Sjekkliste saksbehandling i Søknad samlebilde i FS
- Søker oppretter selv sin egen søknad i Søknadsweb (Se her for unntaksbehandling).
- Du slår opp opptaket PHD-xx og årstall og semester for å lete fram søkere til behandling.
- Du haker deretter av på riktig grunnlag for søkeren, typisk STP - stipendiatstilling for denne typen opptak.
- Når du deretter trykker på fanen Profil, vil du ha mulighet til å legge inn J eller N for om kravet, eller kravene, for å gi opptak er oppfylt. Du kan også lette til en liten merknad.
- Trykk deretter på Fullfør-knappen for å beregne om søker er kvalifisert eller ikke.
- Du kan deretter legge inn I - for innvilget tilbud på kvalifiserte søkere som skal få opptak. Dersom du ikke skal vente på at søker selv skal takke ja, via Søknadsweb, legger du også til en J i Tilbud svar. Det er kun søkere med I for innvilget tilbud og Ja-svar som du kan opprette studierett på.
- Dersom søkere ikke er kvalifisert legger du inn AV for avslag. IT - ikke tilbud, brukes normalt kun på søkere som er kvalifisert, men ikke har nådd opp i konkurransen om plassene.
- Til slutt oppretter du studierett for aktuelle kandidater. Merk spesielt at det greieste for ph.d.-kandidater som regel er å opprette dem enkeltvis, ellers kan du opprette studierett for kandidater som har felles finansieringsstart/tilsettingsstart og dermed skal ha lik studiestartsdato.
Når du har opprettet studierett på kandidaten, så må du etterregistrere informasjon som ikke kommer med fra Søknad samlebilde i Student samlebilde.
- Mer om saksbehandling i Søknad samlebilde
- Mer om tilbud og svar i Søknad samlebilde
- Mer om oppretting av studierett
Etterregistreringer i Student samlebilde
Fordelen med å bruke Søknadsweb, også på ph.d.-nivå, er at søkere selv registrere sine egne personopplysninger og at du slipper å opprette personer via nettskjema, siden de saksbehandles for studentgrunnlag i forbindelse med søknadsprosessen. Ulempen er at det er endel felter som du kan registrere data på i doktorgradssøknad samlebilde, som du nå må registrere rett i Student samlebilde.
Student samlebilde hele
- du må legge inn sluttdato i Slutt oppr-be. Denne skal normal være 3 år etter studierettstartdato og være i samsvar med sluttdato for veiledningsforholdet/doktorgradsavtalen. Dersom vedkomne har arbeidsplikt på 25% legges denne i tidskonto etterpå, slik at endelig sluttdato beregnes.
- Juster eventuelt stedtilknytningen til kandidaten så hen havner på riktig institutt/faggruppe
- Sett doktorgradsreglementet til PHD 10
Underfaner som må registreres med data:
- Finansiering
- Grunnutdanning (graden som lå til grunn for tilbud om opptak/stilling)
- Veileder
- SOppg (kommer automatisk ved oppretting, legg inn arbeidstittel)
- Fag (vi har ønsket oss å slutte med dette, til behandling pr. okt 2021)
- Tidskonto (kun hvis arbeidsplikt)
- Samarbeidsavtale (kun hvis samarbeidsavtale med annen virksomhet)
Se fullstendig veiledning for hvordan data registreres i de forskjellige fanene.