Kulturhistorisk museum skal være et godt sted å jobbe, og et sted der det er enkelt å samarbeide på tvers av seksjonene. Målet er å skape et bedre samspill mellom de tre F-ene: forskning, forvaltning og formidling.
Den nåværende organisasjonsmodellen ble iverksatt i 2014 som en del av funksjonsanalysen. Den gang ble det også besluttet at organisasjonsmodellen skulle evalueres etter tre års virketid.
Høsten 2017 satte vi i gang med en omfattende organisasjonsevaluering. Og nå er det fattet beslutninger på alle de prioriterte områdene som ledelsen vedtok å følge opp våren 2018.
Et endret organisasjonskart
Kulturhistorisk museums styre vedtok i styremøte 7. desember 2018 et endret organisasjonskart. I det store og hele beholdes organisasjonsstrukturen fra 2014, men med noen endringer:
- Avdeling for forretningsdrift flyttes til Utstillings- og publikumsseksjonen (UPS). Dette er i tråd med anbefalingene fra Deloitte om at det er en fordel å samle den utadrettede virksomheten. Forretningsdriften fortsetter som en egen avdeling under UPS.
- Seksjon for etnografi, numismatikk, klassisk arkeologi og universitetshistorie (SENKU) har i dag en midlertidig ledelsesmodell. Det er nå avklart med UiOs juridiske avdeling at Kulturhistorisk museum ikke har anledning til å midlertidig ansette ledere på seksjonsnivå og avdelingsnivå (verken på åremål eller valgt). Derfor blir stillingen som seksjonssjef fast og lyses ut før jul. Dette innebærer også at det kun er én avdeling i SENKU med fast ansatt avdelingsleder, og det er Museum for universitets- og vitenskapshistorie (MUV). Bjørn Vidar Johansen, som i dag er avdelingsleder i MUV, vil fungerer midlertidig i stillingen som seksjonssjef inntil ny seksjonssjef er på plass.
- Administrasjonen omgjøres fra en seksjon til en overliggende, felles museumsadministrasjon. Dette medfører ingen endring i roller og ansvar, men tydeliggjør at administrasjonen er en fellestjeneste som har oppgaver både oppover og nedover i organisasjonen. Dette er en vanlig måte å organisere administrasjonen på ved UiO.
- Avvikling av avdelingsdirektørens stab. I staben er det bare én ansatt igjen etter pensjoneringer. Ansvaret for Helse-, miljø-, sikkerhet og beredskap (HMSB) overføres til den til enhet for «HR og HMSB».
- Rådene var tegnet inn i det tidligere organisasjonskartet, men i en annen farge og ikke som en del av linjestrukturen. Rådene videreføres som to råd, ett for utstillinger og ett for forskning. De endringene som gjøres er å tydeliggjøre rådenes mandat og rolle. Rådene vil ikke synliggjøres i organisasjonskartet lenger, da de ikke er en del av den formelle linjestrukturen. Rådene vil fortsette å være viktige rådgivere for linja.
Det er museumsdirektøren som beslutter museets interne organisering. Når det gjelder organisering av administrasjonen har museumsdirektøren besluttet at vi prøver ut modell 3 «desentralisert modell med tverrseksjonelle oppgaver» for en periode på to år.
Administrasjonen har i dag færre stillinger og er underlagt et krav fra departementet om effektivisering, derfor må oppgaver samles og spesialiseres mer. Den vil trenge noen måneder inn i 2019 for å klargjøre for de endringene dette innebærer, derfor vil organiseringen tre i kraft først i mars.
Tidligere beslutninger
- Gruppe for foto flyttes til seksjon for samlingsforvaltning i tråd med Deloittes anbefalinger.
- Gruppe for IT blir værende i seksjon for samlingsforvaltning. Deloitte anbefalte at IT flyttes til administrasjonen, men ledelsen la vekt på behovet for fagmiljø og mener at det er mulig å løse dagens utfordringer med en tydeligere oversikt over fellesoppgavene til IT og forholdet mellom drift og utviklingsoppgaver.
- Internkommunikasjonen skal styrkes ved museet. Ledergruppa var samstemt om viktigheten av å prioritere arbeidet med å etablere gode rammer og arenaer for internkommunikasjon. Nyhetsbrevet er ett av tiltakene for å bedre internkommunikasjonen. Gruppe for kommunikasjon har utarbeidet et forslag til flere tiltak på kort og lang sikt.
- Bedre samspillet mellom de tre F-er ved utstillingsproduksjon. Her har museet fulgt anbefalingene fra Deloitte om å tydeliggjøre rollene ved å begynne arbeidet med en utstillingsprosessveileder. Dette arbeidet skal gjennomføres i løpet av 2019
Fornøyd museumsdirektør
Museumsdirektør Håkon Glørstad er veldig fornøyd med den innsatsen de ansatte, lederne og styret har vist ved å tenke nytt omkring hvordan vi kan organisere oss bedre. Vi skal ta med oss evalueringen videre og se om det er flere områder og anbefalinger vi skal følge opp til neste år.
I denne sammenhengen kunne det passe med følgende sitat fra Mao:
Når du kjenner forandringens vind blåse, ikke bygg vindskjul, bygg vindmøller - Mao Tse Tung