Innhold
- Kriterier
- Formelle krav
- Søknadsprosess og frister
- Oppretting og registrering i FS
- Emner og studieretter
- Studieavgift
- Etter opptak
- Mer om gjestestudenter
Kriterier for opptak av gjestestudenter
Søknad: Søknad om gjesteopptak gjøres av studenten direkte til den enheten studenten ønsker å være tilknyttet. Enheten må selv sjekke at studenten oppfyller de formelle kriteriene for opptak, og registrere studenten i FS innen fristene.
Bosatte studenter: Studenter med en internasjonal bakgrunn som allerede har en oppholdstillatelse i Norge (og som altså ikke trenger en egen studentoppholdstillatelse for å kunne bo i Norge og studere ved UiO), skal ikke gis gjesteopptak. Slike studenter regnes som norske i opptaksøyemed, med de krav og retningslinjer som gjelder for andre norske studenter.
Mobilitetstilskudd: Det er viktig å huske at UiO ikke mottar noe mobilitetstilskudd for gjestestudenter fordi de ikke omfattes av utvekslingssavtaler. Dersom studentene ikke tar eksamener med studiepoengsproduksjon, mottar universitetet heller ikke noen kompensasjon/finansiering for disse studentene. Gjestestudenter som ikke avlegger eksamener innebærer derfor en faktisk merkostnad for universitetet. Når det enkelte fagmiljø vurderer mottak av gjestestudenter bør derfor dette vurderes opp mot faglige hensyn og faktisk interesse for og mulighet til å bistå studenten. Denne vurderingen er opp til det enkelte fagmiljø. Det er da også viktig å være oppmerksom på at status som gjestestudent ikke skal være en alternativ vei ved avslag på annet opptak til UiO.
Partneruniversiteter: Ved henvendelse om gjesteopptak fra en student ved en institusjon som har en utvekslingsavtale med UiO må man undersøke med avtalepartner før man sier ja til opptak. Ikke gi gjesteopptak uten avtalepartnerens samtykke. Dette fordi det er viktig å opprettholde et ryddig forhold til partnerinstitusjonene. Ta evt. kontakt med Seksjon for studiekvalitet for veiledning.
I tillegg gjelder følgende for opptak av gjestestudenter:
- Studenten oppnår ikke en universitetsgrad ved UiO som gjest.
- Studenten kan ikke tidligere ha søkt om regulært opptak til UiO, eller søke parallelt om regulært opptak og gjestestatus. Unntak gjøres kun i særtilfeller der søkeren for eksempel vil ha adgang til UiOs arkiver eller vil foreta kildesøk.
- Gjestestudenter tas opp for maksimalt to semestre. Ved to semestre må disse tas etter hverandre. Unntak gjøres kun i særtilfeller. Se punkt over. Gjestestudenter som tidligere har vært regulær utvekslingsstudent i to semestre skal gis opptak som gjest i maks ett semester.
- Norske statsborgere, og studenter med andre typer oppholdstillatelse i Norge, skal ikke gis gjesteopptak men må søke vanlig opptak/eller lokalopptak/enkeltemneopptak.
- Gjestestudenter må semesterregistrere seg og betale semesteravgift og kopiavgift.
- Gjestestudenter får bolig gjennom SiO så fremt det er ledig kapasitet og de har søkt innen fristene.
- Gjestestudenter får ikke opptak til gratis norskkurs ved Institutt for lingvistiske fag (ILN).
- Enheten som tar opp studenten må selv ha et emnetilbud som vil kunne passe inn i studentens utdanningsplan for det (første) semesteret (eventuelt med tilleggsemner fra andre enheter).
Formelle krav
Gjestestudenter på bachelornivå må ha studert ved en høyere utdanningsinstitusjon i minst ett år for å være kvalifiserte til å søke om utvekslingsopphold ved UiO. Gjestestudenter til masternivå må være kvalifisert til opptak på masternivå. Alle gjestestudenter må oppfylle krav til engelskkunnskaper for søkere til masterprogrammer.
I tillegg må alle søkere dokumentere følgende:
- Karakterutskrifter (Transcripts of Records).
- TOEFL-test eller IELTS-test. Se krav til engelskkunnskaper for søkere til masterprogrammer
- Studenter med statsborgersskap fra land utenfor EU/EØS må ha dokumentasjon på tilstrekkelig finansiering av oppholdet: se documenting your financing
- Kopi av pass
- Statement of purpose
- CV
- Studenter som skal ta emner der undervisningen er på norsk må dokumentere bestått eksamen i Trinn III.
Søknadsprosess og frister
Det finnes ingen egen nettside eller informasjon på engelsk for studenter som ønsker å søke om gjesteopptak, og det finnes heller ikke et eget søknadsskjema for gjestestudenter. Da de ikke kommer på en inngått avtale, kan gjestestudenter heller ikke nomineres i nominasjonsweben.
Det er enheten som selv registrerer studentene manuelt i Utvekslings-personbildet. Studenter som skal få opptak må være registrert senest 1. november for opptak til vårsemesteret og senest 15. mai for høstsemesteret.
Studentene må registreres så tidlig som mulig, slik at de får viktig informasjon i god tid. Dette er spesielt viktig for studenter fra land utenfor EU/EØS, fordi det kan ta opptil to måneder å ordne oppholdstillatelse. Det er ikke mulig for slike studenter å ordne oppholdstillatelse etter ankomst i Norge, så sene opptak kan gjøre det umulig for dem å følge ordinær undervisning.
Oppretting og registrering i FS
Studenten må først opprettes som person/student i FS (i person/-studentbildet) av SADM. Bestilling av dette gjøres i bestillingsskjema. Spesifiser i merknadsfeltet at studenten er gjestestudent (individuell avtale).
Studenten opprettes som person i FS med et FS-nummer (erstatningsnummer). Dette fungerer som et midlertidig personnummer, og vil bli erstattet av et såkalt s-nummer noen dager etter at studentens postadresse er korrekt registrert.
Når du har mottatt det midlertidige erstatningsnummeret, må studenten registreres i Utvekslingspersonbildet på avtaleid 11 (INIDIVID) i feltet "Utvekslingsprogram". Se manuell registrering av innreisende utvekslingsstudenter
Emner og studieretter
Emnevalg: Søkernes emnevalg må avklares i løpet av søknadsprosessen. Gjestestudenter skal gis studierett på et av de åpne fakultetsprogrammene (eks. REALFAG, HFLAV), fordi de ikke skal ha tilgang til å ta emner på andre fakulteter. Det betyr at den enkelte studiekonsulent må sikre at studenten får plass på avtalte emner og ev. foreta undervisnings- og eksamenspåmelding for dem. Gjestestudenter skal kun unntaksvis gis studierett på et UTV-program (fordi disse programmene er tverrfakultære og opprettet for studenter som kommer på utvekslingsavtaler).
Emner ved andre enheter: Dersom studenten har behov for å følge emner ved andre enheter må UiOs emneoversikt sjekkes: liste over emner som undervises på engelsk. Dersom et annet fagmiljø tilbyr ett eller flere emner som vil passe for studenten, skal man alltid selv kontakte og få tillatelse fra opptaksansvarlig for internasjonale studenter ved det andre fagmiljøet, før man tilbyr studenten plass ved emnet. Studentene skal ikke ordne dette selv, fordi det kan føre til mangelfulle registreringer i tillegg til uklare ansvarsforhold og vanskelige arbeidsforhold for de ansatte ved de involverte enhetene.
Emneregistrering: Gjestestudenter bør registreres manuelt til emner. Dette for å unngå at de fyller opp plasser på bekostning av ordinære utvekslingsstudenter. Manuell undervisnings- og eksamensoppmelding i FS skal alltid gjøres av ansatte ved den enheten som administrerer emnet.
Studieavgift
Fom. høsten 2023 er det innført krav om studieavgift for studenter fra land utenfor det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) og Sveits. Dette gjelder også gjestestudenter som skal ta emner ved UiO. For spørsmål om studieavgift kontakt Knutepunktet.
Se nettsiden om studieavgift for internasjonale studenter.
Etter opptak
Studenter som har fått opptak og er registrert i Utvekslingspersonbildet innen fristen får tilsendt opptaksbrev og UDI-brev (til de som trenger det), samt informasjon om hvordan man søker om bolig og oppholdstillatelse. Denne informasjonen er helt nødvendig for at disse studentene skal få innvilget oppholdstillatelse i Norge. For mer informasjon om dette, se siden for SADMs mottakstjeneste.
Viktig: Gi beskjed dersom studenten har spesielt behov for tilpasset informasjon. F.eks. har studenter fra utenfor EU/EØS som skal få stipend fra en enhet ved UiO eller via en enhet på UiO behov for spesialtilpasset UDI-brev for å slippe å overføre penger til depositumskonto. Vennligst ta kontakt med mottaksansvarlig i Seksjon for opptak i god tid dersom dere skal gi gjesteopptak til slike studenter.
Oppsummering:
- gjestestudenter gir ikke mobilitetstilskudd,
- gjestestudenter får ikke plass på gratis norskkurs,
- gjestestudenter må betale semesteravgift og kopiavgift,
- gjestestudenter fra utenfor EU/EØS, som skal ta emner, må betale studieavgift,
- enheten må selv bistå gjestestudenter med praktiske forhold som brukernavn og passord dersom det oppstår problemer med dette, se brukernavn og passord.
Mer om gjestestudenter
Tradisjonelt har gjesteopptaket ved UiO vært for studenter med behov for litteratur-/kildesøk eller kontakt med fagspesialister. Dette er et behov universitetet har ønsket å imøtekomme. Etter hvert har kategorien utvidet seg til andre grupper av studenter, særlig slike som har behov tilsvarende ordinære utvekslingsstudenter (men som altså kommer fra institusjoner som ikke har inngått utvekslingsavtale med UiO).
Gjestestudenter må opprettes manuelt og medfører medarbeid både sentralt og lokalt. UiO ønsker derfor å begrense opptaket av gjestestudenter.