Rommene er nummerert innvendig og utvendig, på gulvene er det teipet piler, og blant eksamensvakter og eksaminatorer rusler det fargekodede skuespillere. Utstyr er sjekket og dobbeltsjekket, femten stasjoner klargjort, tidtakingsutstyret er stilt og ei stoppeklokke tikker som back up. Kjeks, vann, hvilestasjoner, fantomkroppsdeler og datamaskiner, 71 gode hjelpere, og 98 studenter som skal ha sin aller siste OSCE-eksamen. Det gjør seg ikke selv.
Eksamen hele året
– Når jeg sier at jeg jobber heltid med å arrangere eksamen på medisinstudiet får jeg i blant noen forundrede blikk. Det er mange som ikke forstår hvordan det kan være en helårsjobb, sier Kristin Aaknes og ler.
Aaknes er ansvarlig koordinator for OSCE-eksamen på medisinstudiet, og kan skrive under på at eksamen ikke er noe som bare foregår et par uker på slutten av semesteret.
OSCE står for Objective Structured Clinical Examination og er en eksamensform som brukes på fire av medisinstudiets semestre. Den er konstruert for å få en mest mulig standardisert og objektiv vurdering av medisinstudentenes kliniske ferdigheter.
Studentene skal gjennom et antall stasjoner hvor de blir presentert for en situasjon de vil kunne møte i sitt virke som lege, og blir vurdert ut fra forhåndsbestemte kriterier. Konsultasjonen er tidsbegrenset, og når de syv tilmålte minuttene er ute sluses studenten videre til en ny stasjon.
Høyt presisjonsnivå
Alt må fungere presist for at gjennomføringen skal skje smidig og hver student skal bli vurdert på like premisser—fra organisering av studentene og de som hjelper til, til vurderingsskjemaene eksaminatorene skal bruke. Arbeidet starter allerede ved semesterstart, ved at de fagansvarlige på hvert semester samler seg og begynner å lage oppgavene for hvert fagområde.
– 12. semester er på mange måter den største eksamenen å arrangere, og den som krever mest tid av meg som administrator, sier Aaknes.
– Eksamensoppgavene utarbeides av ti personer fra hvert sitt fagfelt, og alle er med på å diskutere hver oppgave nøye. På den måten blir oppgavene grundig kvalitetssikret. Vi har eksterne som ser på alt, og får dermed for eksempel luket ut begreper og formuleringer som er brukt innen spesielle fagfelt, men som ikke nødvendigvis er vanlig blant generalistene som vi jo utdanner.
Aaknes er med på mange av møtene, bistår med å distribuere utkastene, og etter hvert produsering av de endelige oppgavene. Det er ikke uvanlig at hver oppgave har 3-4 versjoner før den når sin ferdige form. I tillegg til dette håndterer hun det administrative for de resterende tre semestrene, samt digital eksamen.
Planlegging og fleksibilitet
Så må rommene bookes, utstyrsbehov må kartlegges, utstyr bestilles og sjekkes. Hjelpestaben må organiseres. Hvem skal være eksaminatorer, hvor mange eksamensvakter? Hvor mange og hva slags skuespillere behøves?
– Det er veldig mange enkeltdeler som skal koordineres parallelt, og siden alle eksamenene foregår i samme periode, vil en forskyvning i en eneste tidsfrist påvirke planleggingen på tvers av dem alle, forteller Aaknes.
Derfor gjelder det å ha planlagt ned til hver detalj, og samtidig kunne være fleksibel.
– Det er dukker selvfølgelig alltid opp noe med så mange personer og detaljer involvert, og da må man ha evnen til å finne nye løsninger og endre planer kjapt, sier hun.
På selve eksamensdagen er klar struktur og minst mulig rom for misforståelse oppskriften på suksess.
– En eneste liten feil kan føre til at en eller flere studenter ikke får gjennomført eksamen. Det er først og fremst veldig uheldig for de det skjer med, og vil videre føre til mye ekstraarbeid for både fakultetet og eksamenskommisjonene. Derfor er det essensielt at det er en koordinator som har oversikt over alt rundt OSCE, som kan løse problemer fortløpende og underveis i gjennomføringen, avslutter Aaknes.