Innføringsfasen vil være avhengig av anbefalingen av løsningsalternativ fra initieringsfasen. Innføringsfasen omfatter alt arbeide fra en beslutning om prosjektplanleggingen skal starte til det besluttes at system skal settes i operativ drift. Denne fasen overlapper med prosjektstyringen i Difis prosjektveiviser, samt deler av realiseringsfasen. For små og mellomstore prosjekter, benyttes UiOs prosjektrammeverk.
Valg av løsning
Hvert løsningsalternativ stiller spesifikke krav til organisering, ressurser, styring, og så videre, og det skal beskrives tydelige prosesser for blant annet følgende løsningsalternativer:
- anskaffelse av nytt system
- kjøp av tjenester fra andre
- egenutvikling, enten i form av videreutvikling eller nyutvikling
Kravspesifikasjon
Uansett løsningsalternativ må det utformes en kravspesifikasjon til leveransen. Kravene vil variere etter oppgavens omfang, hvordan den skal løses, hvem som skal løse den og andre forhold, men det skal alltid være en kravspesifikasjon.
Anbudsprosess
Avklare med innkjøpsavdelingen om hvordan man skal gå fram ved anskaffelse av en ny løsning:
- Hvilke regler må man ta hensyn til?
- Hvilke prosesser som må gjøres eller hvem man skal henvende seg finnes på Innkjøp sine sider.
Løsningsbeskrivelse
I denne fasen, innføringsfasen, er det en rekke oppgaver av både organisatorisk, juridisk og teknisk karakter.
Viktige oppgaver som må ivaretas:
- datamodellering (tilpassing til UiOs overordnede datamodell)
- budsjettering
- bestillerrolle mot systemleverandør
- prosjekteier for innføringsprosjekt
- forhandlinger
- avtaleinngåelse med systemleverandør og driftsleverandør
- opplæring
Prosjektplan
Innføringsfasen organiseres gjerne som et prosjekt med støtte i et prosjektrammeverk, som er med på å etablere prosjektmandat, prosjektplan, budsjett, og så videre. Et nøkkelpunkt her er å definere et tydelig prosjekteierskap med ansvar for blant annet:
- ressurser
- godkjenning av leveranser
- håndtering av avvik
- etablering av veikart for systemet på UiOs nettsider
Planverket for denne fasen skal alltid inkludere en testplan med opplegg for system- og funksjonstesting, brukertesting etc. Også på dette området er det utviklet metodikk og det eksisterer god praksis som bør kunne benyttes. Her kan man enten velge å bruke Difis prosjektveiviser eller UiOs prosjektrammeverk.
Beslutte om overføring til forvaltning og drift
Når prosjektet eller aktiviteten avsluttes skal det foreligge en beslutning om videre forvaltning og drift av systemet.