Den nye avtalen skal sikre mat som møter strenge krav til bærekraft, men også levere mat som smaker godt, er tilpasset situasjonen og kommer i tide.
– Så langt har de fire leverandørene levert godt på krav til helse, miljø og klima som blant annet gir utslippskutt på over 60 prosent. Samtidig jobber vi aktivt med dem for å forbedre menyene, leveringen og gjøre det enklere å bestille, sier Asle Andre Orseth, seniorrådgiver i Seksjon for innkjøp.
Innkjøpsavdelingen har jevnlige statusmøter med leverandørene og går ukentlig gjennom alle tilbakemeldinger fra brukerne. To tverrfaglige grupper er etablert for å gi innspill til bestillingsskjemaer, menyer og nye serveringsløsninger.
Avgjørende med tilbakemeldinger
Orseth forteller at tilbakemeldinger er helt avgjørende for å kunne evaluere leverandørenes prestasjoner og for arbeidet med utvikling av menyene.
— Både Seksjon for innkjøp som avtaleforvaltere og leverandørene er helt avhengig av å få tilbakemeldinger for å kunne forbedre tilbudet. Dette gjelder alt fra bestillingen og leveransen, til det helt konkrete om de enkelte rettene som serveres, sier han.
Ved hver leveranse følger det med et informasjonsark med QR-kode hvor man kan gi tilbakemelding på maten som ble servert. Tilbakemeldinger kan også sendes inn via nettskjema for tilbakemeldinger på catering, eller på e-post til innkjop@admin.uio.no.
Menyendringer
Orseth påpeker at leverandørene får jevnlige tilbakemeldinger fra UiO, og utvikler menyene i henhold til disse.
– UiO ønsker velsmakende, sunn mat som både passer anledningen og selvsagt i mengde. Derfor ønsker vi flest mulig konkrete tilbakemeldinger om smak, mengde og sammensetningen av rettene våre ansatte bestiller, sier han.
Flere av menyene er allerede endret. De store salatene som ble servert ved ulike måltider er borte fra de fleste menyene, og leverandørene jobber med å bedre integrere frukt og grønt i rettene som leveres. Dette vil resultere i at store sidesalater kuttes fra alle menyer på sikt.
– Samtidig jobbes det med nye alternativer som skal passe til flere typer arrangementer. Det er også kommet ønsker om å bestille noe søtt til kaffen. Et utvalg snacks som er innenfor kravene til bærekraft kommer dessuten på plass i vår, sier Orseth.
Ny versjon av bestillingsskjemaet
I februar ble det arrangert workshoper for å gjøre bestillingskjemaene mer brukervennlige. Her var brukere, innkjøpere og representanter fra de tverrfaglige innspillgruppene representert.
En ny og forbedret versjon av bestillingsskjemaet skal være klar i utgangen av mars. Denne versjonen skal gjøre det enklere å bestille og møte flere behov.
Evaluering av avtalen
Cateringavtalen blir evaluert årlig. Bærekraft og brukertilfredshet vil vektes likt i evalueringen av leverandørene, hvor hvert aspekt utgjør femti prosent.
— Seksjon for innkjøp går nøye gjennom brukerundersøkelser og tilbakemeldinger i evalueringsprosessen. I tillegg skal leverandørene levere årsrapporter som vil gi nyttig innsikt i hvordan de oppfyller bærekraftkravene og arbeider med å utvikle seg selv og leveransene sine, forklarer Orseth.