Referat fra møte i nettverk for TP og timeplanlegging

1. Planlegging av våren 2016

• fremdriftsplan
  Gjennomgang av fremdriftsplan for våren 2016. Ingen spesielle innspill.
• kurs (nye brukere)
  MN ønsker innføringskurs i bruk av studentgrupper. Kan dette tas med på kursene? AF vil ta opp dette på arbeidsstuene.
• arbeidsstuer (med gjennomgang av nyheter)
  AF har holdt av noen datoer og rom til arbeidsstuer. Fakultetene kan bestille en av de avholdte datoene til arbeidsstuer, eller foreslå egne andre rom/datoer.
• arrangementer og liknende (EA) 
  Åpen dag må flyttes pga annet arrangement styrt av ledelsen. Det vil si at to torsdager i GS nå kanskje er utsatt for flytting. Det planlegges en konferanse torsdag 10. mars, noe som gjør at Åpen dag flyttes fra denne dagen til tirsdag 8. mars. Det er som vanlig planlagt utdeling av Kavliprisen på en onsdag (25.mai?). Disse arrangementene skal være bestilt i rommet i god tid før timeplanleggingen starter. 
  Fakultetene: Det er problematisk at de velger (flere) torsdager når det er fredager som er holdt av til arrangementer. Fredager som ikke benyttes til konferanser bør fristilles.
  AF:Det har vært forsøkt å fristille fredager tidligere, men det er tidkrevende å følge opp for EA uten at de har merket stor gevinst. Hvis det er aktuelt å flytte undervisning til fredager, anbefales det heller å ta direkte kontakt med EA og spørre om det er ledig. Merk: I timeplanen for rommene på GS kan man se om de forhåndsreserverte fredagene brukes til et arrangement eller står tomme ved å lese teksten på bestillingen. "Holdt av til konferanser og arrangementer. Reservasjoner sendes arrangementer@admin.uio.no" - betyr at tidspunktet IKKE er bestilt til et konkret arrangement ennå.

2. Undervisningsform - overskrifter i timeplanene

Det gjøres fortsatt mye feil i bruk av undervisningsformer, hvor timeplanleggere blander parti- og fellesundervisning. Dette skyldes nok at mange arver strukturer på gamle emner og gjenbruker disse. Dette skaper mange henvendelser til studieredaktøren fra studenter som ikke ser emnene sine i mine studier.
Hvordan skal vi rydde opp?

Det største problem er at man mener at det skal være felles undervisning, men at man har registrert det som gruppeundervisning (SEM eller GR). AF lager en veiledning for både infosentre og timeplanleggere om hva som kan være feil i Mine studier og hvem som må rette det opp. AF tar selvkritikk og skal lage bedre veiledninger rundt riktige strukturer i undervisningsmodulen i FS. AF kan ikke rydde fordi de ikke vet hvordan undervisningen faktisk er, så det er studiekonsulentene må rydde i FS. AF skal prøve å lage en rapport over mulige logiske feil slik at noe kan oppdages. Må også terpe på dette på arbeidsstuer.

3. Nytt i TP

Vi ser på ny funksjonalitet i TP. Versjoner
- Administrasjon - emner, her har det kommet et nytt filter hvor man kan begynne å skrive emnekode
- Administrasjon - studentgrupper, her har det kommet et nytt filter som fungerer både på navnet på studentgruppen og på emnekode
- ID på studentgrupper genereres nå automatisk når man oppretter en ny studentgruppe, man trenger kun å lage navnet når man oppretter en ny gruppe
- Nederst i en studentgruppe er det nå en lenke direkte til denne studentgruppens timeplan
- Flytt hit, en enkel funksjon for å flytte en forekomst ved å klikke rett i timeplanen. Når man flytter en forekomst blir disse tidene satt inn i forhåndsvalg. Hvis man lagrer denne blir den opprinnelige forekomsten avbestilt og den nye bestilt.
- Timeplanlegger, filtermuligheter på aktivitet og aktivitetstid. Nyttig hvis man har veldig lange lister, feks på bookinger
- Timeplanlegger, forbedring av ytelse, dvs hvor lang tide det tar å laste en side
- Ny rapport med dagsoversikt for område og bygning, opprinnelig laget for vakt- og alarmsentralen. Her kan man gå inn på et bestemt rom i et bestemt tidsintervall for å se når det er aktivitet på dette rommet. Hvis man trykker på detaljer ser man i tillegg hva som er aktiviteten og hvem som har bestilt rommet. Kontaktfeltet er blankt hvis forekomsten er bestilt gjennom hovedbestillingen, dette er for å unngå at navn på personer i AF vises her.

 4. Videre utvikling

Hva er prioritert frem mot hovedbestillingen

Fire ting skal på plass før hovedbestillingen:

• TP-282 samme-tid-serier, ulike aktivitetstider som skal gå på samme tid på samme dag
  • kanskje med en forbedring av sekvenssystemet blir inkludert 
  • kanskje også krav om samme rom kan angis
• TP-284 vekt på studentgrupper for bruk i hovedbestilling og i ryddefasen
• TP-287 aktivitetstider som ikke skal prioriteres i hovedbestillingen
• TP-289 i fasen etter hovedbestilling kan man bestille aktivitetstider uten kollisjonssikring for studentgrupper, pga at det er noen kollisjonsbehov

Hvis vi rekker det vil vi også se på disse tingene:

• TP-285 ønske om flere tilfeldige rom
• TP-288 felles undervisning som ikke er fullstendig, men bare for visse angitte uker

5. Status eksamensplanlegging

AF har vært rundt på alle fakultetene og snakket med aktuelle personer. Nå skal vi sammenstille behovene før vi kan lage en kravspesifikasjon. Denne skal lages i samarbeid med fakultetene, så det blir sannsynligvis laget en liten arbeidsgruppe her. Det ble spørsmål om man her har kontroll i forhold til arbeidet med digital eksamen? Dette blir ivaretatt ved at AFs representant i prosjekt UiO digital eksamen også er med på dette arbeidet.

6. Eventuelt

• Om innspill til forbedringer i timeplaner(vortex) og mine studier:
  MN ønsker mulighet for kronologisk visning/kalenderukevisning av timeplanen. Flere interesserte?
  - flere som er interessert i dette; OD, MF og UV. AF vil prioritere dette inn mot usit
  MN ønsker at titler og merknader på forelesninger i vortex ikke "forsvinner" om man gjør endringer i timeplanen
  -AF: påpeker at dette er komplisert, men tar det med inn i diskusjonen.
  MN ønsker visning av undervisning over periode i timeplan og mine studier (HMS-eksaminering over en periode)
  -MN har nettopp gjennomført sitt første semester men nytt e-læringssystem. For å minne studentene på at kurs må gjennomføres har de brukt en TP-funksjon som heter digitale rom. Den fungere ikke optimalt i Mine studier for da vises kursene med et gitt tidspunkt. De ønsker seg mulighet for å heller angi en periode, ikke nødvendigvis en bestemt dato og klokkeslett. AF påpeker at dette ikke nødvendigvis er så lett å gjøre forståelig for studentene. Hvordan kan dette løses? MN må spille inn dette på e-post. JF: Kan frister være en løsning? UV har samme problem når de skal legge ut digitale forelesninger. Forslag om tilsvarende funksjonalitet som i outlook, feks en linje som ligger over hele uka og som indikerer at dette varer hele uken. Dette bør nok diskuteres mer i plenum.
• Exphil-seminargrupper hos andre fakulteter. Hvordan fungerer det?
  - Litt utfordringer knyttet til om exphil får tilgang til rommene de trenger, og kanskje uklart hvem som bestiller hva. AF følger opp mot enkeltmiljøer for å passe på at alt går smidig.