Innkjøpsrutiner (UREAL)

Innkjøpsrutiner

Rutinene er i samsvar med innkjøpsseksjonen retningslinjer.
Følgende punkter skal følges av innkjøpsansvarlig.

1. Sjekklisten skal brukes

Ved kjøp over 15.000 kr eks.mva skal listen arkiveres i innkjøpsarkivet.

2. Rett fakturaadresse

Universitetet i Oslo, Regnskapsseksjonen- Sentralt fakturramottak, Postboks 1074 Blindern, 0316 Oslo.

3. Alle bestillinger skal inneholde referanse

Yasar og Heidi har felles referanse, hvor siste tall indikerer ant.bestillinger gjort per dags dato og siste referanse er innkjøper.
Eks.: 341500-adm-1-Rustad.
Heidi har oversikt over antall bestillinger gjort per dags dato.
Teknisk/It-avd. har egen referanse, eks. 341500-it-1-Troldmyr osv.

4. Varemottak og signering

Alle varemottak må sjekkes mot bestilling. Pakksedler signeres av den innkjøper som mottar varene. Til signeringen kan UMNs signatur- og stedkodestempel brukes.

5. Innkjøpsarkiv

Når varene er levert sendes ordrebekreftelse (evt. bestilling dersom ordrebekreftelse ikke er mottatt) og signerte pakksedler til økonomikonsulent. Denne sjekker faktura mot bestillingen og påfører fakturanummer på ordrebekreftelsen. Alle papirer ifbm.bestilling oppbevares i ringperm i 4 år hos adm.
Unntak: Bestillinger gjort av Teknisk/It-avdeling. Her sendes ingen papirer utenom faktura til økonomikonsulent. Fakturaene skal stemples med UMNs signatur- og stedkodestempel. Innkjøpsarkivet hos teknisk/it skal inneholde det samme som hos økonomikonsulent, dvs. ordrebekreftelse (evt. bestilling) påført fakturanummer, pakkseddel, sjekkliste (ved kjøp over 15.000 kr).

Felles oversikt over leverandører sammen med UMNs kundenr. lagres på X -område (Felles adm.område som ikke alle har adgang til).