- Studentene informeres om at de fortrinnsvis skal søke på Erasmus-avtalene til eget fagmiljø/fakultet. I tillegg bør det informeres om at studentene også har anledning til å låne andres avtaler og hvordan de går fram for å søke på disse. Studentene må gjøres oppmerksomme på at ikke alle avtaler er til utlån.
- Innen søknadsfristene 15. september/ 15. februar søker studentene på avtalene som ligger i Søknadsweb, også på andre fagmiljøs/fakultets avtaler.
- Etter søknadsfristen vil fagmiljøene få en oversikt over hvilke studenter som har søkt på egne og andres avtaler. Dersom en student har søkt på andre fagmiljøs avtaler, må studiekonsulenten (eller programsekretær, dette varierer) sjekke om avtalen er til utlån. I andre tilfeller kan et fagmiljø ha fått inn flere søknader til en partnerinstitusjon enn de har plasser. I så fall kan det være aktuelt å låne eventuelle ledige plasser på avtaler som eies av andre fagmiljøer. På denne måten vil vi kunne få en bedre utnyttelse av Erasmusavtalene ved UiO.Før studiekonsulenten/programsekretæren kontakter avtaleeier, bør man sjekke i FS. Det kan hende det står det en merknad i Utvekslingsavtalebildet i Utvekslingsmodulen om at avtalen ikke er til utlån. Dersom det ikke ligger en slik merknad, tar studiekonsulenten/programsekretæren kontakt med avtaleeier (institutt eller fakultet). Det er viktig å vurdere studenten nøye før man spør; vedkommende bør ha gode karakterer og være godt motivert/kvalifisert.
- Avtaleeiers studenter har selvfølgelig prioritet til utvekslingsplassene. Dersom avtaleeier ikke fyller opp plassene med egne studenter, og er positiv til utlån av ledige plasser, tar avtaleeier opp saken med partnerinstitusjonen. Holdningen til dette varierer fra land til land, og institusjon til institusjon. Noen utenlandske universiteter har samme praksis som oss, dvs. en positiv holdning til mottak av studenter fra andre miljøer. Til orientering har ofte britiske og noen sør-europeiske en svært restriktiv holdning til utlån av Erasmus-avtalene sine. (Dersom man eier en avtale som man vet ikke er til utlån, fordi avtalepartneren ikke ønsker studenter fra andre miljøer, bør dette legges inn i Utvekslingsavtalebildet i Utvekslingsmodulen. Vennligst be Erasmuskoordinator om å gjøre det.) Selv om man vet at den aktuelle partneren vanligvis er positiv, skal avtaleeier spørre i hvert enkelt tilfelle (med mindre noe annet er avtalt) før de sier ja til å låne ut avtalen. Partneren kan selvsagt si nei uten å måtte gi noen begrunnelse for avslaget. Avtaleeier kan også selv velge å avvise forespørselen på grunn av manglende kapasitet.
- Dersom det er aktuelt med utlån bør avtaleeier ta selve opptaket, bl.a. av hensyn til partneren som ofte ønsker å forholde seg til sin(e) fast(e) kontaktpersoner. (Dersom partneren er inneforstått med å forholde seg til studentens enhet her, er dette selvsagt greit.) Studentens søknadspapir (ECTS Student Application Form og ECTS Learning Agreement, samt karakterutskrift, siden partneren ikke har samme kunnskap om studentens faglige bakgrunn når man låner avtale) må sendes til avtaleeier. Hvis studenten blir innstilt må avtaleeier fortsette registreringen i utvekslingssøknad samlebilde og registrere studenten i FS. Se instruks for registrering av utreisende Erasmus-studenter.Når det gjelder forhåndsgodkjenning/ innpassing, er det studentens egen enhet og fakultet som skal kontaktes.
- Det er avtaleeier som får mobilitetstilskudd, ikke studentens enhet. Studentens enhet får studiepoengene som produseres.
Se også egen nettside om opptak av utreisende Erasmus-studenter.
