Ved opprettelse av ny felles- eller dobbeltgrad der UiO må enheten som skal ta i mot studenter sørge for avklaring av hvordan studentene på programmet skal registreres ved UiO i de mobilitetsperiodene de skal være her. Der UiO har ansvaret for opptak til masterprogrammet går dette gjennom opptak til hele grader i Seksjon for opptak.
Fellesgradsstudenter som er tatt opp til programmet ved annet lærested, og som skal til UiO i en periode som en del av programmet, skal registreres i utvekslingsmodulen på bakgrunn av registrert avtale.
Studenten som skal være hele semestre ved UiO kan nomineres gjennom nominasjonsweben innenfor de fristene som gjelder for dette. Studenter som skal være på kortere opphold må opprettes manuelt i FS som innreisende fellesgradsstudent.
Nominasjonsweb og Søknadsweb
Fellesgradstudenter som kommer til semesterstart, som skal være ved UiO i ett eller to hele semestre, og som kan få standard opptaksbrev og velkomstinformasjon for utvekslingsstudenter, kan nomineres gjennom Nominasjonsweben. Kontaktpersonen ved det koordinerende universitetet registreres som nominator i FS og må nominere studentene innenfor de fristene som gjelder for dette.
Studentene må deretter fullføre søknaden i Søknadsweb. Frist for nominasjon og søknad er 1. mai for opptak til høstsemesteret og 15. oktober for opptak til vårsemesteret.
Studentene som får opptak via Nominasjons-/Søknadsweb får standard opptaksbrev og UDI-brev fra Seksjon for studiekvalitet. Se opptak av innreisende utvekslingsstudenter gjennom nominasjonsweb.
Manuell registrering som utvekslingsstudenter
Studenter som ikke nomineres, eller som skal være på kort opphold, eller ikke kommer til semesterstart, må opprettes manuelt i FS som innreisende fellesgradsstudent. Enheten må selv bestille opprettingi person/studentbildet: Person- og studentoppretting i FS. Husk å angi at det gjelder fellesgradstudent, og ev. hvilken avtale-id det gjelder.
Studentene må deretter registreres i utvekslingspersonbildet av enheten selv (etter at FS-nummer er mottatt), se instruks for registrering av innreisende studenter i FS. Noen fellesgrader er registrert med utvekslingsprogram "FELLESGRAD", og Erasmus Mundus-grader er registrert med ERASMUSMUNDUS. Les mer om fellesgrader
Frist for manuell registrering i FS er 15. mai for opptak til høstsemesteret og 1. november for opptak til vårsemesteret.
Studieretter
Innreisende felles-/dobbeltgradsstudenter registreres med studierett (i Student samlebilde) for den perioden de oppholder seg ved UiO. Fellesgradsstudenter kan også registreres i Student samlebilde med studierett for hele perioden som fellesgraden gjelder. Før man kan registrere i Student samlebilde må studenten ha fått snr og blitt opprettet som student. Se studieretter for innreisende utvekslingsstudenter
Studenter som kommer via nominasjonsweben og får opptak innenfor de gjeldende fristene kommer kommer med i Avdeling for studieadministrasjons felles kjøringer for studierett og ev. fritak for semesteravgift. De fleste fellesgradsstudenter har ikke fritak for semesteravgift (da de ikke betaler semesteravgift til hjemmeinstitusjon mens de er på utveksling ved UiO).
Erasmus-stipend til utreisende studenter
Noe felles- og dobbeltgradsstudenter er berettiget til stipend gjennom Erasmus+. Spørsmål om mulighet for stipend skal rettes til erasmus-uio@admin.uio.no
Lokal oppfølging
Studenter som registreres manuelt etter fristene må enheten selv følge opp når det gjelder:
- registrering i utvekslingspersonbildet (se over)
- studierett og ev. manuell semesterregistrering
- betaling av semesteravgift (kontakt Seksjon for digitale tjenester)
- brukernavn og passord (kontakt lokal IT)
- ev. bistand til å finne bolig (kontakt Knutepunktet).