Studentutveksling gjennom Erasmus+

Avtaleeier er også ansvarlig for informasjon om partneruniversitetet, inkludert oppdatering av avtalesidene på nettet. Husk at god informasjon på nettsidene kan lette informasjonsarbeidet!

Søknadsprosessen

Studenter søker gjennom Søknadsweb innen fristene 15. februar/15. september (for utreise påfølgende semester). For å sikre likebehandling er det viktig at alle relevante frister blir overholdt.

For å søke utveksling gjennom Erasmus+ må studenten:

• Ha avlagt minst 30 studiepoeng ved søknadstidspunktet, og ha avlagt 60 studiepoeng før avreise. Vær oppmerksom på at det i enkelte avtaler kan stilles ytterligere krav til studiebakgrunn/lengde på tidligere studier, språkkunnskaper o.l.
• Være tatt opp på et studieprogram ved UiO og ha tilgang til en gyldig Erasmusavtale.
• Søke om/følge rutinene for forhåndsgodkjenning før avreise.

Etter fristen (15. februar/15. september) kan avtaleier finne informasjon om søknaden i Søknad samlebilde (Opptaksmodulen i FS). Enheten saksbehandler søknadene og alle innstilte søkere skal ligge med tilbud og svar senest 1 måned etter fristen. Etter saksbehandlingsfristen blir studenter med ja-svar overført til Utvekslingspersonbildet i FS.

Studenter som blir innstilt til utveksling gjennom Erasmus+ skal følge vertstedets videre prosedyrer og frister for nominasjon og søknad. Avtaleeier er ansvarlig for å informere studentene om den videre prosessen. Se nettside for studenter: Hvordan søke gjennom Erasmus+

Varighet og studentstatus

• Det er krav om minst 2 måneders varighet for utvekslingsoppholdet, eller 1 trimester til institusjoner hvor man har trimesterordning (i gammel programperiode var kravet 3 måneder).
• Studenter kan benytte Erasmusutveksling i inntil 12 mnd. per grad, det vil si 12 mnd på BA + 12 mnd på MA + 12 mnd på PHD. Aktuelt nivå må være angitt i Erasmusavtalen som benyttes.

Utvekslingsstudenter skal betale semesteravgiften, Kopinor-avgiften og ev. SAIH-tierne på vanlig måte innen fristene 1. februar /1. september. I tillegg må studentene semesterregistrere seg. Dersom de tidligere har registrert eksamener for våren eller høsten som de ikke planlegger å ta likevel pga. utenlandsoppholdet, bør disse flyttes eller trekkes.

Learning Agreement for Studies

En studieavtale, Learning Agreement for studies, skal fylles ut og signeres av alle parter. UiO har tatt i bruk Online Learning Agreement. Se veiledning for OLA. Det er inntil videre også mulig å bruke papirbasert Learning Agreement dersom partneruniversitetet ikke har tatt i bruk OLA. Se rutine for Learning Agreement for utreisende studenter.

Forhåndsgodkjenning

Studentene må følge sitt fakultets rutine for forhåndsgodkjenning av utvekslingsoppholdet. Rutinene kan variere fra fakultet til fakultet. Se nettside for studenter om godkjenning.

Språktest OLS (Online Lingustic Support)

Fra 2021 er det ikke lenger obligatorisk for studentene å ta OLS-test. Det er likevel fortsatt krav om at UiO promoterer språklæring og den generelle bruken av OLS. Studentene vil derfor fortsatt få informasjon om testen, og tilbud om å ta denne dersom de ønsker det. Testen tas i systemet EU Academy: https://academy.europa.eu/.

Resultatet blir kun tilgjengelig for studenten, og skal ikke få konsekvenser for om studentene får reise ut. Testen er ment som et personlig verktøy for studenten, og som et rapporteringsverktøy for EU, for å dokumentere om studentene blir bedre i språk på utveksling. Derfor kan også studentene velge å avlegge samme test når de kommer hjem fra utveksling.

Seksjon for studiekvalitet samler inn informasjon fra alle utreisende Erasmus+ studenter om hvilket språk de skal ta undervisning på, og sender lenke til riktig språktest basert på dette.

Avtaleeiere er kontaktpunkt for utreisende studenter på sine avtaler ved spørsmål om språkkravet som er avtalt i den enkelte Erasmusavtalen.

Les informasjon til studentene om språktesten på uio.no

Erasmusstipendet

Studenter som er registrert med et Erasmusopphold i FS vil motta informasjon om stipendet fra Seksjon for studiekvalitet. Stipendkontrakt sendes ut i november/desember for utveksling i vårsemesteret, og mai/juni for utveksling i høstsemesteret.

UiO mottar midler fra EU-kommisjonen for å tildele stipend til studenter som reiser gjennom Erasmus+. Stipendsatsen kan variere fra år til år, og kommer også an på om studenten reiser til et høy- eller lavkostland. Stipendet kommer i tillegg til lån og stipend fra Lånekassen.

Krav til stipendmottaker

• Signere en stipendkontrakt før avreise
• Signere en Learning Agreement før avreise
• Sende inn dokumentasjon på utvekslingsperiode, stemplet og signert av mottakerinstitusjonen
• Svare på en rapport fra EU Survey etter oppholdet

Utbetalingen er basert på antall dager på utveksling. Utvekslingsperioden skal beregnes slik:

• startdato: den første dagen studenten må være tilstede ved vertsstedet av akademiske hensyn (for eksempel første undervisningsdag, velkomstarrangement etc.)
• sluttdato: den siste dagen studenten må være tilstede ved vertsstedet av akademiske hensyn (for eksempel siste dagen i eksamensperioden)

Stipendsats i studieåret 2024-2025

• € 530 per måned til Belgia, Danmark, Finland, Frankrike, Island, Irland, Italia, Liechtenstein, Luxembourg, Nederland, Sverige, Tyskland og Østerrike. Det tildeles ikke lenger Erasmusstipend for utveksling til Storbritannia*
• € 470 per måned til andre programland.

En måned regnes som 30 dager, deretter blir det betalt ut for enkeltdager utover dette. Det vil være en offisiell bekreftelse på den faktiske utvekslingsperioden fra det utenlandske lærestedet som legges til grunn for utbetalingen av studentens Erasmus+-stipend. Studentene vil først få hoveddelen av stipendet utbetalt, og det resterende beløpet etter hjemkomst når rapport er levert. Utbetalingen er i norske kroner (NOK), med valutakurs fastsatt fra det tidspunktet UiO fikk overført midlene.

Studenter som er innstilt til en Erasmusplass og som får tilbud om andre EU-stipender som kan være i konflikt med støtten fra Erasmus+, kan dessverre ikke motta Erasmusstipend. Når en Erasmusstudent får tilbud om slike stipend, må fagmiljøene informere den ved SK som har ansvaret for stipendutbetalingen.

Reisestipend

Fra høst 2024 mottar aller studenter reisestipend, basert på reisens lengde i kilometer. For grønne reiser er satsen høyere. Eksempel på utregning av reisestipend:

I tillegg til reisesatsen vil studentene få stipend for to reisedager ved vanlig reise, og fire reisedager ved grønn reise.

Tilleggsstipend

Månedlig stipend på € 250 ved siden av det ordinære Erasmus+-stipendet. Det er ikke krav til dokumentasjon, men studenten bekrefter i ordinær søknad om stipend at de faller innunder en av følgende kategorier: 

Studenter med barn eller annet omsorgsansvar

Alle studenter med barn under 18 år, uavhengig av om barnet er med på mobiliteten eller ikke, kan få tilleggsstipend. Man kan likevel bare få ett tilleggsstipend, slik at man ikke får noe mer hvis man har flere barn.

Studenter med omsorgsansvar for yngre søsken, eldre familiemedlemmer og/eller familiemedlemmer med alvorlig psykisk og/eller fysisk sykdom, samt rusavhengighet, kan også få tilleggsstipend.

Studenter med varig nedsatt funksjonsevne og kroniske sykdommer

Alle studenter som faller inn under FNs definisjon av mennesker med nedsatt funksjonsevne, regnes som "studenter med færre muligheter". Denne definisjonen er bred, og viser til at funksjonsnedsettelsen og/eller den kroniske sykdommen må være langvarig. «Mennesker med nedsatt funksjonsevne er blant annet mennesker med langvarig fysisk, mental, intellektuell eller sensorisk funksjonsnedsettelse som i møte med ulike barrierer kan hindre dem i å delta fullt ut og på en effektiv måte i samfunnet, på lik linje med andre» (hentet fra FN-konvensjonen om rettighetene til mennesker med nedsatt funksjonsevne – fn.no).

Studenter med flyktningstatus

Alle studenter med flyktningstatus regnes å ha færre muligheter.

Førstegenerasjonsstudenter

Alle studenter som er den første i familien sin til å ta høyere utdanning, og som ikke har foreldre eller søsken som tidligere har fullført høyere utdanning. Med fullført høyere utdanning mener vi fullført bachelorgrad, mastergrad eller doktorgrad.

Studenter som tilhører urbefolkningen og nasjonale minoriteter

Alle studenter som har tilknytning til urbefolkningen (samer) eller de nasjonale minoritetene (jøder, kvener/norskfinner, romanifolk/tatarer, skogfinner og rom). Tilhørigheten kan knyttes til språk og kulturell forankring ved at studenten enten:

a) bruker det aktuelle språket som morsmål og/eller

b) har eller har hatt forelder, besteforelder eller oldeforelder med det aktuelle språket som morsmål

c) står i, eller er barn av, en person som står eller har stått i det samiske manntallet (gjelder bare samiske studenter).

Tilrettelegging

Dersom behov for tilrettelegging på utveksling vil føre til utgifter utover tilleggsstipendet, kan studenten søke om inkluderingsstøtte. Denne støtten er basert på reelle kostnader. I forkant av oppholdet må det derfor leveres et budsjett med estimerte utgifter, dokumentasjon på behov, og dokumentasjon på at utgiftene ikke dekkes av Lånekassen, NAV, eller andre instanser. I etterkant av oppholdet må det leveres kvitteringer for alle utgiftene. Det er fakultetet som behandler søknad om tilrettelegging, se mer informasjon her.

Trekk

Dersom studenten trekker seg før eller under oppholdet, er det viktig at dette blir registrert korrekt i FS, og i tillegg må det gis beskjed til utveksling@uio.no. På den måten kan utbetalingen av stipendet bli stoppet, eller tilbakekrevd.

Om en student avbryter studieoppholdet sitt på grunn av sykdom må studenten fremvise legeattest og søke om fritak fra tilbakebetaling av hele eller deler av utbetalt stipend. Vurderingen foretas av Erasmuskoordinator, og i noen tilfeller i samråd med HK-dir. Kontakt også Erasmuskoordinator ved andre spesielle forhold som rammer utvekslingen (for eksempel streik).

Det er også viktig å registrere trekk av hensyn til beredskapsplanen for utreisende studenter slik at vi har en korrekt oversikt over hvor i verden vi har utvekslingsstudenter dersom det skulle oppstå en nødsituasjon.

Trekk skal registreres i Utvekslingspersonbildet i Utvekslingsmodulen med TRUKKET i feltet "Utvekslingsstatus", og beskjed sendes til utveksling@uio.no.

Etter oppholdet

Studentene må huske å søke om endelig godkjenning. Dette er viktig både for å få innpassing av delstudiene i graden, og for at de skal få konvertert deler av lånet til stipend i Lånekassen. Se også nettside for studenter om godkjenning.

Studentene skal levere rapport fra oppholdet i Beneficiary Module. Informasjon om dette sendes direkte fra Beneficiary Module til studentene når utvekslingsoppholdet nærmer seg slutten.