Studieavdelingen bistår NORPART og NORHED-prosjekter med opptak og mottak av innreisende MA og PhDer med studentstatus* til UiO. Det er svært viktig ta prosjektene overholder frister for å sikre studentene tilgang til rimelige studentboliger, visum/oppholdstillatelse, stipendutbetalinger etc.
| Oppgave | Hvem | Vår | Høst |
|---|---|---|---|
|
Oversende detaljer for registrering i FS for innreisende utvekslingsstudenter + PhDer m/studentstatus (i Excel) |
Prosjekt → sentral admin. | 15. oktober | 1. mai |
| Fullgrad master | Prosjekt→ studieprogram/institutt → Seksjon for opptak (OPP) | 1. februar (frist for innmelding av kandidater til OPP) | |
|
Opptaksdokumenter (Admission & Study plan letter)
|
sentral admin → prosjekt→studenter | Slutten av oktober | Midten av mai |
| Opptaksdokumenter til fullgrad MA-studenter | Seksjon for opptak → studenter | Mars/April | |
| Søknadsfrist studentbolig (SiO) | Student → SiO | 1. nov | 1. juni |
| 'Scholarship confirmation' til visumsøknad | Prosjekt → studenter | Før visumsøknad | Før visumsøknad |
| Garantifrist visumsøknad (UDI) | Student → UDI | 1. des | 1. juli |
| Betaling av søknadsgebyr/visum | Prosjekt → UDI | 1. des | 1. juli |
| Innbetaling av depositum (SiO) | Prosjekt → SiO | Før innflyttingsdato | Før innflyttingsdato |
| Tilbakebetaling av depositum (SiO) | Prosjekt/student →SiO | Før utflyttingsdato | Før utflyttingsdato |
| Forberede stipendutbetaling | Prosjekt → Seksjon for lønn | 6-8 uker før ankomst | 6-8 uker før ankomst |
| Brukernavn og passord | IT Department →student/ Prosjekt→ Lokal- IT |
Mai/Juni Juli/Aug for helgrad |
Nov/des |
| Emneoppmelding og studierettter |
Prosjekt→ Fakultet og institutt |
||
| Hente cash cards | Prosjekt/studenter kan hente cash cards i Knutepunktet | etter avtale | etter avtale |
| Semesteravgift (kun fullgrad NORPART/HED) | Prosjekt (på vegne av studenten) → UiO | 1. sep | 1. feb |
| Oppdatere ID-number i SAP-DFØ | Student/prosjekt | Kontakt seksjon for lønn når dette er mottatt | Kontakt seksjon for lønn når dette er mottatt |
| Bestille time hos politiet | Student → UDI portal | Før ankomst | Før ankomst |
*PhD: studentstatus eller gjesteforskere?
PhDer som er fullfinansiert av NORAD/UD programmer (NORHED, NORPART) kan registreres som studenter ved UiO. Studentstatus gir tilgang til rimeligere boliger og helsetjenester via SiO, samt studentrabatter hos Ruter (for de under 30 år). Men merk at studentstatus og studentbolig kun er tilgjengelig hvis prosjektet overholder følgende frister: studentbolig er kun garantert hvis studenten søker om bolig innen fristen, kontraktstart 1. aug/1. jan med en minimumsvarighet på 2 måneder og ankommer i Oslo i starten av semesteret. Se mer under avsnitt om bolig.
Hvis prosjektet skal ta imot PhDer på opphold under 2 måneder eller ikke kommer til starten av semesteret, skal de ha status som gjesteforskere. International Staff Mobility Office (ISMO) bistår prosjektene i spørsmål om bolig og visum for denne gruppen. All dokumentasjon for gjesteforskere utstedes av vertsinstituttet/prosjektet (invitasjonsbrev etc.)
Opptak- og visumdokumentasjon
Seksjon for studiekvalitet utsteder opptaks-og visumdokumentasjon for MA og PhDer med studentstatus. Prosjektene må sende en fullstendig oversikt i complete overview (Excel) innen gitte frister (se over).
Basert på den oversendte informasjonen, gjør Seksjon for studiekvalitet personopprettinger i FS, samt opprettinger i bildet Utvekslingsperson der hvor det er relevant. Opptaksbrev vil ligge tilgjengelig i studentens 'Dokumentarkiv' i FS og er tilgjengelig for kollegaer med FS-tilganger.
Prosjektet må selv utstede et brev til studentene som bekrefter stipendsummen. Se template letter.
UDI krever at studentene kan dokumentere at de kan finansiere sitt opphold i Norge for å innvilge visum. Minsteraten tilsvarer nivået på støtten fra Lånekassen for MA og NFR for PhDer (2024/2025: for MA 13 790, 22 000 for PhD).
Visum/oppholdstillatelse
Varigheten på oppholdet i Norge avgjøre hvilke typer visa/oppholdstillatelser studenten må søke om:
-
Under 90 dager: visitor's visa
-
Utveksling i 1 - 2 semester: visa og student oppholdstillatelse
-
Helgrad: visa og student residence permit
For opphold i Norge under 90 dager, kan studentene søke om visitor's visa istedenfor student oppholdstillatelse.
Søknad og dokumentasjon
Studenter må søke om visum/oppholdstillatelse før ankomst i Norge for å påbegynne studier. Vi anbefaler at studenten starter søknadsprosessen hos UDI så tidlig som mulig etter å ha mottatt nødvendig dokumentasjon fra UiO.
Søknadsprosess:
-
Dokumenter som må legges ved søknaden: Letter of admission, study plan letter (som refererer til at studenten er garantert bolig), et brev som bekrefter stipend/finansiering
-
Søknadsgebyr: Studenten/prosjektet må betale et søknadsgebyr på 5.900 NOK. Betalingen må skje ved bruk av kredittkort. For øyeblikket er det ikke mulig for en tredjepart å betale i UDI-portalen.
-
Søknadsfrist: For å garantere at studentene kommer til semesterstart, må søknad og dokumenter levers innen 1.7/1.12.
-
Oppholdstillatelsens varighet: Frem til 31. august vårsemesteret og 28. februar for høstsemesteret.
Vennligst se våre nettsider for mer informasjon til studentene om hvordan søke oppholdstillatelse.
Søknad om besøksvisum
Studenter som skal oppholde seg i Norge i 90 dager eller mindre, kan søke om et besøksvisum/visitor's visa. Merk at det ikke er mulig å utvide et besøksvisum eller søke om oppholdstillatelse fra Norge.
For disse studentene anbefaler UDI at prosjektet/enheten utsteder et invitasjonsbrev, da prosjektet er ansvarlig for å følge opp studenter på kortere opphold. De anbefaler også at det oppgis en kontaktperson skulle det komme spørsmål om formålet med studentens opphold i Norge og ved UiO. Merk at noen ambassader har egne maler for invitasjonbrev. Du finner disse i embassy checklist.
Vennligst vær oppmerksom på at det kreves andre dokumenter når studenten søker om et besøksvisum. Det anbefales derfor at studenten kontakter UDI/relevant ambassade for spørsmål om søknad og nødvendig dokumentasjon.
Knutepunktet - International Student Reception kan også bistå i spørsmål om søknadsprosessen.
Søknad om fornyelse av oppholdstillatelse
Masterstudenter på helgrad, eller studenter som ønsker å utvide oppholde sitt i Norge, må søke om fornyelse av oppholdstillatelsen minst en måned før tillatelse går ut.
Studenten må:
- Registrere en søknad om fornyelse av oppholdstillatelse på udi.no
- Betale et søknadsgebyr i portalen
- Avtale en time hos politiet for å levere dokumentasjon
- Bestille progress report fra Knutepunktet - International Student Reception.
Knutepunktet - International Student Reception er kontaktpunkt for alle spørsmål om fornyelse av oppholdstillatelse: int-advisor@admin.uio.no.
Mer informasjon om prosessen finnes på våre nettsider.
Forsikring (reise og helse)
Studenter som skal være i Norge over 3 måneder, kan bli medlemmer av Folketrygden/National Insurance Scheme (nav.no).
Studenter som er i Norge under 3 måneder har ikke denne rettigheten og bør ha privat eller offentlig forsikringsdekning fra sitt hjemland.
Merk at det kan ta flere måneder før studentene blir registrert hos Folketrygden. Alle studenter på derfor ha en offentlig eller privat helseforsikring som dekker opphold i Norge inntil de mottar en bekreftelse om medlemskap i Folketrygden.
Merk at dersom studenten skulle bli syk og trenge medisinsk behandling, dekker forsikringen dette i Norge, men ikke i et annet europeisk land. Vi anbefaler derfor en reiseforsikring i tillegg.
For mer informasjon om helseforsikring, vennligst se våre engelske nettsider.
Bolig
UiO har en boliggaranti for internasjonale studenter som kommer til semesterstart. For å bli inkludert i ordningen må følgende overholdes:
-
Studenten må legge inn en søknad innen fristen 1. november/1. juni (sio.no/en/housing)
-
Garantien gjelder kun kategorien 'single furnished room'
-
Kontraktstart må være 1. august/1. januar
-
Kontrakten må vare i minst 2 måneder
-
Studenten må ankomme i begynnelse av semesteret
Studenter som kommer etter semesterstart
UiO har inngått en avtale med SiO om at studenter NORPART/NORHED-studenter som søker om bolig med ankomstdato etter 1. januar/1. august kan prioriteres for bolig. Vi gjør oppmerksom på at vi ikke kan garantere at studentene får bolig, ettersom det er avhengig av tilgjengelighet hos SiO
For å bli prioritert for bolig utenom semesterstart må prosjektet informere Knutepunktet innen 15. mai/15. oktober.
Dersom studentene søker om bolig utenom semesterstart og det ikke er ledige boliger hos SiO, er prosjektet selv ansvarlig for finne alternativ bolig.
Hvis prosjektet skal ta imot PhDer på opphold under 2 måneder eller ikke kommer til starten av semesteret, skal de ha status som gjesteforskere. International Staff Mobility Office (ISMO) bistår prosjektene i spørsmål om bolig for denne gruppen.
Hvordan søke?
Studenten må legge inn en søknad på sio.no for et 'single furnished room' innen søknadsfristen 1. november/1. juni.
NORPART/NORHED studenter må skrive at de er på NORPART/NORHED program i søknaden om bolig. 
Se vår step by step guide for flere detaljer.
Studenten må signere kontrakt med 1.8/1.1 som startdato, men det er mulig å ankomme boligen senere. Hvis studenten kommer mange uker etter semesterstart må prosjektet likevel betale leie for periode fra kontraksstart til studenten ankommer for ikke å miste boligen.
Studentene garanteres ikke familie eller parleiligheter.
For mer informasjon, vennligst se Housing - International students (uio.no)
Hvis prosjektet skal betale depositum og husleie
Knutepunktet har laget en egen avtale med SiO regnskap om betaling av husleie for NOPART/NORHED-studenter. SiO vil kunne sende fakturaen for husleie direkte til prosjektet. For at SiO skal kunne sende fakturaen, må prosjektene fylle ut excel-skjema med nødvendig fakturainformasjon og sende det til Mariana Hatzianastasiou innen 1. juni/1. november.
Stipend/Cash cards
Studenter uten en norsk bankkonto kan motta stipender via et kronekort/cash card. Cash card er et BankAxept-kort som kan fylles på.
Cash cards kan kun bli brukt i minibanker og betalingsterminaler markert med BankAxept. CashBack kan også benyttes til å ta ut kontakter ved kjøp. Merk at det ikke er mulig å benytte cash cards til å betale fakturaer på nett eller i butikk/posten.
Prosjektet sender inn bestilling med informasjon om stipendet til Seksjon for lønn innen deres frister. For mer informasjon om stipendutbetaling, se https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/utbetalinger/stipend/
Kjøreplan for utbetaling av lønn og refusjoner.
Det er svært viktig at prosjektet sender inn dokumenter i god tid før studentens ankomst slik at penger er tilgjengelig med en gang studenten er ankommet Oslo.
Utdeling av kronekort i Knutepunktet
I overensstemmelse med Seksjon for lønn, kan studenter eller UiO-ansatte hente cash cards i Knutepunktet - International Student Reception. Hvis cash cards skal hentes i Knutepunktet må prosjektet kan sende en epost til Knutepunktet (int-advisor@admin.uio.no) med informasjon om studenten og tidspunkt for ankomst.
Hvis en ansatt skal hente cash cards på vegne av studenten, må de ha en fullmakt. Et signert brev/epost må inneholde studentens navn, fødselsdato, samt navn og fødselsdato på de som skal hente kortene på vegne av studenten. I tillegg må det legges ved kopi av ID.
Cash cards kan hentes i Knutepunktet - International Student Reception i deres åpningstider eller ved å lage en avtale om henting av disse.
https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/lonnsadministrasjon/bilagslonn/
Studenter som starter høsten 2024:
For at seksjon for lønn skal kunne lage kronekort til semesterstart må de ha all nødvendig dokumentasjon innen 1. juli.
Dersom dere har spørsmål om stipendutbetaling kan dere sende e-post til stipendutbetaling@admin.uio.no
Norsk bankkonto
Kun studenter som har fått norsk ID-nummer kan kontakte en bank for å åpne en bankkonto. Merk at det kan ta lang tid å åpne en bankkonto. For studenter som skal være i Norge under 6 måneder er det sannsynlig ta de ikke vil få opprettet en konto.
Når studenten har fått åpnet en norsk bankkonto, kan prosjektet utbetale stipend direkte til denne kontoen heller en via ordningen med cash cards.
IT-tilganger/ brukernavn og passord
Nye studenter som er riktig registrert i FS, skal få tilsendt sitt UiO-brukernavn og instruksjoner for hvordan opprette et passord på SMS. Studenter på utveksling til UiO får tilsendt SMSer i slutten av mai/begynnelse av juni for studier som starter i høstsemesteret og i månedsskiftet november/desember for studier som starter i januar. Studenter med opptak til helgrad master mottar SMS i månedsskiftet juli/august. Vær oppmerksom på at studenter som tidligere har vært registrert som studenter på UiO ikke vil motta en ny SMS, men må oppdatere sitt passord i Password services.
Hvis studenten ikke har mottatt en SMS med informasjon om brukernavn, må studenten selv kontakte UiO:Helpdesk for bistand. Fordi brukertilgangene er personlige, er det best om studenten først tar kontakt med Helpdesk heller enn at prosjektet tar kontakt på studentens vegne.
Studieavgift
NORPART og NORHED-studenter på utvekslingsopphold og helgrad er fritatt fra å betale studieavgiften som ble innført fom. studieåret 2023/2024.
Semesteravgift (kun helgrad)
NORPART og NORHED-studenter på utvekslingsopphold er fritatt fra å betale semesteravgift.
Fullgrad NORPART and NORHED- studenter skal derimot betale semesteravgift. Studenten kan bestille en faktura i Studentweb. Fristen for å betale semesteravgiften er 1. september/1. februar. Det kan være praktisk om prosjektet betaler semesteravgiften på vegne av studenten som ikke har tilgang på norsk bankkonto. Semesteravgiften kan dessverre ikke betales ved å benytte cash cards.
Studieretter og emneoppmelding (FS)
Studieavdelingen er ansvarlig for legge studentene inn i FS. Prosjektet må likevel sikre seg at studentene har en aktiv studentsstatus på sin enhet. Vær særlig obs at dette også gjelder PhDer. For å få status som en 'aktiv student' må det 1) være en aktiv studierett i FS og 2) studenten må være registrert med en ‘Utdanningsplan’ og/eller være oppmeldt til emner.
For bistand, vennligst kontakt:
PhD: PhD-koordinatorer på fakultetsnivå + institutt for emneoppmelding.
Masterstudents (utveksling): internasjonale koordinatorer på fakultetsnivå + studiekonsulenter på instituttnivå.
Masterstudenter på hele grader skal automatisk bli gitt riktige studieretter som del av masteropptaket og selv kunne melde seg til emner som vanlig programstudenter via Studentweb.
Ankomst i Oslo
Før ankomst til Norge er det viktig at studentene gjør seg kjent med UiOs ressurssider for internasjonale studenter om ankomst til Oslo.
Registrering hos politiet
Studenten må registrere seg hos politiet etter ankomst til Norge for å kunne motta et oppholdskort. Studenten bestiller en time i UDI portalen etter at de har fått svar på sin søknad om visum og/eller oppholdstillatelse.
For øyeblikket er det færre tilgjengelige timer hos politiet i Oslo. Vennligst se egne nettsider om 'police registration' for studenter fra utenfor EU.
ID-nummer
Studentene registreres også hos Folkeregisteret når de møter hos politiet for å bestille et oppholdskort. Politiet gir beskjed til Skatteetaten (Skatt Øst) på vegne av studenten og Skatteetaten vil etterhvert utstede et ID-nummer. Se Knutepunktets nettsider for flere detaljer.
Når studenten har mottatt sitt norske ID-nummer, må vedkommende fylle ut nettskjemaet "Notification to UiO of new Norwegian ID number" for at UiO skal kunne oppdatere våre systemer.
Prosjeket må også informere Seksjon for lønn om studentens nye ID-nummer for oppdateringer i DFØ i forbindelse med utbetaling av stipend.
Helsetjenester
Alle UiO- studenter kan benytte seg av SiO Helse. Studenthelsetjenesten tilbyr tjenester fra allmennleger, sykepleiere, psykiatere, psykologer og tannleger. Studenten må selv kontakte SiO helse for å avtale time. Mer informasjon om SiO Helse finner du her.
Vennligst se SiOs nettsider for viktig informasjon om helse.
Innflytting SiO bolig og henting av cash cards
Studenten må hente nøkler til sin SiO bolig innen to uker fra kontraksstart (1. august/1. januar). Skal studenten ankomme senere, må SiO Bolig varsles. MERK! For vårsemesteret 2024 er første dag studentene kan hente nøkler den 2./3. januar.
Hvis studenten skal hente cash cards i Knutepunktet, må de sende en e-post til int-advisor@admin.uio.no for å avtale hentetidspunkt. Hvis prosjektet skal hente kortene på vegne av studentene, må det legges ved/sendes en fullmakt (for flere detaljer se eget avsnitt om cash cards over).
Kontaktpunkter
Admission, preliminary registrations: Education Quality Office v/ Marthe Osmundsen: marthe.osmundsen@admin.uio.no.
Student housing, visa, cash cards: Knutepunktet v/Mariana Hatzianastasiou: int-advisor@admin.uio.no.
Ordering cash cards, Payroll Office/Seksjon for lønn v/ stipendutbetaling@admin.uio.no
Guest researchers: housing, visa: ISMO
Masterstudenter (helgrad)
- Fra og med høst 2020 inkluderes et opptak til helgrad master i eksisterende prosjekter. Et eget opptak med egne frister og prosedyrer er utviklet av Seksjon for opptak og kommunisert til prosjektene.
- Masterstudentene skal betale semesteravgift ved UiO på lik linje med andre gradsstudenter.
- Stipendet ligger på Lånekassens satser og utbetales primært for to år, med muligheter for forlengelse inntil 12 måneder utover normert studieprogresjon på programmet. Se flere vilkår for stipendet (in English).
- Stipendet utbetales av prosjektet. Se rutiner for stipend/cash cards over.