1. Forberedelser
Før du starter med FS-rutinene som er knyttet til selve undervisningsopptaket kan du gjøre noen forberedelser, slik at det blir enklere å finne ut om de undervisningspåmeldte studentene til NORINT-emnene er kvalifiserte til å ta emnene eller ikke. Emnene NORINT0120, NORINT0130, NORINT0141 og NORINT0142 har forkunnskapskrav. For å få undervisningsopptak til disse emnene kreves det at studentene har bestått emnet som utgjør forkunnskapskravet med karakteren D eller bedre på både skriftlig og muntlig eksamensdel. Karakterkravet med D eller bedre på begge eksamensdelene sjekkes ikke automatisk i FS, men må kontrolleres manuelt. En del av studentene som har tatt emnet som utgjør forkunnskapskravet, tar dette emnet foregående semester. Det kan derfor være tidsbesparende å få oversikt over resultatene for forkunnskapsemnene (med begge eksamensdelene) for det foregående semesteret (og eventuelt også for to semestre tilbake i tid). Dette gjør du på følgende måte:
- Hent rapport FS568.001 Resultatliste (modul Vurdering> Rapporter> Resultatlister> FS568.001) for forrige semester (og ev. lenger tilbake om ønskelig) for både ordinær og utsatt eksamen for følgende emner:
- NORINT0110 (som er forkunnskapskrav for NORINT0120)
- NORINT0120 (som er forkunnskapskrav for NORINT0130)
- NORINT0130 (som er forkunnskapskrav for NORINT0141 og NORINT0142)
- Velg følgende utplukk i rapporten, se eksempel i bildet under. I eksempelet er det en sjekk for emnene som har NORINT0110 som forkunnskapskrav for undervisningsopptaket som kjøres høsten 2017.
Det er viktig å hake av for 'Kolonnevis presentasjon av deler' for at begge delkarakterene vises i rapporten. Når du har hentet fram rapporten, kan du enten skrive den ut eller eksportere den til over til Excel og jobbe videre med den der. Dersom du eksporterer til Excel, husk å slette Excel-filen så snart du er ferdig å jobbe med den, siden man ikke skal lagre lister med personopplysninger utenfor FS over lenger tid.
Formålet med å hente fram denne rapporten er å finne fram til og skille ut hvilke studenter som oppfyller forkunnskapskravet med karakterkrav og hvilke studenter som ikke gjør det.
Hvis du skriver ut rapporten kan du gå gjennom lista og markere de tilfellene der studenten enten har strøket eller karakterene er for dårlige for å fortsette videre, se røde rammer i bildet over der en student har samlet karakter D, men har E på del 2 og vil dermed ikke være kvalifisert, samt to studenter har strøket på del 1 og dermed har fått resultat ikke bestått.
Hvis du eksporterer rapporten til Excel:
- Fjern overflødige kolonner, men pass på at du i tillegg til navn og studentnummer bevarer kolonnene 'karakter' (som er samlet karakter), 'karakter_del1' (karakter på skriftlig eksamen) og 'karakter_del2' (karakter på muntlig eksamen) og 'vurdresstatnavn' (som viser om karakteren er bestått eller ikke-bestått).
- Filtrer rapporten på kolonne 'vurdresstatnavn' og velg Ikke-bestått, Ikke møtt og Legeattest og marker disse radene med en passende farge. Ta bort filteret fra denne kolonnen.
- Filtrer deretter rapporten på kolonne 'karakter_del1' og velg E og marker radene med den samme fargen.
- Filtrer til slutt rapporten på kolonne 'karakter_del2' og velg E og marker radene med den samme fargen.
- Du har nå funnet fram til og markert de studentene som enten ikke har bestått eller har for dårlig karakter.
2. Rutiner for undervisningsopptaket
Noen tips før du starter:
- Alle FS-rutinene som benyttes i forbindelse med undervisningsopptaket finner du i FS-modulen Undervisning> Rutiner
- Rutinene bør kjøres for ett og ett emne, siden dette utplukket gir best oversikt.
- Rutinene skal kjøres i den rekkefølgen de er ført opp.
2.1 Tildeling av rangeringspoeng
Rutinen som tildeler rangeringspoeng sørger for at de undervisningspåmeldte studentene tildeles poeng i samsvar med rangeringslista/prioriteringslista for NORINT. Poengtildelingsrutinen sørger for at de studentene som har krav på norskkurs får 2000 poeng, de studentene som kan få plass hvis det er ledig kapasitet får 1000 poeng, mens de studentene som ikke har krav på plass på norskkurs får 0 poeng. Se mer om rangeringspoengene nederst på følgende nettside (om poengtype NORINT1).
Kjør rutinen FS460.001 Poengtildeling - und.påmeldte slik at studentene får tildelt de poengene de skal ha. Husk å kjøre den med oppdatering.
Vær oppmerksom på at noen studenter kan få mer enn 2000 poeng. Dersom en student passer inn i flere av kategoriene i rangeringslista, får han/hun summert poengene fra begge/alle kategoriene.
2.2 Registrere om undervisningspåmeldte studenter er kvalifiserte eller ikke
For å beregne om de studentene som har meldt seg til undervisning er kvalifiserte eller ikke, starter du med å kjøre rutine FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.påmeldte. Denne rutinen sjekker tre ting for hver av studentene som er oppmeldt til emnet:
- om studenten tilhører et studieprogram som er knyttet til emnet i FS.
- om studieretten til studenten er gyldig for det tidsrommet undervisningsmeldingen gjelder
- om studenten oppfyller de faglige forkunnskapskravene (dersom emnet har forkunnskapskrav) som er registrert for emnet i FS (se Emne samlebilde under fanen 'Fork.krav'). Rutinen sjekker at studenten har bestått emnet/emnene som utgjør forkunnskapskravet, men tar ikke hensyn til karakterkrav. Og rutinen kan kun sjekke forkunnskapsemner som er avlagt ved UiO. Studenter som eventuelt har bestått forkunnskapskravene ved andre institusjoner må manuelt registreres som kvalifiserte. Se mer om det i punkt 2.2.2 under.
Alle de tre kriteriene nevnt ovenfor må være oppfylt for at studenten skal bli registrert som kvalifisert av rutinen FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.påmeldte. Studenter som beregnes som kvalifiserte vises med >J i kolonnen 'Kval', mens studentene som ikke beregnes som kvalifiserte vises med >N i denne kolonnen, se bilde under.
Noen av NORINT-emnene har forkunnskapskrav med karakterkrav, som ikke kan sjekkes automatisk i FS. Beregning av om de undervisningsmeldte studentene er kvalifiserte til å ta emnet eller ikke avhenger derfor av om emnet har forkunnskapskrav eller ikke. Se de to neste punktene for framgangsmåte for emnene uten og med forkunnskapskrav.
2.2.1 Emnene NORINT0110, NORINT0114 og NORINT0190 - uten forkunnskapskrav
For emnene NORINT0110, NORINT0114 og NORINT0190 som ikke har forkunnskapskrav, vil de fleste av studentene som er oppmeldt bli beregnet som kvalifiserte, så fremt de har en studierett som er gyldig for det semesteret du kjører beregningen/undervisningsopptaket for og det programmet de går på er tilknyttet dette emnet i FS.
Kjør rutine FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.påmeldte for det aktuelle emnet og semesteret. Husk å kjøre den med oppdatering.
De studentene som beregnes som ikke-kvalifiserte for NORINT0110, NORINT0114 og NORINT0190 trenger ikke å kontrolleres nærmere. Dette vil primært være studenter som meldte seg til undervisning på et tidspunkt hvor de hadde en gyldig studierett, men der studieretten gikk ut kort tid etter, slik at de ikke har gyldig studierett for det aktuelle semesteret.
2.2.2 For emnene NORINT0120, NORINT0130, NORINT0141 og NORINT0142 - med forkunnskapskrav
For disse emnene er forkunnskapskravene registrert i FS, dvs. det er registrert hvilke emner ved UiO som studentene må ha bestått for å kunne få opptak til emnet. Men i tillegg er det karakterkrav for emnene som utgjør forkunnskapskravene, og den delen av forkunnskapskravet må sjekkes manuelt.
For å beregne om studentene er kvalifiserte eller ikke kjør rutinen FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.påmeldte for det aktuelle emnet og semesteret. Husk å kjøre den med oppdatering. Da vil de studentene som har bestått et av emnene som er registrert som forkunnskapskrav (og som har en gyldig/aktiv studierett tilknyttet emnet) bli beregnet som kvalifiserte, og det blir registrert J i feltet 'Kvalifisert' i undervisningsmeldingen til studenten. Se den røde rammen i bildet under.
Dette feltet vises også i Undervisningsenhet samlebilde i fanen 'Und.melding' på hver av studentene, som du kan se i bildet under, der to av studentene har blitt beregnet som kvalifiserte (det er registrert J i feltet KV) og to studenter har blitt registrert som ikke kvalifiserte (det er registrert N i feltet KV).
For studentene som blir registrert som kvalifisert: Sjekk om karakterkravet er bestått. Dette sjekker du mot lista du har lagd/tatt utskrift av for emnet som utgjør forkunnskapskravet, se punktet om forberedelser øverst på denne nettsiden. Hvis du ikke finner studenten på lista med resultat for forkunnskapskrav for forrige semester (og eventuelt tidligere hvis du tar ut rapporter for dette), kan studentene ha tatt emnet tidligere eller f.eks. tatt et sommerskoleemne. Slå opp studenten i Student samlebilde og sjekk hvilke karakterer studenten har fått på eksamensdelene.
Endre til kvalifisert N i de tilfellene der studentene ikke har fått minimum D på begge deleksamenene i forkunnskapsemne. Du kan endre dette ved å klikke i feltet KV i undervisningsenheten under fanen Und.melding for den aktuelle studenten, se bildet under.
Du endrer deretter fra J til N og lagrer. Dermed er studenten registrert som ikke kvalifisert.
For studentene som ikke blir kvalifisert: Endre fra N til J i feltet KV i de tilfellene der studentene skal få tilgang til det aktuelle emnet på bakgrunn av plasseringstesten, fordi de har dekket forkunnskapskravene fra andre institusjoner eller dersom det eventuelt er andre studenter som skal få ta emnet. Du endrer ved å klikke i feltet KV i undervisningsenheten under fanen Und.melding for den aktuelle studenten, og endre fra N til J. Dermed er studenten registrert som kvalifisert.
Når du har gjort alle manuelle endringene som skal gjøres, er det oppdatert hvilke studenter som er kvalifiserte og hvilke som ikke er kvalifiserte til å ta emnet. Vær oppmerksom på at du ikke kan kjøre rutine FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.påmeldte på nytt etter at de manuelle endringene er gjort, siden rutinen vil overskrive de endringene som blir gjort manuelt.
2.3 Studentgrupper der man må gjøre noen manuelle registreringer
Når du har kjørt rutinene for beregning av kvalifisert og tildeling av rangeringspoeng kan du registrere de unntakstilfellene for enkeltstudenter som eventuelt skal få plass men der dette ikke kan gjøres automatisk i FS. Dette gjelder blant annet akademiske flyktninger (inkludert Students at Risk), kvotestudenter (og phd-kandidater med studierettsstatus KVOTEPROG). tatt opp før 2017. For begge disse gruppene av studenter sender Anne en oversikt til studiekonsulenten for NORINT med hvilke studenter dette gjelder før undervisningsopptaksdagen. Gå gjennom disse studentene og gjør følgende:
- Slå opp studenten i bildet Undervisningsmelding og finn fram til riktig NORINT-emne. Sjekk at studenten har blitt registrert som kvalifisert da du kjørte rutinen for å beregne kvalifisert, se bilde lenger opp på nettsiden.
- Disse studentgruppene får ikke automatisk tildelt de rangeringspoengene de skal ha, og poengene må derfor registreres manuelt:
- Akademiske flyktninger, inkludert Students at Risk er blant de studentene som skal få plass på norskkursene og de må derfor tildeles 2000 poeng.
- Kvotestudentene og phd-kandidatene med studierettsstatus KVOTEPROG tilhører den gruppa som kan få undervisningsopptak på emnene dersom det er plass, og de skal derfor tildeles 1000 poeng.
- Masterstudenter som er registrert med "feil" studentgrunnlag. Dette er studenter som tidligere har vært innreisende utvekslingsstudenter og som fremdeles er registrert med studentgrunnlag for dette. Poengalgoritmen for NORINT vil derfor ikke tildele dem tilstrekkelig poeng. De skal tildeles 1000 poeng.
- Skriv inn riktig poengsum i feltet Poeng i nedre del av bildet Undervisningsmelding for den aktuelle studenten og for det aktuelle emnet. Se bilde under med eksempel på hvordan man skal endre poengsummen for en student, i dette tilfellet en kvotestudent som får 1000 poeng.
Husk å lagre. Dermed har studenten fått riktig antall rangeringspoeng. Disse vil tas med i beregningen når du kjører rutinen for undervisningsopptak.
OBS: Det er viktig at disse manuelle registreringen av rangeringspoeng gjøres etter at du har kjørt rutinen for poengtildeling. Hvis ikke vil rutinen overskrive de poengene du har registrert manuelt.
2.4. Undervisningsopptak
Før du skal kjøre rutinen for selve undervisningsopptaket må du sjekke at riktig kapasitet for emnet er lagt inn i feltet 'Tilbud skal gis' i Undervisningsenhet samlebilde under fanen 'Opptak'. Legg også inn poenggrense 1000, slik at ingen studenter som får 0 rangeringspoeng får plass på norskkursene. Se bildet under.
For å gjøre selve undervisningsopptaket, bruker du rutine FS462.001 Undervisningsopptak. Du haker av for 'Emne' under 'Utplukk' og skriver inn emnekoden på NORINT-emnet som du skal gjøre undervisningsopptaket for. I tillegg fyller du ut undervisningsterminen for semesteret som du kjører opptaket for. Se ellers bildet under for hvilke felt som skal fylles ut.
Kjør rutinen først uten oppdatering for å se om opptaket ser ok ut.
Hvis kommentaren "Mangler akt.ønske" vises for noen av studentene, kan du legge inn aktivitetsønske på studenten slik: Modul Undervisning> Bilder> Undervisningsmelding. Tast inn emnekoden og studentnummer. Legg til Aktivitetsønske ved å klikke i feltet "Aktivitetsønske" og taste Ctrl+n og velge aktivitet fra nedtrekksmenyen. Kjør rutinen på nytt uten oppdatering etter at du har registrert eventuelle manglende aktivitetsønsker.
De studentene som har høyest poengsum får plass på emnet først og deretter rangeres studentene etter den poengsummen de har fått. Sjekk at studentene som har fått 2000 poeng og er kvalifiserte har fått plass på emnet. Disse studentene må få plass. Studentene med 1000 poeng kan få plass på emnene hvis det er ledig kapasitet. Hvis ikke alle studenter som er kvalifisert får plass på emnet, bør du sjekke hvor mange av disse studentene som har fått 1000 og vurdere om det er mulig å få plass til disse studentene på emnet også. Hvis det er veldig få studenter med 1000 poeng som ligger an til å få plass på emnet, og det er en del med 1000 poeng som ikke får plass, bør du vurdere om det er mer hensiktsmessig at kun studenter med 2000 poeng får undervisningsopptak. Du kan justere kapasiteten for emnet i Undervisningsenhet samlebilde i feltet 'Tilbud skal gis' (se bilde og forklaring lenger opp på nettsiden) dersom flere eller færre studenter skal få opptak.
Studenter med 0 poeng skal ikke få plass på NORINT-emnene. Dette er sørget for ved at du har registrert 1000 som absolutt poenggrense i undervisningsenheten.
Kjør rutinen med oppdatering når opptaket ser ok ut.
2.5 FS464.001 Fordeling av undervisningsmeldte (med opptak) på partier
Rutinen fordeler studenter på grupper/seminarer i Undervisningsaktivitet samlebilde når det er registrert en verdi i "Kapasitet totalt" på aktiviteten(e) med epleikon. Sjekk at summen av kapasiteten på alle partier i Undervisningsaktivitet samlebilde blir lik kapasiteten i Undervisningsenhet samlebilde Opptaksgruppe. Ellers kan studenter får plass på emnet (undervisningsenheten), men ikke på seminar-/gruppeundervisningen.
Velg/registrer følgende i rutinen (se også bildet under):
- Utplukk: Velg "Emne" og skriv inn emnekoden.
- Fyll inn aktuelt semester i feltene "undervisningstermin".
- Hak av for "Verdi J for La stå"
- Hak av for rangeringstype 'Tilfeldig'
Kjør rutinen først en gang uten oppdatering og sjekk om det ser ok ut. Rutinen tar i så stor grad som mulig hensyn til studentenes ønsker/prioriteringer for undervisningspartier. Rutinen lister opp hvilke studenter som vil bli plassert på de ulike undervisningspartiene og hvordan studentene har prioritert det partiet de har fått plass på (i kolonnen Pr.). Dersom mange studenter ønsker seg de samme partiene, vil en del studenter bli plassert på et vilkårlig parti (som de ikke har prioritert da de meldte seg til undervisning).De studentene som blir plassert på et vilkårlig parti vises med -1 i kolonnen Pr. og det står også en merknad om "Tildelt restplass vilkårlig". Se bildet under for hvordan resultatet av partiplasseringen vises.
Dersom det er undervisningspartier på emnet der ingen studenter blir plassert, sjekk at det er registrert kapasitet for det aktuelle undervisningspartiet i undervisningsaktivitet samlebilde. Du kan gjøre justeringer av kapasiteten på de ulike undervisningspartiene, dersom det er behov for det. Kjør i så fall rutinen på nytt uten oppdatering.
Kjør rutinen med oppdatering når du er fornøyd med partifordelingen.
2.6. Oppmelding av undervisningspåmeldte til vurdering og publisering av opptaket
I Studentweb får ikke studenten meldt seg til eksamen før undervisningsopptaket er innvilget. Etter at undervisningsopptaket er gjort for alle emner ved HF, kjører derfor studieseksjonen rutinen som vurderingsmelder studenter som har fått undervisningsopptak. Da blir alle studenter som har fått innvilget undervisningsopptak på emner med påmeldingstype SØKNAD vurderingsmeldt. Det er også studieseksjonen som publiserer undervisningsopptaket, slik at studentene kan se i Studentweb om de har fått plass på emnene eller ikke. I august kjøres disse rutinene søndagen i uke 33.