Tid: 13.30-15.00
Sted: UV, Zoom
Til stede: Mari og tidvis Merethe (MED), Andrea (HF), Natalia og Jean Raphaël (MN), Hege (TF), Gørill (JUS), Sumera (UV), Natalia (OD) Anna, Jonny og Åse-Marit (LOS),
Forfall: Ingebjørg og Ida var tilstede på sak 1 (fra fakultetene) og sak 2 (fra LOS)
Saker fra fakultetene
1. Rutiner rundt kreering (ca 30 min i begynnelsen av møtet)
Ph.d.-rådgiverne ved fakultetene har uttrykt behov behov for å snakke om rutinene rundt kreering med formål om å gjøre dette arbeidet enklere for alle involverte. Gry Kolbjørnsen og Monica Lihus Ambrosen fra AKS vil delta på begynnelsen av møtet. Temaer det er ønskelig å diskutere er:
- oppfølging av hvem som kommer/ikke kommer på kreeringer
- oppretting av et påmeldingssystem for doktorander som vil komme på kreeringen, med en (automatisk) påminnelse og avmeldingsmulighet
- produsere praktdiplomer kun for dem som kommer på kreeringen, evnt at kandidatene kan be om å få tilsendt praktdiplomer ved å registrere seg på en nettlenke
- Annet?
Det var en nyttig diskusjon og erfaringsutveksling:
- Alle fakultetene er godt fornøyd med arbeidet AKS gjør med kreeringen, men det er en utfordring spesielt for de store fakultetene å lete frem og få svar fra doktorandene. Det er behov for å sette strek på et tidspunkt og overlate ansvaret med å melde seg på kreering og oppdatering av e-post og oversendelse av praktdiplom til doktorandene.
- AKS melde et behov for at fakultetene tydeliggjør forskjellene på det digitale vitnemålet og praktidiplomet (og utdeling/ettersendelse) i kommunikasjonen med doktorandene.
- Konklusjon: Gry og Monika fra AKS kommer tilbake på neste FFF med et forslag til løsning.
2. Hvor mange veiledningstimer følger det med oppdrag som hovedveileder og medveileder? Hvor mange veiledningstimer gis ved forlengelser? Hvordan håndteres registrering i FS for kandidater hvis periode er utløpt? Blir de avsluttet med en gang? (UV)
- Det er variasjon i antall veildeningstimer på de ulike fakultetene, de fleste får veildening til de avslutter for å få dem over kneika, men det er ikke nødvendigvis noe krav om å få innvilget veildening ved forlngelse. MN har ikke timeregnskap.
3. Bruk av streaming ved analoge disputaser? Vil dere fortsette å streame disputasene på zoom selv om begge opponenter reiser til Oslo? (UV)
- De fleste streamer som standard (zoom) eller har dette som et alternativ ved behov. Det er behov for å løande rutiner for dette før høstsemesteret..
4. Erasmus-utveksling på ph.d-nivå - har de andre fakultetene en strategisk satsning for dette? (UV)
- Lite strategisk bruk av Erasmus-tilbud, men SADM skal komme og fortelle om Erasmus-tilbud på neste møte.
5. Er det noen som har erfaringer med å åpne ph.d.-emner for eksterne søkere som ikke har opptak på et ph.d.-program? (HF)
- Ulike erfaringer ble delt.
6. Søkere som får finansiering fra NFR før opptak - hvor lang tid bruker potensielle veiledere med å hjelpe søkere med å utvikle en prosjektbeskrivelse? (UV)
- UV skal undersøke nærmere og komme tilbake med spm neste gang.
7. Hvordan håndteres forlengelser av interne stipendiater med tanke på kommunikasjon mellom Personal og ph.d.-koordinator. Får ph.d.koordinator beskjed fra personal om forlengelse (i så fall i hvilken form? Lister? kopi av forlengelsesbrev i ePhorte? etc) eller er det pålagt kandidaten å gi beskjed til ph.d.-koordinator om forlengelser? (UV)
- På noen fakulteter har ph.d.-rådgiverne tilgang til personalmapper, andre steder ikke. Men flere utrykker at systemet krever manuelle påminnelser via e-post eller lister som må oppdateres.
Saker fra LOS
1. Neste FFF-møte 19. mai i 10 etg. LSH og påfølgende feiring av Karen SS. Er det interessant å høre mer om
- A. arbeidsmiljøkontakter?
- B. arbeid/kurs om trakassering?
- C. Universell utforming? eller
- D. LINK sine (nye) undervisningsressurser på nett og evnt veilederkurs.
- E: Erasmus-ph.d.-opphold, muligheter for kortere opphoild
I så fall kan vi forsøke å invitere inn noen til å tegne og fortelle. Hvem skal evnt prioriteres?
- Kulepunkt D og E, altså LINK og Erasmus-ph.d.-muligheter ble valgt som de mest interessante tilbudene.
2. Orientering fra Nasjonalt FFF.
- Viktig spørsmål: Er det ønsker om en nasjonal portal for ph.d.-emner ute på fakultetene?
- Punkter fra diskusjonen:
- Det er utarbeidet nasjonalt en kravspekk, men dette er noe som man stadig får tilbakemelding på: det er vanskelig for kandidatene å finne kurs
- Variasjon i ønsker og behov. Størst behov innenfor samfunnfag og humaniora.
- Det kan bli en utfordring med stor pågang. det kan bli behov for å ta betaling for kurs for eksterne kandidater, for eksemepel fra insitusjonen kandidaten evnt er tatt opp på doktorgraden, kan bli byråkratisk.
- En nasonal portal kanbidra til større fagbredde og kritisk masse for å kunne gjennomføre kurs.
- VIKTIG: hvis det innføres en nasjonal portasl, vild et være frivillig for det enklete fakultet å melde inn sine kurs i en slik nasjonal løsning.
- Sett av datoen til høsten konferanse 14-15 september på OsloMet.
- Øvrig referat vil ettersendes.
3. Oppfølging av ønsket fra FFF om veileder ved ansettelse av eksterene ph.d.-kandidater, spesielt nærings-ph.d. Til info:
- Mal for doktorgradsavtalens del C for nærings ph.d. utarbeides nå av juridisk team i FIADM
- Større pågående arbeid om bierverv og Habilitet og interessekonflikter. En regional arbeidsgruppe (OUS/Ahus) skal legge frem sin rapport 1. juni, og UiO vil følge opp med veileder e.l. i etterkant av dette.