Meldt avbud: Mette, Karen Marie
Dagsorden
1. Forslag til Ny Prospectus v/ Karen Marie og ny rekrutteringsrådgiver i STA. Svein informerte.
Redaksjonsgruppen foreslår at informasjonen i Prospectus i større grad enn tidligere spisses mot søkergruppene vi primært ønsker å rekruttere, dvs. innenfor utveksling og selvfinansierende master (SFM). Vi ønsker også å legge mer vekt på "rekrutterings"-stoff, som f.eks informasjon om Oslo, campus osv. Detaljert søknadsinformasjon blir primært å finne på nettsidene, ikke i Prospectus.
2. Kort om erfaringen med arbeidet rundt søknadsweb forrige opptak. Ny runde med avtalefornyelser og sjekk av søknadsalternativer står for døren. v/Hanne-Gerd
Minner om at fakultetskontaktene har en viktig jobb med å videreformidle og være litt vaktbikkje i forhold til instituttenes arbeid omkring søknadsweb. Ved forrige opptak ble det en del rot rundt avtaler som ikke skulle være på søknadsweb og avtaler som skulle vært på søknadsweb, men som ikke lå der. Mail om avtalefornyelser sendt ut til nettverket for viderformidling - og oppfølging.
3. Kort orientering om EØS-ordningenes fremtid (EEA grants/Norway grants) v/ Trine Merete
Den gamle programperioden er nesten over, de fleste land har avsluttet (ikke Polen). Ny programperiode (2009-2014) under utarbeidelse. For tiden pågår bilaterale forhandlinger med mottakerlandene. Foreløpig uklart når utvekslingen kommer i gang. Detaljene i de nye ordningene for EEA grants og Norway grants er ikke klare, men det vil i større grad være snakk om et program og ikke bare løsrevne prosjekter som i den gamle perioden. Det er to hovedmål: sosial utjevning (som sist) og bilateralt samarbeid. Det opprettes programkoordinatorer i alle mottakerland og i giverlandene, for Norge blir det SIU. Signalene går på at det skal bli mer detaljerte retningslinjer i det nye programmet og større samordning.
4. Opptak av internasjonale søkere til hele NORSKE grader - ønske om felles rutiner for internasjonale søkere som har norsk og søker norske mastergrader ved Jeanette og Natasha
Et økende antall internasjonale studenter kan dokumentere norskkunnskaper og kvalifiserer dermed for opptak til norske masterprogram. Ved HF har man tatt disse enkeltvis etter henvendelse fra potensielle søkere. Det har imidlertid ikke eksistert noe helhetlig admin. system eller tilfredsstillende informasjon til denne gruppen studenter mht hva de kan søke på om hvordan. Det er derfor et ønske om å sette dette i et system, slik at både interne rutiner, søknadsskjema, informasjon på nett og Prospectus ivaretar denne gruppen. SIS vil følge opp dette med masterkoordinatorene ved hvert enkelt fakultet.
5. Rutiner ved SFM-opptaket og videresending av søknader til 2. prioritet ved Jeanette og Natasha
P.t. kan alle SFM-søkere oppgi maks 2 søknadsalternativer. SIS vurderer søknader for generelle opptakskrav. Kvalifiserte søknader videresendes til fagmiljøene (søkerens 1.pri) for faglig vurdering dvs. 80-gruppe, rangering og tilbud. Alle SFM-søknader som ikke får tilbud på 1.pri må behandles for 2.pri. I fjor krevde dette mye koordinering fra SIS. Mange søknader ble returnert SIS etter fristen fagmiljøene fikk, uten å ha vært til vurdering for 2. søknadsalternativ. Dette resulterte i mye merarbeid og forskyvinger i registrering av tilbud, samt behandling av EØS-søknader.
Av totalt 284 tilbud ble kun 24 tilbud gitt på søkernes 2. søknadsalternativ. Hvor hensiktsmessig er det å gi søkere mulighet å velge 2 studieønsker. Med tanke på stigende antall internasjonale søkere samt ønske om rekruttering av de beste og mest motiverte søkere bør vi kunne kun tilby 1 søknadsalternativ fom opptaket 2012. Alternativt kan man tilby enkelte søkere plass på et annet beslektede program på det samme institutt. Hvis det er stemning for dette, må man undersøke regelverksaspektet rundt den nye praksisen.
Håndtering av søknader i 2010-2011-opptaket skal taes til diskusjon med masteropptakskoordinatorene.
6. Forslag til nye arkivrutiner for Erasmusavtalene v/ Gøril
Da alle fakultetene har tatt i bruk ephorte, er det ønskelig å endre arkiveringsrutinene for Erasmusavtalene. I stedet for at Erasmusavtalene arkiveres sentralt (med unntak av HF), foreslås det at disse avtalene nå arkiveres lokalt. Det vil bli sendt ut en desentral rutinebeskrivelse for Erasmusavtalene til dere i forkant av siste nettverksmøte før jul.
7. Universitetsledelsen og ny stilling knyttet til koordinering av internasjonale saker v/Svein
Svein går over i ny stilling som spesialrådgiver for ledelsen allerede 15. november. Stilling som ny nestleder i SIS er lyst ut.
Eventuelt:
SV: Fått en henvendelse fra Hawaii Pasific University om mulig samarbeidsavtale da det er mange norske studenter der. Har noen kjennskap til denne institusjonen og Hawaii?
Guri: Det finnes to institusjoner på Hawaii, en offentlig og en privat. Hawaii Pasific University er en privat institusjon som lenge har rekruttert norske studenter gjennom agenter.
UiO ønsker fokus på strategiske partnere og da er det ikke naturlig med en samarbeidsavtale med denne institusjonen. Om man alikevel vurderer et samarbeide, er den offentlige institusjonen å foretrekke.
ISS: Sommerskolen kataloger er klare. Gi beskjed til ISS om dere mangler brosjyrer eller ønsker å få tilsendt flere.
SP: Status for indikatorarbeidet? Kristin Fossum Stene jobber med dette i SST.
Hvilke indikatorer skal vi spille inn? For internasjonaliseringsfeltet kan mulige indikatorer gå på IaH, fellesgrader, antall engelskspråklige kurs hvor det deltar både nasjonale og internasjonale studenter, antall engelskspråklige emner, antall internasjonale studenter grad av internasjonal rekruttering - spredning. Man jobber med å få samlet en indikatorliste ved UiO. Usikkert hvor mange indikatorer vi får lov til å spille inn. Utfordringer ligger i å finne gode indikatorer som det faktisk er mulig å innhente tall på.
SIS: UiO deltar i et EUA (European Universities Assosiation) prosjekt som har fått EU-støtte til å utvikle et verktøy for å måle mobilitet for ansatte og studenter. Prosjektet er kvalitativt. Fra UiO deltar Doris Jorde og Svein Hullstein.