Det samme gjelder utbetaling til bilagslønnede og eksterne. Husk at reiseoppgjør alltid skal leveres senest en måned etter avsluttet reise, i mens bilagslønn skal leveres senest 3 måneder etter utført arbeid.
– Årsaken til at disse fristene kommer såpass tidlig, er at lønningsseksjonen gjennomfører kun en lønnskjøring i desember. Bilag som mottas av attestant etter ovennevnte dato vil bli regnskapsført i år, men utbetalingen vil da sannsynligvis komme først i januar 2018, forklarer Anette Langtvet, seksjonssjef seksjon for økonomi og personal, Helsam.
Noen tips for registrering av reiser og refusjoner i HR-portalen:
- Utlegget må merkes med den kontostrengen som skal belastes for at dette skal bli riktig i regnskapet, dette innebærer at DU MÅ ENDRE DEN KONTOSTRENG SOM AUTOMATISK KOMMER OPP I HR-PORTALEN når du registrerer refusjonen.
- For å unngå å få reiseregningen i retur vær ekstra påpasselig med å legge ved flybilletter og kvitteringer. Du må også alltid legge ved BÅDE BETALINGSBEKREFTELSE (at utgiften faktisk er betalt) SAMT BETALINGSGRUNNLAG (hva som ble kjøpt). Annet du må passe på er å bruke riktige satser for bevertning og at evt representasjon i tillegg skal godkjennes av administrasjonssjef (Knut Tore).
- Når det kreves kostgodtgjørelse må det alltid oppgis NAVN OG ADRESSE PÅ HOTELLET da dette er innberetningspliktig. Denne opplysningen blir ofte glemt når hotellet er booket av UiO sitt reisebyrå
Dersom du ønsker flere tips, eller har spørsmål, ta kontakt med Ada Winge.