Avviklingsfasen inneholder flere viktige oppgaver. Det viktigste aspektet med å definere denne fasen er at man på overordnet nivå fokuserer på at systemer før eller senere skal fases ut.
Avviklingsfasen har også en annen viktig funksjon i den forstand at den ofte peker frem mot en ny initieringsfase.
Utredning
Hvordan skal prosessen med avvikling av systemet gjøres? Hva og hvilke andre systemer påvirkes? Hvordan ivaretas historiske data? Det er mange spørsmål og avklaringer som må på plass før man går i gang med å skru av og avvikle et administrativt system.
Interessentanalyse
Interessentanalyse skal først og fremst dekke følgende aspekter:
- Hvem angår dette?
- Hvilke interesser har de forskjellige gruppene knyttet til saken?
- Hvem er meningsberettiget i forhold til løsningen?
Interessentanalysen identifiserer hvilke instanser, parter etc. som må involveres i det videre arbeidet.
Kost-/nytteanalyse
Kost-/nytteanalyse skal normalt omfatte en konsekvens- og risikovurdering og ikke minst synliggjøre at avviklingen påvirker gevinstrealisering.
Beslutning om avvikling
Beslutningen om avvikling gjøres i henhold til ansvars- og beslutningsmatrisen etter at punktene over er redegjort for og en god plan for avvikling er laget.