Til stede:
Sara og Andrea (HF), Jean Raphael, Anniken og Natalia (MN), Gøril (UV) Anna H. (DIG, Fellesadministrasjonen) og Åse-Marit (FIADM, Fellesadministrasjonen) og Oda (JUS).
Forfall:
Jonny og Anna B. (Fellesadministrasjonen)
Agenda
Fra fakultetene:
1. Behov for ph.d.-spesifikk FS-opplæring (SV)
- Vi har stadig nyansatte på institutt som skal jobbe med ph.d. Hvor får man opplæring i doktorgradsmodulen?
- Anna (DIG): Enhetene som trenger opplæring sender en henvendelse til SADM, så vil det tas en vurdering.
- Rollen til FS-koordinator på det enkelte fakultet er ikke klart alle steder. En mulighet at DIG-leder har dialog med ledere på fakultetene slik at man kanfå bedre dialog.
- Forvaltningsmodell for FS på UiO: Superbruker/FS-koordinator på fakultetene har også ansvaret for opplæring lokalt., også for ph.d.-veiliedning. Det blir deretter de lokal FS-koordinatorer.
- Ønske om webinar/online-kurs for ansatte. FS step-by-step. Det eksisterende kurset er for basic. Hvilke små bolker er det? kan vi få innspill fra FFF om hvilke naturlige bolker kan man kjøre (men merk at opptak gjøres litt ulikt fakultet til fakultet), Dermed blir også rutiner likere.
- NTNU og OsloMet har allerede Canvas-kurs i FS, kan noe gjenbrukes?
- Tiltak? Holde en workshop: Ha en gjennomgang av eksisterene veiledninger DIGG og FFF. Utdype og identifisere hvor det er litt tynt i veiledningene.
2. Graceperiode for avslutning av brukerkonto (HF)
Vi snakka for en tid tilbake om at det hadde vært praktisk om graceperiode for stenging av brukerkonto kan regnes fra kreeringsdato i stedet for fra sluttdato for opptaksperiode, men det rant litt bort - gjør et nytt forsøk på å foreslå det.
- Spm: Graceperioden løper fra da du setter avslutningsrutine, og går dermed ofte ut før kreering. Mulig å utvide graceperiode? Bør kunne beholdes til etter kreering. Kan dette løses? Hva er funksjonalitet og hva er policy?
- Man kan sette en alternativt e-post-adresse, det er ikke bra å ha UiO-adresse etter at de har sluttet på UiO.
- Nåværende rutiner finnes her.
3. En brukerreise - doble brukere ved UiO og vanlige frustrasjoner for ph.d.-kandidater (SV)
La oss si at du har en ph.d.-kandidat som skal ha brukerkonto. Dersom han ikke er opprettet i DFØ først og overført til FS oppstår det problemer, som gjør at vi får en ufattelig komplisert reise rundt i UiOs kriker og kroker (via personal, IT og FS). Dette er umulig for en ph.d.-kandidat og løse selv.
- Ofte henvendelser: en ph.d.kandidat får ikke logget inn. Ofte pga to brukernavn og to personnumre (personnumre blir automatisk generert i SAP/DFØ og FS). DFØ/SAP blir oftere oppdatert
- Tips:
- BOF er et alternativ.
- Skriv til FS-person i stedet for IT.
- Hvorfor kan man ikke bare opprette en perosn, i stedet for to personer.
- Det burde stå på inforsidene for brukerkonti for å forenkle dette med for ph.d.-kandidatene. DIG skal nå finne ut, hva som skjer og hvorfor det skjer/ikke skjer.
Fra Fellesadministrasjonen:
1. Kreeringsrutiner og diplomer ved Gry Kolbjørnsen og Monica Lihus Ambrosen (AKS)
Notat ble sendt ut samme dag som møtet, men Monica og Gry meldte forfall. Konklusjon: FFF tar notatet til ettereting, og noterer seg at de fra nå ikke må gjøre ytterligere purringer på påmelding til kreeringsrutiner i tillegg til purringene AKS sender ut. Dette er ble satt pris på.
Eventuelt: