Bevertning, bestilling og alkoholservering ved MI

Bestilling av mat og satser for dette

Retningslinjer for bevertning or representasjon ved UiO.

All matbestilling skal gjøres via ekspedisjonen. Se ekspedisjonens nettsider for mer informasjon.

Spesielt om alkoholservering 

(Fra fakultetet): Vi opplever at noen ansatte ikke er tilstrekkelig kjent med MN-fakultet regler vedrørende «nytelse» av alkohol. I denne forbindelse ønsker vi å minne om følgende retningslinjer ved MN fakultet  som  ble vedtatt av dekanat og fremlagt på instituttledermøte og kontorsjefmøte februar 2019. Det stilles strenge krav ved fakultetet. 

• Alkohol dekkes ikke ved interne møter, markeringer, feiringer, merkedager, interne sosiale arrangement (som for eksempel vors,  øl-kveld, lønningspils, vin-seminar, quiz, bowling o.l.)

Arbeidsgiver dekker kun utgifter til mat og ikke alkohol.

• Alkoholholdig drikke dekkes kun unntaksvis i følgende anledninger (med krav om servering av mat):

1. Ved markering av pensjonist fratreden, markering av større suksesser (ERC, SFF, o.l.) og feiring av disputas. Ved slike anledninger kan det dekkes utgifter til alkohol inntil en alkoholenhet per hode. 
2. Ved interne seminar og konferanser dekkes alkohol kun i forbindelse med servering av mat, og begrenses til det som er en naturlig del av måltidet, normalt to alkoholenheter per hode. 
3. Ved julebord, sommerfest og andre større felles arrangement dekkes alkohol kun i forbindelse med servering av mat. Det kan godkjennes inntil tre alkoholenheter per hode.

• Kostnadene til alkoholholdig drikke er inkludert i satsene for bevertning/representasjon. Det presiseres at sprit/brennevin ikke dekkes av arbeidsgiver.

Definisjoner av hva som er godkjent som mat

• Mat og fingermat skal dokumenteres med kvittering/faktura
• Hjemmelaget mat må dokumenteres med kvittering/faktura for innkjøp av ingredienser
• Snacks er ikke godkjent som mat 
• Restemat fra andre tidligere arr. er ikke godkjent som mat
• Kakeservering er godkjent som mat kun i forbindelse med feiring av disputas 

Er du/dere i tvil om hva som er tillatt av alkohol i forbindelse med representasjon ta kontakt med kontorsjef Yngvar Reichelt.

Hva er "bevertning" og hva er "representasjon"?

Det er Statens personalhåndbok kap. 10.11.1 som regulerer representasjon og bevertning ved møter, workshops, seminarer ol., samt satsene. Det er Stortinget som vedtar bestemmelsene i personalhåndboken.

Bevertning

Dette er mat som serveres på

• interne møter, kurs seminarer mm. der det hovedsakelig er for instituttets egne ansatte som er tilstede
• arrangementer med eksterne deltakere ­

For begge disse kategoriene avgjøres satsen av:

• lengden på arrangementet
• om det går inn i lunsjtiden og/eller utover arbeidstiden
• om maten spises i UiOs lokaler

Interne møter skal normalt ikke ha bevertning, men det er likevel en åpning for å ha bevertning på interne møter når:

• de varer lenge
• dekker lunsjtid
• varer lengre enn arbeidsdagen/normal arbeidstid
• det er gjester til stede

Representasjon

Representasjon er en pleie av viktige kontakter på institusjonelt nivå, med:

• utgifter til lunsj, middag, bankett eller festmåltid for gjester
• et arrangement med et visst formelt preg ved en særskilt anledning

Disputas er et eksempel på et arrangement med et visst formelt preg ved en særskilt anledning. Det er ikke tilstrekkelig at eksterne gjester er til stede, enten som møtedeltakere eller for å holde innlegg, for at bruk representasjonssats kan godkjennes. Aktuelle deltakere ved representasjon:

• leder eller dennes stedfortreder (vert)
• gjesten(e)
• initiativtaker(e) til besøket

English:

Ordering food and applicable rates for hosting and representation

Guidelines for hosting and representation at UiO

All catering for meetings and events should be made through the receptiong. See the reception page for more information.

About serving of alcohol in particular

(From the faculty): We experience that some employees are not familiar with the MN faculty rules regarding alcoholic beverages covered at events hosted by the university. We therefore want to remind everybody about these guidelines at the MN faculty decided by the dean and introduced through the meetings for Heads of administration and Heads of departments in February 2019. The faculty has strict rules about this.

• Alcohol will not be covered at internal meetings, events, celebrations, social gatherings etc (for example beer club, quiz, bowling etc).

The employer will only cover expenses for food, not alcohol.

• Alcoholic beverages are only covered at the following occasions (and only served with food): 

1.  To mark someones retiring, celebrating big success (ERC, CoE etc) and celebrations in relation with disputations.On these occasions expenses up to one unit of alcohol per person is covered. 
2. At internal seminars and conferences, alcoholic beverages are only covered in connection with food served, and limited to what is a natural part of the meal, normally two units of alcohol per person.
3. At christmas parties, summer parties and larger common events, expenses for alcoholic beverages are only covered in relation to food. It is possible to approve up to three units of alcohol per person.

• Expenses related to alcoholic beverages are only covered within the rates for hosting and representation. NOTE: No liquor or spirits are covered by the employer.

Definition of what is considered "food": 

• Food and finger food must be documented with receipts/invoices
• Home made food must be documented with receipts/invoices for the procurement of ingrediences.
• Snacks are not considered food
• Left overs from previous events are not considered food
• Cake is only considered food in relation to celebration of disputations.

If you are in doubt about what is allowed in relation to alcohol and hosting/representation, contact Head of office Yngvar Reichelt.

What is "hosting" and what is "representation"?

The Government Employment Handbook (Norwegian, lovdata.no) regulates representation and hosting events, workshops, seminars etc. and the rates related to such activities.

Hosting

This is food served at

• internal meetings, courses, seminars etc. where mainly the Departments own employees attend.
• events with external participants.

For both these categories, the rates are determined by: 

• the length of the event
• if it expands into lunch hour and/or goes beyond the work day
• if the food is eaten on UiO premises 

Usually, there should be no hosting at internal meetings, but it may be possible to serve food at internal meetings if: 

• they last long
• they are scheduled in the lunch hour
• they last beyond normal work hours
• there are guests present

Representation 

Representation is taking care of important contacts on institutional level with: 

• expenses for lunch, dinner, banquets or festive meals for guests
• an event with a certain formal character related to a particular occasion.

Disputations is an example of an event with a certain formal character related to a particular occasion. It does not suffice that external guests are precent, either as participants or to give talks, to use the rates for representation. Relevant participants at a reception: 

• Head of Department or their deputy (host)
• the guest(s)
• the organiser of the visit