Veikart for Erasmus+ Dashboard og EWP på UiO

Fra og med juni 2021 skal alle Erasmus+-institusjoner være oppkoblet til Erasmus Without Paper (EWP)-nettverket. For UiO innebærer dette en overgang til delvis bruk av EWP Dashboard, IIAm og OLA 3.0.

EWP Dashboard er et system utviklet på bestilling av EU, som eies og driftes av European University Foundation (EUF).

Tentativ tidslinje

Januar 2021

  • OLA 3.0 tas i bruk på UiO. Enhetene får opplæring.

Mai 2021

  • 11. mai, kl. 10-11: informasjonsmøte om EWP og Dashboard. 
  • Klargjøring av OLA for høsten 2021, LA på papir kan fortsatt brukes.
  • Testing av IIAm anbefales: https://www.erasmus-dashboard.eu/
  • Begynne gjennomgang av Erasmus+-avtaleportefølje.
  • IlAm-testinformasjon fjernes fra systemet før relansering i juni.

Juni 2021

  • Uke 24: UiO er tilkoblet EWP via Erasmus+ Dashboard
  • Uke 24: IIAm relanseres. All testdata blir slettet.

Høst 2021

  • Fortsette gjennomgang av Erasmus+-avtaleportefølje. 
  • Nye avtaler kan påbegynnes i IIAm (overgangsperiode frem til juni 2022), men kan ikke signeres. Enhetene anbefales å benytte eksisterende rutine for avtaleinngåelse.
  • Informasjonsmøte om avtaleinngåelse i Erasmus+: 1. november 2021 (pdf)
  • Avklaringsprosess ifm UT-opptaket: Hvilke avtaler skal IKKE fornyes i ny programperiode - frist for innmelding til SADM: 22-26. november - NB: Fristen er utsatt til 7. januar 2022. Søknadsweb åpner for ut-opptak i slutten av uke 2. SK legger inn 30.06.23 som sluttdato på de avtalene som skal forlenges.

Vår 2022:

  • Oppgraderinger i Erasmus+ Dashboard forventes i løpet av vårsemesteret (EUs tidslinje). Enhetene må følge rutine for inngåelse på papir (som før).
  • Enheter som har avtalt med partner at studenter skal kunne nomineres selv om avtalen ikke skal forlenges i ny periode, kan melde inn hvilken avtale-id dette gjelder til Seksjon for studiekvalitet på exchange-students@admin.uio.no.

Høst 2022

  • Prosess: BOTT -samarbeidet har gjennomført en felles anbudsprosess for IT-verktøy for mobilitet: Mobility Online.

    • Systemet skal dekke behov knyttet til utveksling av data for studentutveksling, ansattmobilitet, inngåelse av avtaler. ​

    • Systemet skal svare til krav om oppkobling til EWP. 

    • Systemet skal først implementeres på NTNU. 
    • UiO starter prosess med implementering tidligst våren 2023
  • 26.10.22: Tilbakemelding til Direktoratet for Høyere utdanning og Kompetanse (HK-dir) om EWP-frist for signering av digitale E+-avtaler, fra Studie-BOTT.

    • "[BOTT]-Institusjonene anser ikke fristen som nå er satt til å være realistisk. Arbeidet som skal ferdigstilles er i utgangspunktet både tid- og ressurskrevende, og fristen vanskeliggjør dette arbeidet. I lys av anskaffelsesprosessen gjennomført i BOTT, vil det ikke være naturlig for de deltakende institusjonene i prosessen å ta i bruk midlertidige løsninger for digital signering av avtaler inntil det innkjøpte tredjepartssystemet er implementert."

        
  • 18.11.22: Erasmus+ informasjonsmøte og EWP-oppdateringer (digitalt møte).
  • 31.12.22: Tidligere frist for digital signering av IIAs i EWP-strukturen.

Vår 2023:

  • Det er ingen frister eller krav til institusjonene i Erasmus+ for innføring av EWP - annet enn at EWP skal innføres. 
  • 30.02.23:Erasmus+ Dashboard relanseres, og heter heretter EWP Dashboard: https://www.ewp-dashboard.eu
  • Oppgraderinger i EWP og i systemene som deler data i EWP.
  • IIAm innføres delvis og gradvis på UiO. 
  • 17. april: Brev med anbefaling for delegering av signaturmyndighet sendes til UiOs enheter.
  • 12. mai: Fysisk informasjonsmøte om og gjennomgang av IIAm. Påmelding: https://nettskjema.no/a/340720

Nyttige nettsider 

Erasmus Without Paper at UiO (engelsk, ekstern)

FAQ om Erasmus+-avtaler og EWP (for ansatte)

Utvekslingsavtaler i Erasmus+ (for ansatte)

Publisert 12. aug. 2021 10:43 - Sist endret 2. mai 2023 13:20
Del på e-post