Brukers ansvar

Drift og vedlikehold av bygning

Ta vare på lokalene

• Ikke bore i vegger, tak eller gulv. Meld inn behov til Eiendomsavdelingen.
• Ikke sette opp tunge installasjoner, som arkivskap, som belaster bygningen mer enn det bærestrukturen er dimensjonert for.
• Ikke ta med sykler og sparkesykler inn i bygningene. Sykler som oppbevares inne i bygningene vil bli fjernet og kan hentes hos Park.
• Ikke ta med husdyr inn i bygningene. Servicehund er unntatt.

Brukerutstyr

• Følge gjeldende internkontrollforskrifter for brukerutstyr.
• Gjennomføre egenkontroll av brukerutstyret iht. Prosedyre for ledelsens gjennomgåelse.
• Drift, vedlikehold og erstatning av brukerutstyr.
• Tilpasninger av temperatur, lys og fukt i spesialrom (brukeranlegg slik som veksthus, serverrom, laboratorier, museale rom) utover standard servicenivå.
• Melde inn til EA i forkant av anskaffelser av nytt brukerutstyr som skal ha fast tilkobling til eller kan påvirke bygningens tekniske anlegg som ventilasjon, kjøling, elektrisitet eller annet.
• Avtrekksskap er brukerutstyr og brukers ansvar, mens ventilasjon er en del av teknisk infrastruktur og EAs ansvar.

Brannvern og sikkerhet

• Ikke sperre rømningsveier
• Bruke tidsbrytere på ovner, kaffetraktere, vannkokere og andre frittstående elektriske apparater.
• Ikke plassere kaffetraktere, vannkokere og lignende inne på kontorer.
• Forsvarlig bruk av skjøteledninger.
• Sørge for at det blir montert vannvakter der brukerutstyr er koblet til vannettet.
• Ikke dekke til varmekilder, luftventiler eller branndetektorer.

Annet

• Bistå med å varsle EA om lys som ikke fungerer.
• Gjennomføre vernerunder i sin virksomhet. Eiendomsrelaterte avvik som avdekkes under vernerunden meldes til Eiendomsavdelingen i tråd med prosedyre for gjennomføring av vernerunder.
• Være tilgjengelig for EA ved behov for befaringer eller arbeider som krever brukers tilstedeværelse.

Reparasjon av skader

• Melde fra i Eiendomstjenester eller til Vakt- og alarmsentralen ved akutt tilfelle. 
• Begrense skadeomfanget mest mulig inntil EA kan overta.
• Reparasjon og/eller erstatning av skadet brukerutstyr og kostnadene ved dette.

Uteområder og park

• Vise hensyn når de ferdes i UiO sine parker.
• Kildesortere avfall.
• Overholde båndtvang (lovdata.no) og passe på at hunder ikke skader vegetasjonen.
• Ikke plassere engangsgriller på plener.
• Ikke plante eller så vekster i UiOs parker.
• Ikke sette ut permanente utemøbler.
• Mottaker av juletrær inne må selv sørge for pynting og vanning.

Parkering

• Registrere seg i parkeringsappen.
• Kun lade elbil på anviste plasser. 
• Sette seg inn i til enhver tid gjeldende informasjon om parkering på uio.no. 

Brannvern

• Bruker skal fylle de rollene og ivareta de oppgavene som er beskrevet i styringssystem for HMS- og brannvern.
• Melde inn avvik iht. prosedyre for HMS-avvik.
• Varsle EA om bruksforhold som kan lede til økning i fare for antennelse eller brannspredning slik at EA og leier kan sette i verk tiltak som sikrer at risikoen ikke øker.
• Ikke utøve aktiviteter som kan føre til at brannalarmen utløses.
• Ikke bruke åpen ild, som stearinlys, innendørs.
• Utstyre brukerutstyr som kaffetraktere og vannkokere med tidsur.
• Det er ikke tillatt å steke vafler eller tilberede mat på løse kokeplater innendørs.
• Holde rømningsveier fri.
• Ikke blokkere eller tildekke brannutstyr med møbler, avfall eller annet.
• Innkjøp, drift og vedlikehold av særskilt brannvernutstyr og brannverntiltak knyttet til brukerutstyr og brukeraktiviteter som krever anlegg utover det generelle for bygningen.
• Bruker må påse at maks tillatt høyde på foliering av glassvinduer og -dører er 60 cm.

Energi

• Begrense sitt energiforbruk.
• Initiere lokale energisparende tiltak der dette er mulig.
• Bidra til sentralt initierte energisparende tiltak.
• Installere UPS som avbruddsfri reservekraft for brukerutstyr som har oppetidskrav utover UiOs standard servicenivå.

Vann og avløp

• Begrense eget vannforbruk.
• Initiere vannsparetiltak der det er mulig.
• Bestille og bekoste nødvendig vannrenseutstyr hvis brukerutstyr har behov for leveransekvalitet utover standard nivå.
• Bekoste rensing av avløpsvann som er forurenset av brukerutstyr.

Renhold

• Rydde og frigjøre arealer (skrivebord, pulter, gulv, vinduskarmer) i forkant av rengjøringen.
• Avfallsbøtter for blandet avfall skal ikke benyttes ved UiO.
• Benytte sorteringsstasjoner for mat, restavfall, plastikk, glass, metall og papir.
• Kun ha returpapiresker (miljøesker) på kontorene. Bruker tømmer disse i grønn container.
• Dekke til utstyr og rydde arealer i forkant av varslet periodisk rengjøring.
• Sørge for at det ikke klistres reklame og informasjonsplakater på dører, vegger og vinduer, for eksempel på innsiden av toalettdører.
• Betale for ekstra renhold ved arrangementer.

Avfallshåndtering

• Lære opp og oppfordre alle ansatte og studenter til riktig sortering og levering av avfall.
• Følge opp UiOs klima- og miljøstrategi slik at UiO når sine kildesorteringsmål.
• Sortere alt avfall inn i papir, plast, restavfall og matavfall og levere dette i riktig avfallsbeholder.
• Sørge for å lagre spesialavfall og farlig avfall (smittefarlig avfall, kjemisk avfall, radioaktivt avfall, eksplosivt avfall og annet) iht. gjeldende instrukser.
• Sørge for levering av farlig avfall minimum hvert 12. måned.
• Sørge for å bestille levering og henting og foreta deklarering av spesialavfall og farlig avfall (smittefarlig avfall, kjemisk avfall, radioaktivt avfall og annet) ihht. gjeldende instrukser.
• Bestille retur av emballasje ved større innkjøp.
• Anskaffe makuleringsmaskin ved behov.
• Makulere egne dokumenter og levere makulasjonsavfallet som papiravfall.
• Bestille og betale for forseglede makulasjonscontainere ved behov.
• Avhende elektrisk utstyr, møbler og annet avfall som ikke skal leveres i kildesorteringsbeholdere.
• Sørge for at elektrisk (EE)-avfall, farlig avfall og avfall utenfor normal aktivitet aldri leveres i kildesorteringsbeholdere.
• Drift (rydding) rundt renovasjonspunkter på lokasjoner der det kun er en bruker kan delegeres til bruker.
• Levere EE-avfall og farlig avfall til renovasjonspunkter.
• Ved omfattende feilsortering vil bruker måtte dekke kostnadene for dette.

Vakt og sikring

• Følge UiOs retningslinjer for bruk av UiOs lokaler.
• Enhetene er ansvarlig for egen sikkerhet og beslutter basert på risikovurderinger og UiOs rammer, hvem som kan gis adgang til ulike deler av brukers arealer.
• Autorisere personer får adgang til brukers arealer. Bruker kan autorisere inntil tre personer på nivå 3 (institutt-nivå) som kan godkjenne tilgang til brukers arealer. Autoriserte personer sender adgangsforespørsler for ansatte og gjester på e-post til Vakt- og alarmsentralen.
• Ansvarlig for alle nøkler utlevert til bruker og ha kontroll over nøkler og adgangskort som er mottatt. Tap av nøkler belastes bruker.
• Ha oppdatert skriftlig oversikt over alle utleverte nøkler og adgangskort til gjester. Dokumentasjonen må kunne gjøres tilgjengelig for EA ved behov.
• Ved tap av nøkkel eller adgangskort skal bruker umiddelbart sende epost til Vakt- og alarmsentralen.
• I de tilfeller der det er avtalt at EA skal overvåke alarmer på brukerutstyr, skal bruker sørge for at EA har oppdaterte varslingslister over personer som skal kontaktes ved alarm, og at EA har oppdatert dokumentasjon av rutiner/tiltak som skal iverksettes ved alarm.
• Ikke ha høyere foliering av glassvinduer og -dører enn 60 cm.

Møbler og inventar

• Melde inn behov i tråd med gjeldende prosess.
• Kjøpe møbler og inventar.
• Ikke plassere møbler i fellesarealer som foajeer og kantiner uten avtale med EA.
• Ikke fjerne eller endre løse møbler, fastmonterte møbler og inventar som er vernet.
• Skaffe  erstatningsmøbler eller bestille reparatør fra møbelleverandør ihht. avtalekatalogen.

Flytting

• Pakke løse gjenstander og bøker i esker.
• Melde inn behov for brukertjenester i tråd med gjeldende prosess.
• Bestille lossing av brukerutstyr fra leverandør. Leverandør skal ha forsikringsansvaret inntil utstyret er på plass i UiOs lokaler.

Posthåndtering

• Fordele post til egne ansatte.
• Legge utgående post i spesifisert utkurv innen angitt tidspunkt.
• Merke brev og pakker godt.
• Bestilling og oppfølging av eksterne budtjenester.
• Bruker er selv ansvarlig for å motta leveranser fra budfirmaer.
• Bruker må sørge for at leveranser merkes med mobilnummer så leveransen alltid kan leveres til mottaker og selv følge opp dersom mottaker ikke er tilgjengelig.
• Fylle ut pro-forma invoice (tollpapirer) der dette er påkrevet og all annen oppfølging i forbindelse med tollklarering.

Hittegods

• Forhøre seg med kantiner, kafeer, studentkjellere, butikker eller studentinfo i nærheten av der eiendelen er mistet.
• Send melding til EA for å spørre om vi har mottatt det du har mistet. 
• Melde fra til Vakt- og alarmsentralen om mistet nøkkelkort, så kortet kan sperres, og få nytt kort hos SiO.

Skilting

• Søke EA om skilting og bannere i forbindelse med arrangementer.
• Lage og bytte kontorskilt ved nyansettelser o.l.
• Produsere sine egne bannere.
• Sørge for at påbuds- og forbudsskilt følger UiOs grafiske profil.
• Sørge for at A-bukker ikke er til hinder for tilgjengelighet og rømning.
• Overholde UiOs reklameforbud på campus.
• Bruker er selv ansvarlig for å betale for elektronisk skilting.
• Bruker må påse at maks tillatt høyde på foliering av glassvinduer og -dører er 60 cm. 

Kunst

• At kunstverkene ikke blir skadet.
• At ingenting står foran kunstverk slik at det forringer opplevelsen av kunsten.
• Melde fra til EA ved skader, f.eks. knust glass på et bilde etc.
• Ikke flytte på eller fjerne kunsten uten i samråd med EAs kunstforvalter.