sammen med lenken til institusjonens hjemmeside, for fshjelp@admin.uio.no slik at listen kan oppdateres.OBS! Arbeidsgiver skal ikke registreres for NUFU-, NORAD- og NORPART-finansierte kandidater, eller kandidater med utenlandsk statsstipend.
- Arbeidsplass: Her registreres institusjonen som tilbyr arbeidsplass. For å søke opp en institusjon, stå i feltet og trykk CTRL + T. Da skal du få opp et søkevindu som heter 'Søk institusjoner'. Dersom institusjonen mangler i tabellen, meldes dette inn, sammen med lenken til institusjonens hjemmeside, for fshjelp@admin.uio.no slik at listen kan oppdateres.
- Finansieringskilde: Her registreres kandidatens finansieringskilde, altså hvor pengene kommer fra. Dersom spesielt Forskningsrådet skal finansiere doktorgraden, er det svært viktig at dette registreres her. Hovedfinansieringen rapporteres til DBH i tre kategorier: (1) kandidater med UiO som finanskilde, (2) kandidater med finansieringstype NFRSTIP og (3) andre kandidater. For å søke opp en institusjon, stå i feltet og trykk CTRL + T. Da skal du få opp et søkevindu som heter 'Søk institusjoner'. Dersom institusjonen mangler i tabellen, meldes dette inn, sammen med lenken til institusjonens hjemmeside, for fshjelp@admin.uio.no slik at listen kan oppdateres.
- Finansieringstype:
- ARBENG – lønn i engasjementstilling (ikke stipend), for eksempel midlertidig forskerstilling.
- ARBFAST – lønn i fast stilling (ikke stipend eller engasjement), for eksempel med frikjøp for å ta en ph.d.
- ARBSTIP – stipend fra arbeidsgiver (ikke UiO/NFR), , for eksempel stipendiatstilling hos Nasjonalbiblioteket eller i instituttsektoren.
- BEDSTIP – stipend fra bedrift (som ikke er arbeidsgiver), for eksempel legemiddelselskap eller konsulentfirma.
- EGEN – egenfinansiert (kode 8410). Skal normalt ikke brukes.
- EUSTIP – stipend fra europeiske (EU-)stipendprogram (kode 11220030), for eksempel ERC, MSCA.
- INTSTIP – stipend fra andre internasjonale program, for eksempel Fulbright.
- NFR-NÆR - Nærings-ph.d. Kan ikke kombineres med NFR som Finanskilde. Registrer arbeidsgiveren (den eksterne samarbeidspartneren) på de tre feltene Arbeidsgiver, Arbeidsplass og Finanskilde og velg Finansieringstype NFR-NÆR.
- NFR-OFF - Offentlig sektor-ph.d. Kan ikke kombineres med NFR som Finanskilde. Registrer arbeidsgiveren (den eksterne samarbeidspartneren) på de tre feltene Arbeidsgiver, Arbeidsplass og Finanskilde og velg Finansieringstype NFR-OFF.
- NFRSTIP – stipend fra Norges forskningsråd (kode 5901).
- OFFSTIP – stipend fra offentlig forvaltningsorgan, for eksempel NOKUT, Helse Sør-Øst RHF eller Meteorologisk institutt.
- ORGSTIP – stipend fra ekstern organisasjon, for eksempel Kreftforeningen eller Norsk folkehjelp, men ikke ansatt hos organisasjonen.
- SLEGE – lege i sykehusstilling, frikjøpt til arbeid med ph.d.
- UNIVSTIP – universitetsstipend. Kandidaten er ansatt ved UiO og finansiert av KD-midler (basis).
- UTDSTIP – utdanningsstipend. For kandidater som ikke skal ha arbeidsgiver, for eksempel som finansieres av NUFU (kode 5253), NORAD (5927), NORPART (20371) eller mottar statsstipend fra Kina, Pakistan, Brasil e.l.
- Hovedfinansieringskilde: J/N. Her angis i utgangspunktet om finansieringskilden er hovedinntekten i gjennomføringen av studiet. Kun én av finansieringskildene kan defineres som hovedfinansieringskilde og bare den som er definert som hovedfinansieringskilde vil opptre i oversiktene som rapporteres inn til DBH.
Trenger du hjelp til å velge riktig finansieringstype?
Registrere veileder
Hvis søkeren har flere veiledere, kan det opprettes flere rader.
- Løpenr: Nummereres fortløpende. Dette feltet gjør at du kan registrere mer enn én veileder per kandidat.
- Periode: Denne skal normalt samsvare med periode for studierett og finansiering.
- Veilederkategori: Dette feltet skal settes til HOVEDVEIL eller MEDVEIL
- Internstatus: INTERN eller EKSTERN. Dersom veilederen er intern skal kun feltet for personnummer fylles ut. Dersom veilederen settes til ekstern, vil feltene under Veileder ekstern være registrerbare.
- Intern veileder: ansatt ved UiO
- Ekstern veileder: ansatt ved ekstern institusjon
- Merknad: Her kan du notere merknader til veiledningsforholdet.
- Veileder intern: Her skrives fødselsnummeret til den interne veilederen. Dersom du får feilmelding når du prøver å lagre, kan det være at personen ikke er registrert som fagperson. Da må personen opprettes i FS.
- Veileder ekstern: Etternavn, Fornavn, kjønn og fødselsdato
- Sted: Her kan institusjonen denne veilederen tilhører, registreres. For å søke opp en institusjon, stå i feltet og trykk CTRL + T. Da skal du få opp et søkevindu som heter 'Søk institusjoner'. Dersom institusjonen mangler i tabellen, meldes dette inn, sammen med lenken til institusjonens hjemmeside, til fshjelp@admin.uio.no slik at listen kan oppdateres.
- Stilling: Her kan stilling registreres.
- Adresse: Her kan man skrive inn kontaktinformasjonen man har på veilederen. Som minimum bør institusjonen denne personen tilhører, registreres.
Opprette ph.d.-kandidat fra drgradssøknad samlebilde
Trykk på knappen 'Opprett kandidat'. Nå vil det komme spørsmål om rutinen skal kjøres med eller uten oppdatering. Kjør den først uten oppdatering, deretter med. Trykk på knappen 'Studieprogramstudent' for å komme til Student samlebilde.
Kontroller opplysninger eller opprette ph.d.-kandidat rett i student samlebilde
Registrer, og kontroller, ny ph.d.-kandidat i student samlebilde