Alle som reiser vekk fra arbeidsplassen utenom ferie, må registrere dette i selvbetjeningsportalen.
Alle må søke om reise
Ansatte ved universitetet har frie og uavhengige stillinger, men arbeidsgiver må vi likevel ha en oversikt over hvor folk befinner seg. Dette henger blant annet sammen med sikkerhet dersom noe skulle skje. Samtidig er det et naturlig krav at arbeidsgiver vet hvor arbeidstaker er i arbeidstida. Derfor må alle som skal reise legge inn en søknad i selvbetjeningsportalen, uavhengig av om reisen skal betales av instituttet eller ikke. Som reise definerer vi opphold så langt unna Blindern at man ikke lett kan stille på et plutselig møte på kontoret klokken 9 morgenen etter.
Reiser i fritiden og i feriene omfattes naturligvis ikke av dette.
Finansiering
At reisen godkjennes i selvbetjeningsportalen er ingen garanti for at man får forskningsmidler tli å reise. Derimot krever vi at man må ha fått godkjenning for reisen før man søker forskningsmidler.
Uavhengig av hvem som betaler for reisen (forskningsmider/driftsmidler/prosjektmidler), må reiser bli godkjent på forhånd for at man skal kunne få refusjon.
For reiser som finansieres av andre enn UiO, og det ikke kreves refusjon, må man skrive 1 krone under forventede kostnader (0 godtas ikke).
Informasjon i portalen
Når man søker om reise i selvbetjeningsportalen må man svare ut følgende i friteksten:
- Hvordan skal reisen finansieres? (forskningskomiteen/prosjektmidler/egne driftsmidler)
- Hvis reisen skal finansieres av prosjektmidler: Er reisen klarert med prosjektleder?
- Kommer reisen i konflikt med undervisning/sensur?
- Hvis ja: Er reisen avklart med fagansvarlig og studiekonsulent?
- Registrer adressen du skal oppholde deg på.
Vurdér også å registrere reisen hos UD.
Andre nyttige sider:
Arbeidstidsbestemmelser for vitenskapelig ansatte
UiOs retningslinjer for reiser
Registrere reisesøknad og reiseforskudd | DFØ (dfo.no)