Prosedyrebeskrivelse

1 Tidsbruk og planlegging

Periodisk programevaluering foregår i ulike faser:

Fase 1: Instituttet finner en saksbehandler (punkt 2) som starter arbeidet sammen med programleder (og eventuelt andre for tverrfaglige studieprogrammer) med å:

• skrive egenevalueringen (punkt 4.2)
• eventuelt starte prosess med studenttilbakemeldinger
• samle inn materialet som panelet mottar (punkt 4)

Instituttet/programmet/fagmiljøet/saksbehandleren bør dessuten:

• bestemme antall paneldelmedlemmer (punktene 3.1 og 3.2) og hvor mange timer panelmedlemmene honoreres/frikjøpes for (punkt 3.7)
• fastslå når panelets arbeid kan starte, det vil si når egenevalueringen og materialet ventelig vil være klare til utsendelse
• finne medlemmer av panelet (punktene 3.1 og 3.2) når man vet antall timer man vil honorere/frikjøpe for (punkt 3.7) og tidspunktet for når materialet er klart til utsendelse
• få panelet godkjent (punkt 3.4) og inngå skriftlig avtale med panelmedlemmene (punkt 3.6)
• avtale et innledende møte mellom programledelsen og panelet for å oppklare eventuelle spørsmål og uklarheter (punkt 6)

Materialet (punkt 4) sendes panelmedlemmene med en avtalt frist for innspill til rapportens innhold.

Skjer dette arbeidet parallelt med saksbehandlerens andre løpende oppgaver, bør det antagelig settes av rundt tre måneder til materialinnsamlingen og egenevalueringen.

Fase 2: Materialet er hos panelmedlemmene. Det avholdes normalt et innledende møte mellom programledelsen og panelet (punkt 6). Varigheten av denne fasen bestemmes særlig av de beskjeder de vitenskapelige medlemmene av panelet har gitt om hvor mye tid de trenger.

Fase 3: Panelmedlemmene kommer med sine innspill (punkt 6) til rapport (punkt 7) som ferdigstilles og panelmedlemmene honoreres/frikjøpes (punkt 3.5). Hvis ikke panelet er svært uenig, kan denne fasen kanskje ta 2–4 uker.

2 Saksbehandler for gjennomføring av evalueringen

Forslag til hva instituttets saksbehandler gjør:

• står for kontakten med panelmedlemmene
• skriver notatet med forslag til panel til programeier (punkt 3.4)
• forbereder utbetaling ved honorering/frikjøp (punkt 3.5)
• sammenstiller materialet panelet får tilsendt (punkt 4.1)
• står for utsendelsen til panelmedlemmene (punkt 5)
• organiserer et eventuelt møte mellom programledelsen og panelet (punkt 6)
• skriver egenevalueringen, eventuelt sammen med programleder (punkt 4.2)
• kan etter avtale være/er sekretær (punkt 6) for det eksterne panelets rapport (punkt 7)

Samme person behøver ikke står for alle oppgavene, men det kan være en fordel for å holde orden i en prosess som det kan ta over et halvt år å føre i havn og som består av mange forskjellige arbeidsoppgaver.

3 Det eksterne evalueringspanelet

3.1 Krav til panelmedlemmer

Evalueringspanelet skal ha følgende kompetanse:

• Panelet skal ha spesialistkompetanse i programmets faglige kjerneområde(r).
• Panelet skal ha kompetanse fra undervisning.
• Panelet skal ha minst én deltaker som er student.
• Panelet skal ha minst én deltaker fra arbeids- eller samfunnsliv.

3.2 Sammensetning av panelet

Fakultets-, institutt- eller programledelsen er normalt ikke representert i panelet. Ekstern(e) programrådgiver(e) kan delta i panelet.

Programeier avgjør hvor mange deltakere panelet skal ha. Det vil vanligvis være behov for minst to representanter som til sammen oppfyller kravene til spesialistkompetanse, undervisningskompetanse og representasjon fra arbeids- eller samfunnsliv.

Deltakeren som er student kan være en aktiv student, enten fra det samme programmet eller fra et annet program. Studentrepresentanter oppnevnes vanligvis i samråd med det respektive student- eller fagutvalget. 

Det er valgfritt om panelet har deltakere som er ansatt ved UiO, men minst én av deltakerne skal være ekstern.

Deltakere bør ikke være med i programrådet, fakultets-/instituttledelsen eller på annen måte være engasjert i programmets styre eller drift, men vedkommende kan ha hatt slike verv tidligere, og kan være underviser eller sensor på emner som inngår i programmet.

3.3 Den eksterne evalueringens forløp i tid

Det avtales med panelmedlemmene når det passer å gjennomføre evalueringen, dvs. når de er klare til å motta materialet, når det passer med et innledende møte mellom programledelsen og panelet og når de kan levere første tilbakemelding. Tidsrommet fra slutten av vårsemesteret til en gang i september kan være passende. Panelmedlemmene påminnes før og/eller purres etter fristene de har fått. MNSU kan kontaktes for hjelp til å finne et studentmedlem som det avtalte tidsrom passer for (studentutvalget[at]mn.uio.no).

3.4 Godkjenning av panelmedlemmer

Når panelsammensetningen er avklart med panelmedlemmene og instituttet og studentmedlemmet er meldt inn, sender programmet en epost til instituttet med forslag til panelmedlemmer med kort angivelse av:

• hvem de er (navn, stilling, tilsettingssted, fag, programtilhørighet – jf. panelrapportens del A)
• antall timer som panelet honoreres/frikjøpes for og eventuelt andre avtalte forhold rundt panelets arbeid
• instituttet sender en svarmail om at panelsammensetningen er godkjent

Saksbehandler lagrer epost om forslag til panelmedlemmer og godkjenningen av panelmedlemmene som X-notat i ePhorte på programmets saksnummer. Dette vil også tjene som dokumentasjon av alle deler av prosessen rundt panelsammensetningen og vil være til nytte ved senere evalueringer.

All direkte kontakt med panelmedlemmene står studieprogrammet for.

3.5 Honorering/frikjøp av panelmedlemmer

Saksbehandleren samler de opplysninger som trengs for honorering/frikjøp og fyller ut honoreringsskjema.

• Studentmedlemmer honoreres etter timelønn i laveste lønnstrinn i stillingskode SKO 1019 Vitenskapelig assistent.
• UiO-interne medlemmer frikjøpes i det lønnstrinn UiO lønner dem i
• UiO-eksterne medlemmer honoreres etter timelønn i det lønnstrinn de har som:
  • ekstern programrådgiver ved UiO
  • i egen stilling ved et norsk lærested
  • annet (personalseksjonen kan være behjelpelig med å finne et egnet lønnstrinn)

3.6 Kontrakt/vedlegg til utbetaling

Som vedlegg til utbetalingen brukes:

• enten kontrakt som panelmedlemmene skriver under på vanlig måte
• eller eposten der de gir sitt tilsagn til å delta i panelet på de gitte betingelser

3.7 Antall timer det honoreres/frikjøpes for

Fakultetet har ingen nylige erfaringer med denne typen arbeid, men foreslår for relativt ensartede programmer som tilbys på bachelor- og masternivå med ingen eller få studieretninger, honorering/frikjøp av paneldeltakerne for 10 timer når instituttet har stilt med saksbehandler som sammenstiller rapporten. Ved større programmer kan panelmedlemmenen få flere timer. Hvis et eller flere panelmedlemmer også skriver rapporten slik at den leveres ferdig til instituttet, bør antallet timer økes ytterligere for de deltakere dette gjelder. Her har fakultetet ingen forslag for antall timer.

4 Materialet panelet mottar

4.1 Hva panelet får tilsendt

Panelet får tilsendt:

• følgebrev med innholdsoversikt (jf. panelrapportens del B) og veiledning til materialet der det bl.a. fremgår at panelets synspunkter organiseres etter rapportmalen
• malen for rapporten
• egenevalueringen av programmet
• årlige rapporter om studiekvalitet fra hele rapportperioden
• referater fra dialogmøter m/presentasjoner
• alle rapporter som trekkes fram i egenevalueringen, f.eks.
  • rapporter fra ekstern(e)programrådgiver(e)
  • rapporter fra emneevalueringer/sluttevalueringer av emner
  • studentevalueringer av programmet
• skrevet ut fra nettet (alt tilsendes på papir slik at det vites hvilket materiale panelet bygger på og at alle bygger på det samme):
  • programbeskrivelsen (for bachelor og master)
  • studieretningsbeskrivelser
  • fordypningsgruppepresentasjoner / presentasjoner av obligatoriske emnegrupper
  • emnebeskrivelser av alle obligatoriske emner på program / studieretning / spesialisering
  • emnegruppepresentasjoner/emnebeskrivelser av særlig populære tilbud som favner mange av programmets studenter

4.2 Egenevalueringen

Egenevalueringen skrives ihht malen for egenevaluering. Programledelsen er ansvarlig for at egenevalueringen blir skrevet, og innestår også for de vurderinger som kommer til uttrykk. Egenevalueringen bør være drøftet i programrådet eller et annet organ med studentrepresentasjon enten i møte eller som e-brev-høring. Egenevalueringen sendes også på epost til fagutvalget på instituttet.

Saksbehandler lagrer egenevalueringen som X-notat i ePhorte på programmets saksnummer. Fram til det eksterne panelets rapport foreligger, er egenevalueringen unntatt offentlighet etter Offentleglova § 14: Dokument utarbeidde for eiga saksførebuing (organinterne dokument).

4.3 Problemer knyttet til materialet panelet får tilsendt

Panelet vurderer studieprogrammet fra opprettelsen eller fra forrige periodiske evaluering. Et program eller en studieretning kan imidlertid være endret så mye i mellomtiden at en evaluering først er interessant fra et senere tidspunkt. Panelet bør ikke få materiale som beskriver en forlatt tilstand: Da unngår man at panelet unødvendig foreslår å endre noe som allerede er forandret. Egenevalueringen forklarer slike større endringer og beskriver tiden etter.

I dokumenter som omhandler mye mer enn det som gjelder programmet som evalueres, kan det være en ide å markere i dokumentene det som er særlig aktuelt for panelet. Dette kan for eksempel gjelde for instituttenes referater fra årlige dialogmøter med fakultetet om studiekvalitet.

5 Utsendelsen av materialet

5.1

De oppnevnte medlemmene av panelet spørres om de nå vil ha materialet sendt til en annen adresse enn den de eventuelt tidligere har oppgitt.

6 Panelets arbeid

Instituttet/programmet og panelet avtaler hvordan de ønsker å jobbe. Det er viktig at panelet får den informasjonen som er nødvendig for utføre oppgaven sin og det bør normalt være et innledende møte mellom programledelsen og panelet. Hvis instituttets saksbehandler er sekretær på rapporten sender panelet inn sine utkast til instituttets saksbehandler på e-post. Alle rapportutkast saksbehandleren skriver, sendes alle panelmedlemmene helt til ingen lenger har innsigelser eller tilføyelser. Ved uenighet er det viktig at saksbehandleren avdekker skinnuenighet som kan oppstå f.eks. ved at paneldeltakerne fra forskjellige hjemmeinstitusjoner er vant til å snakke om samme ting på ulik måte. Reell uenighet mellom panelmedlemmene skal komme til uttrykk i rapporten. Alle panelmedlemmer må mene at deres synspunkt er adekvat gjengitt.

7 Det eksterne panelets evalueringsrapport

Rapporten består av tre deler:

A. Navneliste

• panelmedlemmenes navn med angivelse av stilling/ansettelsessted og ev. fagområde og sted hvis dette ikke framgår av navn på institutt/institusjon
• for studentmedlemmet angis studieprogram og nivå (bachelor-/masterprogram x)
• instituttets saksbehandlers navn med stilling og tilsettingssted

B. Liste over det tilsendte materialet (med spesifisert angivelse under punktene 4 og 5):

• rapportmalen
• egenevalueringen av programmet
• rapporter fra ekstern(e) programrådgiver(e) og emneevaluering/sluttevaluering av emner av viktighet for evalueringen
• utskrifter fra nettet av
  • programbeskrivelse
  • studieretningsbeskrivelser
  • emnebeskrivelser for obligatoriske og særlig populære emner

C. Panelets synspunkter organisert etter rapportmalen

Denne delen av rapporten behøver ikke være lang. 2–3 sider er antageligvis nok hvis panelet ikke har mer å si.

Rapporten sendes på epost til saksbehandler, som lagrer rapporten som X-notat i ePhorte på programmets saksnummer. Den er ikke unntatt offentlighet og publiseres (eventuelt ved programmets ønske sammen med egenevalueringen) på programmets nettsider, oppbygging og gjennomføring.