Mottak av innreisende studenter på korttidsmobilitet

Denne ressurssiden er for ansatte som skal ta imot studenter på korttidsmobilitet gjennom Erasmus+ programmet og i samarbeid med partnere i alliansen i Circle U.

Hvem gjør hva?

Enhetens ansvar ved korttidsmobilitet til UiO:

  • Opptak og registrering av studenter på korttidsmobilitet
  • Mottak av studenter som kommer for et kort opphold (5 til 30 dager) må følges opp av den enkelte enhet.

Avdeling for studieadministrasjons ansvar:

  • Seksjon for studiekvalitet er ansvarlig for den manuelle rutinen for registrering i FS, og kvalitetssikrer enhetens registrering av studentene.
  • Seksjon for opptak kan bistå enhetene i spørsmål om opptak.
  • Knutepunktet/Seksjon for opptak kan bistå enhetene i spørsmål om mottak av studenter.

Studenter som kommer på ordinær semesterutveksling (minst 2 måneders opphold) kan finne aktuell informasjon på nettsiden for internasjonale studenter.

Under finner du informasjon som kan være relevant for din enhet når studenter kommer på et kortere opphold til UiO og utenom ordinær semesterutveksling.

Opptak

Hva er opptaksreglene?

Opptak til korttidsmobilitet må følge opptakskriteriene til Erasmus+ programmet. Opptaket regnes ikke som lokalt opptak, men det er likevel viktig å ha gode opptakskriterier og prinsipper:

  • UiO må tilstrebe å tilby plassene til de best kvalifiserte søkerne.
  • Opptaksperioden, opptakskravet og grunnlag for rangering bør formidles til søkerne på nettsiden. Det bør fremgå hva opptakskravet er, og hvordan det skal dokumenteres.

  • Du bør skille mellom hva som er grunnlag for å kvalifisere, og hva som danner grunnlag for rangering. Vi anbefaler at man ikke bruker CV og motivasjonsbrev som kvalifiseringskrav. CV bør ikke lastes opp uten attester, men det er mulig å gi tilleggspoeng i rangeringen basert på motivasjonsbrevet. 

  • Seksjon for opptak bør se over nettsidene om opptak inkl. formulering av opptakskrav og dokumentasjonskrav. Ta kontakt før publisering av nettsidene om opptak.

  • Når det gjelder en Circle U.-aktivitet: en samarbeidsavtale/utvekslingsavtale ligger til grunn for korttids-tilbudet, og da vil det være logisk å ha kvoter til samarbeidspartnerne. Dersom du oppretter en kvote for hvert universitet bør dere informere tydelig om det i nettsidene, og i tillegg ha en plan for «kvoteflyt». Det vil si hvordan skal plassene fordeles hvis det er ledige plasser i en kvote eventuelt for mange søkere i en annen kvote. Seksjon for opptak anbefaler at dere tar de beste i hver kvote til plassene er fylt eller søknadslisten for kvoten er tømt, også tilbys plassene etter det utfra vanlige rangeringsregler.

  • Tilbud/avslag: søkerne som får tilbud bør få opptaksbrev med informasjon om at de har fått plass på aktiviteten/emnet som de har søkt på. Det bør også være frist for å takke ja eller nei og informasjon om hvordan man kan gjøre det. 
    Søkerne som får avslag må få avslagsbrev med informasjon om klageadgang. Formulering om klageadgang på norsk og engelsk:

    • I henhold til Forvaltninglovens § 28 kan vedtaket påklages. Frist for å klage er senest tre uker etter at du har mottatt dette brevet, jfr. Forvaltningslovens § 29. En eventuell klage skal sendes til [institutt/fakultet/enhet]. Klagen må underskrives av deg eller den du gir fullmakt. I klagen skal du oppgi hvilket vedtak du klager over, den endringen du ønsker, og du bør oppgi de grunnene du har for å klage, jfr. Forvaltningslovens § 32. 

    • You are entitled to appeal against this decision (§ 28 of the Public Administration Act). The time limit is three weeks from the day you receive this letter (§ 29 of the Public Administration Act). You send the appeal to [institutt/fakultet/enhet]. The appeal myst be signed. You must specify which decision you are appealing against, the change you are seeking and you should also state the reasons why you are appealing (§ 32 of the Public Administration Act). 

Hva kan vi bruke som søknadsportal?

Verken Søknadsweb, Nominasjonsweb eller EVUWeb er egnet som søknadsportal for korttidsmobilitet, av både tekniske og organisatoriske årsaker. Planen er at nytt mobilitetsverktøy (Mobility Online) vil forhåpentligvis være en god løsning for søknader om korttidsmobilitet, men UiO har i mellomtiden ingen god søknadsportal.

Derfor er det bestemt at Nettskjema skal brukes for å samle inn søknader. De som har fått opptak må bli registrert som personer og studenter i FS etter vanlige rutiner.

Huskeliste for å samle inn søknader ved bruk av Nettskjema:

Utform spørsmålene på en måte som gjør at du ikke skaper merarbeid for deg senere, eller blir nødt til å be studentene fylle ut flere nettskjema. 

  • Personvern:
    • Det er kun lov å samle inn nødvendige personopplysninger om søkere.
    • Informasjon til søkerne om personvern og bruk av personopplysninger

For å kunne opprette personer i FS er det viktig at disse punktene er med: 

  • Kjønn: i FS finnes det bare mulighet for mann og kvinne 
  • Mobilnummer: må innhentes med landkode 
  • Adresse: må innhente gateadresse, postkode, poststed og land 
  • Spørsmål om søker har oppholdt seg i Norge tidligere. Hvis ja, hva var adressen i Norge. 

Bolig

Studentbolig gjennom SiO er kun mulig hvis man skal bo der 2 måneder eller mer. 

Studenter som skal være her på et korttidsopphold må derfor se etter bolig på annen måte. 

Tips:

ISMO (International Staff Mobility Office) har mer informasjon om short-term private rental som kan være relevant. 

Visum/oppholdstillatelse

Studenter fra land utenfor EU/EØS-området trenger ikke å søke om oppholdstillatelse hvis de skal være her mindre enn 3 måneder. 

Enkelte studenter kan ha behov for å søke om innreise/besøksvisum. Dette vil være studenter fra land utenfor EU/EØS som ikke allerede har en Schengen-tillatelse. Se under for informasjon om hvordan søke om besøksvisum.  

Søknad om besøksvisum

Studenter som skal oppholde seg i Norge i 90 dager eller mindre, kan søke om et besøksvisum/visitor's visa. Merk at det ikke er mulig å utvide et besøksvisum eller søke om oppholdstillatelse fra Norge. 

For disse studentene anbefaler UDI at enheten utsteder et invitasjonsbrev, da enheten er ansvarlig for å følge opp studenter på kortere opphold. De anbefaler også at det oppgis en kontaktperson skulle det komme spørsmål om formålet med studentens opphold i Norge og ved UiO. Merk at noen ambassader har egne maler for invitasjonbrev. Du finner disse i embassy checklist.

Vennligst vær oppmerksom på at det kreves andre dokumenter når studenten søker om et besøksvisum. Det anbefales derfor at studenten kontakter UDI/relevant ambassade for spørsmål om søknad og nødvendig dokumentasjon. 

Politiregistrering

Studenter fra EU/EØS området trenger ikke å registrere seg hos politiet hvis de skal være i Norge i mindre enn 3 måneder. 

Forsikring

Studenter må ha reiseforsikring eller annen type forsikring som dekker dem mens de er i Norge på korttidsopphold. 

Studenter fra EU/EØS-området bør ha Europeisk helsetrygdkort eller tilsvarende privat helseforsikring mens de er i Norge, eller tegne reiseforsikring som dekker deres opphold i Norge, om de blir syke. 

Det er ikke mulig for studenter fra land utenfor EU/EØS å bli frivillig medlem av folketrygden hvis de er i Norge i mindre enn 3 måneder. Disse bør ha reiseforsikring for den perioden de skal være i Norge. 

Sjekkliste for emneside

Emnesiden bør inneholde: 

  • Kort om emnet
  • Hva lærer du? 
  • Opptak og adgangsregulering
  • Undervisning og informasjon om digital komponent (krav for korttidsmobilitet) 
  • Eksamen 

I tillegg burde det være tilgjengelig informasjon som kan være relevant for internasjonale, innreisende studenter, som for eksempel: 

  • Tips om bolig
    • Det er ikke mulig å leie studentbolig for studenter på korttidsopphold. Derfor kan det være lurt å komme med tips til steder studentene kan leie billig og privat. For eksempel: Airbnb, Anker apartments og Haraldsheim hostel
  • Forsikring
    • Alle studenter må ha egen reiseforsikring, helseforsikring og andre forsikringer som dekker studenten som er på opphold i Norge. Studenter fra EU/EEA burde ta med European Health Insurance Card 
  • Informasjon om UiO
  • Informasjon om brukernavn og passord 
  • Tilrettelegging 
  • Kontaktpunkt 
    • Hvem kan studenten ta kontakt med hvis den har spørsmål om oppholdet? Dersom det er avklart med infosenteret på fakultetet kan det være et godt kontaktpunkt, men i mange tilfeller vil det kanskje være studiekonsulenten til emnet/tilbudet som organiseres som er det beste kontaktpunktet. 

Ankomst

Enheten må informere studentene om når kurset/emnet/arrangementet starter og forventet ankomstdato. 

Brukernavn/passord

Informasjon om tildeling av brukernavn/passord til studenter på korttidsmobilitet vil bli oppdatert senere.

Tilrettelegging

Fakultetene er ansvarlig for tilrettelegging for studenter. Enheten bør ta kontakt med de som er ansvarlig på fakultetet for tilrettelegging for bistand.

Stipend

Innreisende studenter skal i utgangspunktet ta kontakt med sitt hjemmeuniversitet for spørsmål om stipend ved korttidsmobilitet til UiO. Enheten kan signere Confirmation of stay for studenten ved slutten av oppholdet. 

Registrering i FS

De innreisende studentene må registreres i FS med avtale-id 15 ERAKORT. Det følger rutinene her: 

Registrering av innreisende studenter

Kontaktpunkt

Hovedkontaktpunkt for studenter:

Studenter på korttidsmobilitet tar kontakt med infosenteret ved sitt fakultet, ikke Knutepunktet. Planlegger dere å motta studenter på korttidsmobilitet og vil ha infosenteret som kontaktpunkt, bør de informeres, siden disse studentene kommer utenfor vanlige rutiner.

Kontaktpunkter for ansatte: