Flere helsefaglige forskningsprosjekt og forskningsprosjekt med personopplysninger vil måtte endres/justeres som følge av den pågående pandemien. Forskningsadministrasjonen på Helsam mottar mange spørsmål om dette for tiden, og det er bare å ta kontakt om det er noe du lurer på. Vi vil fremover forsøke å legge ut generaliserte spørsmål og svar på denne siden som kanskje kan være til hjelp for flere forskere på instituttet.
Bruk av zoom for røde data
Det er nå etablert rutine for bruk av zoom med røde data. Bruken skjer via UiOs variant av zoom og ved bruk av UiOs utstyr. Rutinen finner du her: Bruk av zoom for røde data
Må vi sende inn en endringsmelding på de endringer som skjer som følge av Covid-19?
Endring av prosedyrer i en studie for å beskytte deltagere og prosjektmedarbeidere mot covid-19- smitte, i tråd med de offisielle rådene, trenger ikke godkjenning av REK før iverksettelse.
REK anbefaler å revidere protokollen når alle nødvendige endringer er implementert. Revidert protokoll skal så sendes REK. Følg med på REKs hjemmeside for mer informasjon om fremgangsmåte. REK legger seg ellers på linje med SLV som sier at endringer som følge av covid-19 blir definert som sikkerhetstiltak. Det vil videre si at endringer kan implementeres før de er godkjent av godkjennende instans.
Må vi søke om å få bruke digitale plattformer og i så fall hvilke er godkjente for sensitive personopplysninger?
Hvis man går bort fra å møte respondentene og erstatter dette med intervju ved bruk av Zoom/Skype/Teams i et eksisterende forskningsprosjekt, må man sende en endringsmelding til NSD.
I følge UiOs nye retningslinjer på dette så er Zoom/Skype/Teams godkjent for såkalte grønne og gule data. Zoom kan brukes til røde data (sensitive) hvis det ikke tas opptak. Se nærmere om klassifisering av data her:
https://www.uio.no/tjenester/it/sikkerhet/lsis/tillegg/lagringsguide.html
Er det et nytt forskningsprosjekt som skal bruke Zoom/Skype/Teams skal dette meldes til NSD på vanlig måte.
Må vi søke om å få bruke telefon som ny metode for å gjennomføre intervju?
Ønsker man å gjennomføre intervju ved bruk av telefonsamtale er det ikke nødvending å sende inn endringsmelding, men du bør sende en melding om dette i meldingsdialogen. Intervju over telefon kan være en god løsning, særlig der hvor det skal samles inn særlige kategorier av personopplysninger. Telefonleverandøren regnes ikke som databehandler.
Vi skal intervjue ansatte i psykisk helsevern; er det like strenge krav til plattformen i disse intervjuene?
Det kommer an på hvordan du har klassifisert de dataene som samles inn fra disse ansatte. Men i utgangspunktet kan altså zoom benyttes. Siden du ikke møter respondenten din kan du ikke forsikre at respondenten ikke sitter et sted hvor hen ikke burde sitte. Det er derfor lurt å minne respondenten på at vedkommende bør sitte et sted hvor uvedkommende ikke hører svarene vedkommende gir.
Vi er i en situasjon nå der vi har muligheten til å samle inn unike data relatert til pandemien. Kan vi ta inn ekstra spørsmål i intervjuene for å få inn dette ekstra aspektet?
Du kan ikke endre på formålet til prosjektet, og ta inn spørsmål som skal undersøke nye aspekter, uten å søke om endring for det. Se også neste spørsmål under for mere informasjon.
Vil søknader om godkjenninger med Covid-19 relevans få raskere behandling nå siden dette er en spesiell situasjon?
REK har åpnet opp for hastebehandling av prosjekt med covid-19 relevans. Du gjør da endringer i portalen på vanlig måte før du sender en epost til sekretariat i for eksempel sør-øst: sorost@medisin.uio.no. Inkluder navn på prosjektet, søknads-id og navn på prosjektleder og forskningsansvarlig institusjon. Sekretariatet vil deretter validere søknaden, og hvis den vurderes som en hastesak blir den omfordelt til en komité med kapasitet. REK vil etterstrebe en saksbehandlingstid på ca 3-4 dager etter mottak av slike søknader.
Er NSD åpent som normalt?
NSD opprettholder i all hovedsak et normalt tjenestetilbud, men det kan være lavere responstid på noen tjenester. NSD har også redusert bemanning på telefon. Les mer på NSDs nettsider.
Kan jeg ta opptak av undervisningen min?
Ja, se oppdaterte rutiner her: https://www.uio.no/tjenester/it/lyd-video/regelverk/forelesar-arrangor/
Kan jeg bruke Zoom/Skype/Teams til å gjennomføre veiledningssamtale med studenten min?
Ja, det er lov å bruke en av tjenestene UiO leverer til å gjennomføre veiledningssamtaler med studenter.
Kan jeg bruke epost til datainnsamling eller deling av data
E-post med røde data kan sendes internt på UiO mellom UiO brukere. Dersom e-post med røde data skal sendes til eksterne mottagere, skal innholdet krypteres før sending. E-post kan ikke synkroniseres ned til privat laptop eller mobiltelefon. NSD sier at du ikke trenger å sende inn meldeskjema på nytt, men at du bør oppgi at epost skal brukes i meldingsdialogen.
Andre relevante sider for oppdatert informasjon:
REK: REK-portalen
NSD: Bemanning av NSD i forbindelse med koronaviruset
Datatilsynet: Korona og personvern