Sak 1. Opprydding på nettverkets nettside UV/Cecilie.
Referat: Noen av punktene i venstre- og høyremenyen fjernes, slik at nettsiden blir en nettverkside og ikke en samleside for annen info. Nettsiden gjøres tilgjengelig for alle, og evt lenkes opp fra fellessiden til internasjonalisering. Cecilie følger opp.
Sak 2. Orientering om arbeidet med den sentrale avtaleporteføljen v/Gøril og Guri AF/SFUI.
Referat:
- Ny avtaletekst/avtalemal for diverse formål og programmer er under utarbeiding. Tar noe tid pga turnover blant avdelingens jurister.
- Gjennomgang av den sentrale avtaleporteføljen:
Ny avtale med Tsinghua University i Kina, oppfordrer alle til å se nærmere på mulighetene der, høyt rangert og mange engelskspråklige tilbud
Avvikling av avtalene med Universidad de Costa Rica og Universidad Veracruzana pga manglende faglig interesse, manglende utveksling, ustabile eller helt fraværende administrative rutiner og kontaktpersoner hos dem.
Ved avvikling bør fagmiljøene varsles, så man ikke risikerer å avvikle noe som kanskje har interesse for andre på UiO. Avtaler kan også legges til andre enheter enn sentralnivå hvis det er interesse for det. - Opplæring i avtaleforvaltning, tilbud kommer når ny mal er ferdig og når ev ny arbeidsdeling (mulig å gå fra 3 til 2 nivåer med avtaleforvaltning?) er på plass.
- Gjennomgang av avtaleskrivingprosessen som den er i dag:
- rektor skal signere alle avtaler med unntak av Erasmus+
- det skal følge med utfylt kvalitetsskjema og et notat som sier noe om hvorfor avtalen inngås - Er det behov for revidering av kvalitetsskjema? Settes opp som sak på neste møte
Sak 3. Kort oppsummering av prosjektseminaret 5. januar og videre prosess. Guri/SFUI
Referat: Mange bra innspill til tiltak, sorteres, oppsummering kommer snart. 3 klynger av problemstillinger bringes videre til prosjekteier og prorektor Gro Bjørnerud Mo i første omgang:
- Behov for robuste avtaler/superavtaler
- Ryddige og lett godkjenningsbare utvekslingssemestre i alle studieprogrammer
- Gjøre utveksling til standardvalg, såkalt "opt out".
Det jobbes også videre med mange andre innspill; nettsider, søknadsfrister, administrativ arbeidsdeling, behov for opplæring etc, men disse tas hovedsakelig i den administrative linja og trenger ikke legges frem for styret.
Sak 4. Forslag om årlig vinterseminar som arbeidsseminar vs sommerseminaret som kan ha mer orientert mot opplæring/oppdatering. Felles.
Referat: Må diskuteres videre?
Sak 5. Sommerseminaret. Forslag til tema og arrangører. Felles.
Referat: Vi arrangerer seminaret sammen med FANE og evt. Forum for forskerutdanning (FFF), og med temaet Kobling forskning og utdanning. Malene m.fl. sjekker interesse med FANE-nettverket, Anna med FFF. Seminaret bør ha fokus på opplæring om og verktøy for arbeid med koblingen. FANE og INT sitter på hver sin tue og har lite kunnskap om hverandres felt og hvordan disse kan spille på hverandre.
Sak 6. Kort orientering om semesterstart vår 2018. Sigrid/SKS. Tilbakemelding fra fakultetene?
Referat: Godt oppmøte på fellesarrangementer i regi av SKS. Start of studies har fokus på semesterstart, ble løftet på nettsiden i desember. Fredag 5/1 ca 120-150 studenter på Meet&Greet og First Night in Oslo. Positive tilbakemelding på Norway in a nutshell, men forventet studentene mer matservering? På Orientation day ca 250-300 studenter, og mer enn 200 studenter deltok på busstur torsdag 11/1. SKS har slitt litt med å få med frivillige faddere til fellesarr. Dette vil bli fulgt opp i studiestart og faddersjefnettverk. Knutepunktet har delt ut Getting Started brosjyre, og samler inn dokumenter til politiregistrering - fungerer bra. Se også arrangementer og presentasjoner fra Orientation day.
Sak 7: Kort orientering om rapportering til DBH. Tine/SOT
Referat: SOT sender ut epost om DBH-rapportering og vil kjører kontrollrapporter. SOT tar kontakt med relevante enheter for oppdatering i Utvekslingspersonbildet i FS.
Sak 8: Søknadsweb har åpnet! Kort orientering om norske vitnemål i fs. Tine/SOT
Referat: Se epost fra 17/1 sendt til int-nettverket + Erasmus-inst.
sak 9: Kort orientering om nye plakater, kampanje i sosiale medier som SKS organiserer og utvekslingsambassadørordningen. Tone/SFUI
Sak 9: Internasjonaliseringsuken. Er plan for infomøter og stands klart? Er det nye tiltak på gang? Felles
Referat: Fakultetene er i gang, men plan for infomøter er ikke klart. Plakater er i trykken, og bukker setter opp på alle fakulteter i kampanjeuken.
Sak 10. Dato for saksbehandlerdag for ut-opptaket. Tine/SOT:
Referat: Settes til tirsdag 20. februar fra kl. 09:00-12:00. Sted: Helga Engs hus, PC-rom 235
Eventuelt: Datoer i innreisende studenters "Confirmation of stay", v/Elisabeth, JUS: Det oppleves som problematisk at innreisende studenter ber om å få signert for datoer som avviker fra siste eksamensdato som er gjeldende rutine (mange ønsker senere dato). Tas opp igjen på neste nettverksmøte.