Arbeidsfordeling
- Økonomimedarbeidere ved enhetene håndterer alle sine EVU-kursfakturaer og registrer dem i økonomisystemet DFØ Unit4. På denne måten blir det enhetlig praksis for fakturering mellom kursdeltakerne som betaler selv og de som får kursavgiften betalt av arbeidsgiver o.l.
- Kursdeltakere som skal betale semesteravgift gjør det selv på vanlig måte via Studentweb. Seksjon for digitale tjenester (DIG) har ikke anbefaling for hvordan semesteravgift, i de tilfeller et kurs ikke er registrert fritatt for semesteravgift, skal faktureres for kursdeltakere som skal få den betalt av arbeidsgiver o.l.
- Dersom studentene på et viderutdanningsemne skal semesterregistres i FS manuelt, meld fra på e-post til lokalopptak@admin.uio.no. Inkludér kurskode. Er det etter den vanlig fristen for betaling av semesteravgift, 1. februar for vårsemesteret/ 1. september for høstsemesteret, og studentene skal betale semesteravgift, skriv "semesteravgift" i subject-feltet. For kurs der det er gitt fritak for semesteravgift, skriv "registrering" i subject-feltet.
Begrunnelse for arbeidsfordelingen
UiO trenger en enhetlig praksis for fakturering av etter- og videreutdanningstilbud (EVU-tilbud) mellom kursdeltakerne som betaler kursavgiften selv og de som får den betalt av arbeidsgiver o.l. Seksjon for digitale tjenester (DIG) undersøkte i mars 2022 og fant at FS ikke er egnet til fakturaproduksjon for fakultetenes kursavgift da FS ikke støtter utsending av faktura via elektronisk handelsformat (EHF). I mange tilfeller vil betaleren være et offentlig foretak, og offentlige foretak er pålagt å betale fakturaer via EHF.
Bakgrunn for arbeidsfordelingen
Studieavdelingen (SADM) undersøkte i 2021 om modulen Etterutdanning (EVU) i Felles studentsystem (FS) og den tilhørende søknadsapplikasjonen EVUweb kunne bidra til å forenkle rutinene rundt opptak til etter- og videreutdanningstilbud (EVU-tilbud). Konklusjonen var positiv, og SADM informerte fakultetene i FS Nyhetsbrev 1 i 2022: Utvider bruken av EVUweb.
Undersøkelsen tok imidlertid ikke for seg om fakturering skulle eller kunne foregå via FS og EVUweb. Rapporten konkluderte med behov for en fase 2 og 3 for å finne ut om FS var egnet for fakturering av EVU-kursavgift. Se evalueringsrapporten Innføring av EVUweb ved UiO side 7-9.
SADM bruker FS til å opprette fakturaer til studenter, f.eks. semesteravgiftsfakturaer. Studenten logger selv på Studentweb og henter ut fakturaopplysningene, inkludert KID-nummer.
Ved EVU-tilbud er det imidlertid ofte arbeidsgiver eller andre enn kursdeltaker på EVU som skal betale kursavgiften. Da er det ofte ikke tilstrekkelig for den som skal betale at kursdeltakeren har hentet ut fakturen i EVUweb eller Studentweb. I mange tilfeller vil betaleren være et offentlig foretak. Offentlige foretak er pålagt å betale fakturaer via EHF. En helhetlig faktureringsløsning er dermed avhengig av EHF, og FS viste seg således ikke egnet.
Regler for salg til virksomheter
Spørsmål om regler for deltageravgift? Skriv til regelverkslisten i SADM.