Det er opptil hvert enkelt fakultet å bestemme om man vil bruke Søknadsweb til å saksbehandle opptak til ph.d.-programmet sitt. Det medisinske fakultet bruker en fullskala-modell hvor FS er koblet til arkiv ved bruk av robot. Dette anbefales dersom man skal saksbehandle mange søknader med ekstern finansiering. HF tester ut en lavskala-modell hvor søknad via Søknadsweb brukes for de som får tilbud om stipendiatstilling og ikke trenger levere ytterligere dokumentasjon i forbindelse med saksbehandling av opptak til programmet.
Veiledningene for lokalopptak som er felles for alle opptak som bruker Søknadsweb og søknad samlebilde i FS, ligger til grunn for de kortere veiledningene som er laget ut fra særskilte behov for ph.d.-opptakene.
Etter fullført opptak og etter at man har tildelt studierett på ph.d.-program, bør man alltid gå igjennom og kontrollere dataene i Student samlebilde.