Opptaket av innreisende utvekslingsstudenter koordineres av Seksjon for studiekvalitet (SK), mens saksbehandlingen er delt mellom fakulteter/enheter og SK.
Om nominasjonsweb
- Nominasjonsweb brukes til nominasjon, og ikke til søknad. Dvs. det er UiOs registrerte partnerinstitusjoner som nominerer studenter de har tatt opp til utvekslingsopphold på UiO, via inngåtte utvekslingsavtaler de har med enhet på UiO (institutt/fakultet/sentralt).
- Nominasjonsweb brukes hovedsaklig til nominasjon av studenter som kommer på semesterutveksling, og som skal ta emner som skal innpasses i studier ved hjemmeinstitusjon. Studenter som skal være på kort opphold (korttidssmobilitet, og/eller Erasmus+ BIP, etc.), og som ikke kommer til semesterstart (feks. sommerskole), skal ikke nomineres gjennom nominasjonsweb.
- PhD-studenter skal ikke ha studentstatus og bør ikke nomineres gjennom nominasjonsweb. Se Utveksling på PhD-nivå.
I nominasjons-og Søknadsweb foretas opptak av innreisende utvekslingsstudenter på bachelor- og masternivå to ganger i året. Felles frister for nominasjon, og for påfølgende fullføring av søknad i Søknadsweb, er:
- 1. mai for start i høstsemesteret (august),
- 15. oktober for start i vårsemesteret (januar).
OBS: Nominasjonsweb kun brukes til UTV-INN-opptaktet som administreres av Seksjon for studiekvalitet/SADM (til forskjell fra Søknadsweb der forskjellige opptak kan settes opp).
Innhold
- Nominasjonsweb og Søknadsweb
- Bruk av FS
- Saksbehandling
- Emnevalg/emneavklaring
- Lån av avtaler
- Studierett og emneregistrering
Nominasjonsweb og Søknadsweb - prosess
- Nominasjons- og Søknadsweb åpnes ca. 15. februar og 1. september for opptak til utvekslingsstudier som starter ved semesterstart i påfølgende semester (august og januar henholdsvis).
- Partner som skal bruke nominasjonsweb må registreres som bruker av Seksjon for studiekvalitet. Partner registreres med epost-adresse med kontakttype "NOMINATOR" og epostadresse blir da brukernavn for innlogging.
- En stund etter åpning sender Seksjon for studiekvalitet e-post til partnere som er registrert som nominator på utvekslingsavtale, med påminnelse om brukernavn og fremgangsmåte (ca. midten av mars og midten av september, senest 1. april og 1. oktober).
- Partnerinstitusjon nominerer studenter de har tatt opp til utveksling hos UiO i nominasjonsweb. Partner som ikke har tilgang må be om det. Se informasjon til partnere på nettside om online nomination service for partner universities.
- Partner oppfordres til å laste opp studentenes dokumenter i nominasjonsweb, men studenter kan også selv laste opp i Søknadsweb.
- Studenter som nomineres får tilsendt automatisk og standard e-post med kvittering på nominasjonen. E-posten inneholder informasjon om krav til søknad, hvordan man søker, og lenke og passord til Søknadsweb, og ligger i FS dokumentarkiv. Passord kan også bestilles på Søknadsweb innloggingsside.
- Studenten logger seg på Søknadsweb og registrerer postadresse, mobilnummer, søknadsalternativ (fakultet og nivå), samt emneønsker (i merknadsfelt). Studenten laster opp dokumenter hvis ikke partner har gjort det.
- Alle studenter må ha karakterutskrift vedlagt søknaden. Bilaterale studenter må laste opp kopi av pass og de som kommer fra ikke-engelskspråklige land må laste opp dokumentasjon på tilstrekkelig engelsknivå ihht. gjeldende krav om dette.
- Seksjon for studiekvalitet har kontakt med partnere om brukertilgang til nominasjonsweb, samt spørsmål om prosess for nominasjon, frister, endring av brukeradgang, etc., etc..
- Seksjon for studiekvalitet har kontakt med studenter ved spørsmål om innlogging, krav, dokumenter,ev. feil i Søknadsweb, osv., osv..
- Avtaleeier har kontakt med partner vedr. antall studenter/plasser, avtaletekniske forhold, valg av emner, etc.
- Siste frist for nominasjon og søknad er 1. mai og 15. oktober hvert år (frist for vår var 1. november tom. 2019).
- SK holder systeme uoffisielt åpne noen dager etter fristene for sene nominasjoner, søknader, dokumenter, etc. (ca. til 15. mai og 20. oktober henholdsvis). Etter dette er systemet stengt og den manuelle rutinen må brukes.
Nominasjoner som enhetene mottar fra partner per e-post, vanlig post eller på annen måte, sendes til exchange-students@admin.uio.no, slik at Seksjon for studiekvalitet kan gi partneren informasjon og tilgang til nominasjonsweben.
Se nettside med informasjon til partnere: Online nomination service for partner universities
Bruk av FS
- Seksjon for studiekvalitet (SK) tilrettelegger i FS for nominasjonsweb og Søknadsweb i god tid før åpning (oppretter opptak UTV-INN, legger inn opptaksdetaljer, tekster, studieprogrammer, samt administrer brukere, etc.).
- Partnere som skal nominere må være registrert som brukere på de aktuelle avtalene. Det er Seksjon for studiekvalitet (SK) som administrerer brukere.
- SK følger opp henvendelser fra partnere om brukertilgang til nominasjonsweben fortløpende. Henvendelser som kommer til enhetene om tilgang etc., sendes til SK på exchange-students@admin.uio.no
- Enhetene vedlikeholder avtalene i FS; dvs. gyldighet, antall plasser ev. også kontaktinformasjon, samt melder til Seksjon for studiekvalitet ved spesielle behov i forhold til tilgjengelige semestre, antall plasser, studieprogram, etc..
- Studentene blir automatisk opprettet i FS med forekomst i person/student- og søknad samlebilde når partnerinstitusjonen nominerer i nominasjonsweben. Standard kvitterings-epost sendes automatisk til registrert epost-adresse.
- Søkeren logger inn og velger studieprogram i Søknadsweb (basert på UVT-studieprogrammene), og det opprettes tilsvarende søknadsalternativ i søknad samlebilde. Emneønsker registreres i merknadsfeltet og havner i merknadsfeltet SØKERMERKNAD i Søknad samlebilde.
- Adressen studenten registerer havner i underbildet, sammen med informasjon om nominasjon (partnerinst, nominator, antall semestre); klikk på "Hele" for å se detaljene.
- Dokumenter kan lastes opp i nominasjonsweben av partner og/eller i Søknadsweb av studenten, og blir liggende i studentens dokumentarkiv.
- SK kvalitetssikrer data frem til søknadsfristen og kjører deretter rutiner i FS som kvalifiserer studentene og gir dem tilbud samt ja-svar. Deretter produseres og publiseres opptaksbrev til dokumentarkiv, og epost med standardinfo om opptak mm. sendes ut. Det blir kjørt rutiner enkeltvis for etterslengere som blir klare etterhvert.
- SK overfører de kvalifiserte studentene til utvekslingsperson-bildet, samt bestiller og følger opp snr, oppretter som student og tildeler studierett.
- SK bestiller kjøring av rutine for oppretting av registerkort (fritak for semesteravgift) samt oppretting av realfagsprofil fra Seksjon for digitale tjenester (DIG). Suppleringsrunder kjøres fortløpende. Se også studierett for innreisende studenter
- Enhetene kan bruke Søknad samlebilde til saksbehandling, samt Utvekslingspersonbildet etter at studentene er overført dit (ca. en uke etter søknadsfristene).
- Enhetene kan også bruke rapportene 101.001, 170.001, 171.001 mfl. til å ta ut oversikter over søkere og emneønsker.
Se opptaks- og utvekslingsmodulen i FS for instrukser for bruk av de forskjellige bildene og rapportene i FS.
For detaljer rundt tilrettelegging i FS og hvem gjør hva og når, seårshjul for utveksling.
Saksbehandling
- Seksjon for studiekvalitet (SK) følger med på nominasjoner og søknader i FS (Søknad samlebilde) fortløpende. SK purrer på de studentene som ikke har søkt, lastet opp dokumentasjon eller skrevet inn emneønsker ca. 1 uke før fristene.
- SK sjekker de opplastede dokumentene for engelskkrav (studenter fra ikke-engelskspråklige partnerinstitusjoner i Asia, Sør-Amerika og Afrika). NB:
- Studenter via Erasmus+, EEA og bilaterale avtaler med engelskspråklige partnerinst. sjekkes IKKE for dokumentasjon på engelsk.
- Avtaleeier må selv sjekke dokumentasjon på engelsk for studenter som er nominert på avtaler der det er fastsatt egne krav for dette.
- Avtaleeiere saksbehandler sine søkere for opptak til ønskede emner fortløpende fra opptaket åpner. Se veiledning for emneavklaring
- Avtaleeiere må sjekke at nominerte praksisstudenter på avtaler som inkluderer praksisplasser har lastet opp signert traineeship/internship agreemen, og kontakte partner ved spørsmål/avklaringer.
- Avtaleeiere kan sette N på "Kan behandles" i Søknad samlebilde på studenter som av en eller annen grunn ikke skal ha opptak.
- Ca. en uke etter fristen generer SK opptaksbrev fra FS som lagres i studentens dokumentarkiv (generelt opptaksbrev uten informasjon om fagtilhørighet, før emnene er avklart). Se årshjul for utveksling
- Samtidig sender SK e-post til studentene med beskjed om at opptaksbrev finnes i Søknadsweb og med lenker til praktisk informasjon for nye studenter på nettsidene. Se mottak og oppfølging
- Det gis normalt ikke anledning til utsatt studiestart eller betinget opptak.
- Søknadsfristene praktiseres strengt, og søkere som kommer etter fristen omfattes ikke av boliggarantien.
I opptaksbrevet står det at man har fått opptak som utvekslingsstudent til UiO, og at emneønsker er oversendt fakultetene for vurdering. Alle som har emneønsker som IKKE kan innvilges av ulike årsaker (de oppfyller ikke forkunnskapskrav osv.) skal kontaktes av avtaleeier på et tidlig nok tidspunkt til at de kan få tilbud om andre emner. Se eget punkt om emneavklaring.
Se opptaks- og utvekslingsmodulen i FS for instrukser for bruk av avtalebildet og rapporter.
Emnevalg- og avklaring
Det er fakultetene som har ansvar for emneavklaring:
- Søkerne velger studieprogram og ev. nivå (avhengig av hva som er lagt inn i avtalen de er nominert på) og oppgir hvilke emner de ønsker i Søknadsweb.
- Fakultetet v/avtaleeier er ansvarlig for koordinering av emneavklaring for alle som ligger på fakultetets studieprogram (feks. HF for HFUTV, HFUTVMAS osv.), dvs. også for studenter fra de sentrale UiO-avtalene.
- Emnevalg for studenter som har valgt studienivå master og/eller emner på masternivå bør avklares først, helst i god tid før opptaksbrevene sendes ut.
- Avtaleeier kontakter studenter om emner som ikke går, ev. om forkunnskapskrav som ikke er oppfylt, og bistår studenten for å finne relevante emner han/hun er kvalifisert for, samt kommuniserer med studenter som har valgt masternivå men som ikke er kvalisfisert for dette.
- Avtaleeier/emneleverandør svarer på alle spørsmål omkring emnevalg fra studenter, også på andre enheters/sentrale avtaler.
- Avtaleier er i dialog med emneleverandører fra andre fak. for å få emnekabalen til å gå opp for studenter på egne avtaler, og på sentrale avtaler.
- Avtaleeier/emneleverandør legger inn avklarte emner i studentens utdanningsplan, også på sentrale avtaler.
For detaljert instruks, se egen nettside med rutiner og frister for emneavklaringsprosessen.
NB: Studenter som søker via sentrale avtaler skal ha lik mulighet til plass på emner som søkere på lokale avtaler. Søkernes emnevalg bør avklares innen de gitte fristene, særlig hvis det er snakk om populære emner med liten plass.
Lån av avtaler
Av og til får man henvendelse fra studenter fra et lærested som har avtale(r) med én eller flere enheter ved UiO, men som ønsker å studere ved en UiO-enhet som ikke har en avtale. Studenten ønsker altså å "låne" en utvekslingsplass. I slike tilfelle er det ekstra viktig at alle rutiner følges:
- Avtaleeier må ta stilling til om de vil tillate slikt lån av avtale eller ikke, og sjekke at studentens hjemmeinstitusjon støtter studentens valg. Send en e-post eller ta en telefon.
- Avtaleeier kontakter det fagmiljøet studenten ønsker å studere ved, for å avklare om de kan og vil motta studenten.
- I nominasjonsweb må studentens hjemmeuniversitetet nominere studenten på den opprinnelige avtalen. Etter nominering angir studenten sine emneønsker ved annen enhet i merknadsfeltet i SøknadsWeb.
- Avtaleeieren får i slike tilfeller mobilitetstilskuddet. Den enheten som administrerer emnene studenten tar, får studiepoengene og pengene dette genererer. Se finansieringskategorier (DBH).
Studierett og emnepåmelding
UTV-programmene gir studentene tilgang til emnepåmelding til utvalgte emner som undervises på engelsk, på tvers av fakultetene.
- Enhetene må selv vedlikeholde UTV-programmene. Avtaleeier/fakultet passer på at alle UTV-emner er meldt inn, og at studentene har valgt riktig UTV-program.
- Seksjon for studiekvalitet kjører rutine for oppretting av studierett med relevant UTV-studieprogram ut i fra hvilken avtale studenten er nominert på (eller ut ifra hvilket fakultet studenten har valgt i Søknadsweb, gjelder studenter på sentrale avtaler (UiO-avtaler og Nordlys). Les mer om studierett for innreisende utvekslingsstudenter.
- Avtaleier bør sjekke at studenter som har valgt masternivå er kvalisfisert for dette før studieretts-rutinen kjøres. Se årshjul for utveksling.
- Manuell undervisnings- og eksamensoppmelding i FS skal alltid gjøres av den enheten som administrerer emnet.