Initieringsfasen starter i prinsippet med at det oppstår et behov for teknologistøtte for en eller flere arbeidsprosesser. Slike behov kan oppstå på grunnlag av ytre eller indre forhold, blant annet:
- pålegg utenfra, ny lovgiving, nye forskrifter eller lignende
- nye oppgaver som skal løses
- nye funksjoner som skal etableres
- endringer i organisasjon, saksbehandling eller arbeidsflyt
- endringer i brukerbehov
- ny teknologi, nye tekniske løsninger
Denne fasen overlapper med "BP1 - Beslutte utredning av idé" og "Konseptfasen" i prosjektveiviseren til Difi.
Behovsvurdering
En viktig del av arbeidet i denne fasen er derfor å utarbeide en behovsanalyse:
- Hva er det faktiske behovet som skal løses?
- Hvem har behovet?
- Hvem vil berøres av løsningen?
- Hva er konsekvensene av ulike alternative løsninger, inkludert å ikke gjøre noe?
- Vurderes en skytjeneste må "Sjekklisten for vurdering av skytjenester" benyttes.
- Er det funksjonalitet i eksisterende systemer som kan imøtekomme behovet?
Denne analysen er avgjørende for hvordan man går videre. Dersom man på bakgrunn av behovsanalysen konkluderer med at man skal starte en prosess for å imøtekomme behovet, så må noen grunnleggende spørsmål besvares. Dette kan sammenfattes i:
- interessentanalyse
- kost-/nytteanalyse inkludert gevinstrealisering
- integrasjons- og samspillanalyse
Interessentanalyse
Interessentanalyse skal først og fremst dekke følgende aspekter:
- Hvem angår dette?
- Hvilke interesser har de forskjellige gruppene knyttet til saken?
- Hvem er meningsberettiget i forhold til løsningen?
- Hvem skal bidra i innføring og forvaltning?
Interessentanalysen identifiserer hvilke instanser, parter etc., som må involveres i det videre arbeidet.
Kost-/nytteanalyse
Kost-/nytteanalyse skal normalt omfatte en konsekvens- og risikovurdering, et kostnadsbilde, og ikke minst en plan for gevinstrealisering.
Integrasjons- og samspillsvurdeirng
Integrasjons- og samspillsaspektene som behovet, idéen, eller problemet skaper må analyseres og beskrives. Det må lages en analyse av hvilke administrative IT-systemer som påvirkes, eventuelt hvilke systemer som må avgi data for å få dette til å samspille til. Det må også analyseres hvilke integrasjoner som må på plass. I dette arbeidet skal man ta utgangspunkt i UiOs integrasjonsarkitektur.
Beslutning om oppstart av prosjekt
Konklusjonen på denne fasen er en anbefaling som beskriver veien fram mot en løsning. Det kan innebære:
- en oppgradering, utvidelse eller videreføring av eksisterende system eller teknisk løsning
- anskaffelse av nytt system
- kjøp av tjenester fra utenforstående
- egenutvikling
Konklusjonen kan naturligvis også være en anbefaling at man ikke gjøre noe, det vil si at behovet er ikke så vesentlig at det gir grunnlag for noe arbeid for å imøtekomme det.
Ansvarlig: Systemeier
Produkt ut av fasen: Søknad til SKAIT om porteføljemidler, samt dokumenter beskrevet i Konseptfasen i Difis prosjektveiviser.