Avdeling for studieadministrasjon ved UiO har vurdert UiOs behandlingsgrunnlaget for resultatutveksling. Vi har først sett på personvernforordningens artikkel 6 og ser at resultatutveksling kan falle inn under pkt. 1 e ) "behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt". Når artikkel 6, pkt. 1 e) er behandlingsgrunnlag, må behandlingen i tillegg også ha hjemmel i lov eller forskrift. Her ser vi at universitets og høgskolelovens § 4-15 om innhenting og behandling av personopplysninger i studieadministrative systemer gir oss slik hjemmel i første og andre ledd:
(1) Utdanningsinstitusjonen kan behandle personopplysninger om en søker, student eller doktorgradskandidat når formålet med behandlingen er å ivareta den registrertes rettigheter, eller å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.
(2) Utdanningsinstitusjonen kan behandle opplysninger om navn, fødselsnummer, midlertidig fødselsnummer, D-nummer og karakterer fra videregående opplæring og universiteter og høyskoler hentet fra offentlige myndigheter, offentlige systemer for vitnemål, statlige, fylkeskommunale og private utdanningsinstitusjoner når dette er nødvendig for å oppfylle formålet som er nevnt i første ledd. Innhenting av opplysningene kan skje elektronisk.
Vi har vurdert det slik at uhl 4-15 både dekker behandling av personopplysninger i søknader vi har fått direkte fra søker eller studenter selv via f.eks. Søknadsweb eller via eksempelvis
papirsøknad om innpassing av norsk utdanning, men også resultatinnhenting fra andre institusjoner via FS-funksjonalitet direkte mellom de ulike institusjonene for søkere og studenter som har søkt UiO om noe der (sikker) dokumentasjon på eksterne resultater er et ledd av saksbehandlingen.
Konklusjon: Vi vurderer at UiO har lovlig grunnlag for å innhente og behandle norske resultater fra andre institusjoner uten samtykke fra søker eller student.