For å sikre entydig ansvarsfordeling innenfor systemeierskapet er det behov for en felles definisjon av rollene og hvilket ansvar som tilligger de enkelte delene av organisasjonen innenfor fagområdet administrativ IT. Overordnet har systemeier ansvaret for at rollene er ivaretatt og avtaler inngått. I det ligger det også at det er avsatt tilstrekkelige ressurser.
Brukere
Personer og enheter som bruker systemet.
Det finnes ulike typer brukere av systemene. I definisjonen av systemeierskap forholder vi oss til to type brukere:
- enhetsbrukere - enheter som benytter systemet. Brukerinnspill håndteres via definerte prioriteringsrutiner. Systemeier og prosesseier har ansvar for at slike rutiner finnes og følges.
- sluttbrukere - personer som benytter løsningen.
Systemeier
Er forankret på ledernivå i enheten med systembehovet. Systemeier er bestiller/funksjonell premissgiver innen systemets funksjonsområde. Setter rammene for systemutviklingen, er ansvarlig for finansiering og kontrakter og har overordnet ansvar for brukerorientering av utviklingstiltakene. Det skal være entydig hvem som er systemeier for et system.
Oppgaver:
- Sette faglige premisser og gi økonomiske rammer i henhold til vedtak av Universitetsdirektøren
- Ansvar for at felles premisser for systemeierskap følges
- Ansvar for datasikkerhet, personvern, tilganger mv.
- Ansvar for at brukerperspektivet ivaretas
- Fremme saker til strategisk koordineringsgruppe for administrative IT-tjenester
- Ansvar for at nødvendige avtaler er på plass
- Utarbeide veikart/planer for hvert enkelt system i sin portefølje
Prosesseier
Er delegert rollen fra systemeier, og forvalter faglige ønsker til systemet. Prioriteringer settes med utgangspunkt i rammer fra systemeier og i samråd med enhetsbrukere. Denne rollen ivaretar de funksjonelle premissene applikasjonsforvalter må forholde seg til og kontakten med brukermiljøene. Et system kan forvalte flere prosesser, med forskjellige prosesseiere.
Oppgaver:
- Forvaltning av regelverk innenfor eget fagfelt
- Forvalter funksjonelle behov og effektive prosesser innen sine fagområder
- Ansvar for kontinuerlige prosessforbedringer i samhandling med brukermiljøene
- Sørge for at prosessene ivaretas hos systemeier og applikasjonsforvalter
- Ansvar for datakvalitet/innhold i systemet
- Ansvar for kommunikasjon med sluttbruker og mottak av brukerhenvendelser
- Utarbeide rutinebeskrivelser for fagspesifikke rutiner og for bruk av systemet samt definere rapportbehov
- Utarbeide opplæring/kurs/dokumentasjon
- Ansvar for å foreta/godkjenne akseptansetest ved endring i system
Applikasjonsforvalter
Forvalter (daglig drift og vedlikehold) av applikasjoner med utgangspunkt i rammer og beslutninger fra systemeier og de funksjonelle og IT-tekniske premissene som blir satt. Spesifiserer faglige behov til systemet og formidler systemets muligheter og begrensninger til fagmiljøene.
Oppgaver:
- Ansvarlig for å koordinere systemendringsprosesser mellom USIT, prosesseier, systemeier og ev eksterne leverandører
- Støtte prosesseier i prosessforbedring i samarbeid med brukermiljøene
- Ivareta leverandørkontakten
- Følge opp avtaler mot leverandør(er)
- Planlegging av systemvedlikehold i samarbeid med USIT/evt ekstern driftsleverandør
- Følge opp innmeldte feil mot drifts- og systemleverandør
- Applikasjonsforvaltning, der dette ikke gjøres av system eller driftsleverandør:
- Systemstøtte
- Brukeradministrasjon
- Grunnleggende parametersetting, systemoppsett og grensesnitt.
- Systemutvikling (oppsett og tilpasninger)
- Spesifisere og utvikle rapporter
- System/enhetstesting
Teknologiforvalter*
Forvalter og utvikler de teknologiske UiO-felles premissene applikasjonsforvalter må forholde seg til (IT-arkitektur, masterdata, integrasjoner, sikkerhet/tilgangsstyring). Rollen ligger fast i USIT og er den IT-faglige rådgivingen til fagavdelingene. Teknologiforvalter skal være en støtte for systemeiere, applikasjonsforvalter og prosesseiere.
Oppgaver:
- Støtte og rådgi systemeier og applikasjonsforvalter og ivareta helheten
- Premissgiver innen IT-arkitektur, masterdata, integrasjoner, sikkerhet/tilgangsstyring
* (Teknologiforvalter ble tidligere kalt systemforvalter)
Systemutvikler
Systemutvikling er delt i to. En del omtales som oppsett/tilpassing (funksjonelt), en del omtales som programmering (teknisk) som omfatter kodeendring.
- Analysere og forstå bestillers behov (applikasjonsforvalter)
- Design av løsning
- Ansvar for at implementering, programmering og tilpasninger utføres i tråd med retningslinjene til premissgiver og ihht behovene til systemeier
- Testing av det som er utviklet (enhetstesting).
Systemleverandør
Med systemleverandør menes den instans som gir UiO bruksrett til et spesifikt system. Systemleverandør kan være USIT (eks Vortex) eller eksternt (eks Oracle og SAP).
Driftsleverandør
Driftsleverandør er den instans som leverer drift av et system (driftsavtale). Systemdrift innebærer ansvar for at systemet kan benyttes i henhold til evt. servicenivåavtaler Kan være USIT (feks OA/SAP) eller eksternt (eks SAAS-løsningen på Basware bestillersystem)
Oppgaver:
- Levere stabil og sikker drift i henhold til avtalt servicenivå.
- Ansvar for nødvendig IT-infrastruktur.
- Teknisk støtte
Strategisk koordineringsgruppe for administrativ IT (SKAIT)
Strategisk koordineringsgruppe for administrative IT-systemer skal ivareta helheten i universitetets administrative IT-virksomhet. Dette skal gi brukervennlige og mer kosteffektive administrative IT-løsninger for UiO gjennom bedre samhandling rundt initiering, innføring, forvaltning og drift og avvikling av administrative IT-systemer.
Anbefalingene fra Strategisk koordineringsgruppe vil være rådgivende for universitetsdirektøren.
Oppgaver:
- Utforme et overordnet veikart (strategi) for administrative IT-systemer
- Styringsgruppe for digitaliseringsprogrammet for administrativ IT ved UiO
- Vedlikeholde en oversikt over alle administrative IT-systemer
- Utarbeide årsplaner for administrative IT-systemer med budsjett
- Forslå bruk av porteføljemidler til administrativ IT for universitetsdirektøren
- Følge opp bruk av porteføljemidlene
- Følge opp oppgaver i følge ansvarskart for administrative IT-systemer
Universitetsdirektøren
Universitetsdirektøren har øverste beslutningsmyndighet og -ansvar for universitetets administrative IT-virksomhet.