Mange opplever problemer med framdriftene i forskningsarbeidet på grunn av koronasituasjonen. Dette er en utfordring UiO tar på alvor.

Stipendiat og postdoc

Utgangspunktet er at stipendiater og postdoc bør få forlengelse dersom de har blitt reelt forhindret i sin forskerprogresjon som følge av korona. Det er likevel ikke alle spørsmål vi har svar på ennå. Særlig krevende er spørsmålet om hvordan vi får finansiert forsinkelser som ikke skyldes fravær/omsorgsoppgaver. Dette må vi komme tilbake til. Der forsinkelsene skylder fravær/omsorgsoppgaver, får UiO refusjon fra NAV for den ansattes fravær. Slik er vi sikret finansering for forlengelse av stilling.

Forskere og andre midlertidig vitenskapelig ansatte

For midlertidige ansatte i andre stillingskoder kan det også være aktuelt å gjøre forlengelser for, som følge av fravær. Her må det gjøres individuelle vurderinger. Universitetsstyret har bedt om at UiO utarbeider felles retningslinjer for slike forlengelser. Noen aktuelle kriterier for forlengelse vil være;

• Kan sluttdato for prosjektet forskyves?
• Er det finansiering for forlengelse av stillingen?
• Gjenstår det arbeidsoppgaver i prosjektet?

Omsorgsoppgaver for barn

Dersom stipendiater og postdoc har omsorgsoppgaver for barn som gjør at hjemmearbeid ikke lar seg gjennomføre på bakgrunn av stengte barnehager og skoler, får disse forlengelse når fraværet samlet sett utgjør 10 eller flere arbeidsdager.

UiO vil i denne perioden ikke stille krav om at fraværet er sammenhengende.

Omsorgsdager

Alle ansatte har fått doblet kvoten av omsorgsdager for egne barn.

Har du 1-2 barn får du nå 20 omsorgsdager, mer hvis du har flere barn eller barn med spesielle behov. Arbeidsgiver vil også kunne innvilge velferdspermisjon med lønn hvis omsorgsdagene er oppbrukt og barnehagene forblir stengt.

Foreldre kan overføre de ekstra omsorgsdagene til hverandre gjennom søknad til NAV. Hvis du skal få overført kvote fra partner, må du sende kopi av vedtak fra NAV til personal Helsam.

Du søker om omsorgsdager som fraværssøknad i HR-portalen.

• Velg «sykt barn/barnepassers sykdom» som fraværsgrunn
• Dette fordrer at barn er registrert i HR-portalen.

Permisjon uten lønn

Ansatte som søker permisjon uten lønn for å jobbe i utvidet stilling som helsepersonell, kan starte permisjonen før de har fått brev om innvilget permisjon. Hvis lønn allerede er utbetalt, vil dette bli korrigert senere.

Søknad om forlengelse

Søknad om forlengelse må sendes til personalkonsulentene når perioden med fravær er slutt.

Susan Rockwell er personalkonsulent for ansatte ved Helsevitenskap, Heled, Sykepleievitenskap.

Marie Cecilie Bakken er personalkonsulent for ansatte ved SME, Samfunnsmedisin og Allmennmedisin.

Forsinkelser i forskningsprosjektet utover de ansattes fravær

Flere opplever også forsinkelser i forskningsarbeidet ved at oppgaver ikke lar seg løse, selv om den ansatte kan jobbe.  Manglende mulighet for å gjennomføre datainnsamling er et vanlig eksempel på slike forsinkelser.

Hovedutfordringen med denne typen forsinkelser er at vi i utgangspunktet ikke har finansiering for å forlenge de ansatte.  UiO er i kontakt med KD og sentrale finansiører for å diskutere mulige løsninger.

For å sikre best mulig framdrift, anbefaler vi at det ses på hvordan det er mulig å justere oppgaver i prosjektene, om det er annet relevant arbeid som kan utføres nå.

Andre forlengelser

Forlengelse av opptakstid på phd-programmet: fakultetet vil være liberale med å godkjenne forlenget opptakstid som følge av forsinkelser relatert til koronasituasjonen.

Forlengelse av godkjenninger: Forlengelse av godkjenninger må søkes om som prosjektendringer hos REK, NSD eller andre som har gitt godkjenning til gjennomføring av prosjektet. Se egen FAQ-side.

Spørsmål knyttet til regelverket rundt forlengelser kan rettes til Susan/Cecilie. Spørsmål knyttet til det enkelte prosjekt må tas via veileder og videre til avdelingsleder. Vi vil oppdatere dere så snart vi vet mer om finansieringen av forsinkelser som ikke skyldes fravær.

Summery Corona Information Meeting for Academic Staff on Fixed-Term Contracts

Thursday 23 April Institute of Health and Society held an information meeting for academic staff on fixed-term contracts. Here is a summary of the key points.

Many are experiencing delays in their research due to the situation with corona. The University takes this issue seriously.

PhD and Postdoc

The initial rule is that PhDs and Postdocs should be granted an extension if they have been prevented in their research because of corona. However, as of yet, not all questions are answered. Particularly demanding is the question of how we fund delays that are not due to absence/care tasks. The university is working to find a solution to this. Where delays occur due to absence/care tasks, UiO receives funding from NAV for the employee's absence, and this is how we secure funding for extensions.

Researchers and Other Academic Staff on Fixed-term Contracts

It may also be possible to grant extensions for other academic staff on fixed-term contracts if they have absence because of corona. The University Board has asked that UiO develop common guidelines for such extensions. Among the relevant criteria that have been discussed so far:

• Is it possible to postpone the end-date of the project?

• Is there funding for an extension?

• Are there relevant project tasks in order to finish the project?

Caring for Children

If a PhD or Postdoc are experiencing difficulties to conduct research when at home with children due to the closing of schools and day-care, you qualify for an extension if the absence collectively amounts to 10 or more working days.

In our current situation, UiO will not require the absence to be continuous.

Care Days

All employees are entitled to a double quota of care days for children due to the situation. 

If you have 1-2 children, you will now have 20 days available. You are entitled to additional days if you have more children or children with special needs. The employer will also be able to grant welfare leave with wages if the care days are exhausted and day-care remains closed.

Parents can transfer the extra care days to one another through applications to NAV. If you want your partner’s quota to be transferred to you, you must send a copy of NAV’s decision to HR at Helsam.

You apply for care days as absence in the HR portal:

• Choose «absenteeism quota for child or child minder sickness» as reason for absence.
• This requires that you have registered your children in the HR portal.

Leave without Pay

Employees applying for leave without pay, to work in an extended position as a health care professional, can start their leave before receiving the letter stating that it is granted. If wages are already paid, this will be corrected later.

Apply for Extension

Application for extensions must be sent Helsam’s human resources administrators when the period of absence is over

Susan Rockwell administers HR question for employees at Interdisciplinary Health Sciences, Health Management and Health Economics, and Nursing Science.

Marie Cecilie Bakken  administers HR question for employees at Centre for Medical Ethics, Community Medicine and Global Health, and General Practice.

Delays in research-projects not related to absence

Several are also experiencing delays in research, as certain tasks are difficult to solve due to the situation of corona, even when the employee is able to work. The inability to conduct data collection is a common example of such delays.

The main issue with these types of delays is that the university do not have funding to extend the employment. The university is in contact with the Ministry of Education and Research and with key financiers to discuss possible solutions. So far we do not know the outcome of this contact.

To ensure the best possible progress, we recommend that projects experiencing delays look at how it is possible to adjust work in the project – if there are other relevant tasks that can be done now.

Other Extensions

Extension of admission time to the PhD program: The faculty will be liberal in approving extended admission time because of delays related to the corona situation.

Renewal of approvals: Extensions of approvals must be applied for as project changes through REK, NSD or others who have given approval for the implementation of the project. See Helsam’s FAQ page (in Norwegian).

Contact Susan or Cecilie if you have questions about rules for extensions. Questions about the individual projects must be directed towards your supervisor who will take it further to head of department. As soon as we know more about financing delays that are not caused by absence, we will let you know.