Referent: Hanne-Gerd
Punkt 1: ny rutine med opptaksbrev før emneavklaring
Det var bred enighet i arbeidgruppen på dette punktet. Det er svært sjelden at nominerte utvekslingsstudenter avvises. I enkelte tilfeller har man avvist utvekslingsstudenter med for lav engelskkunnskap (og disse sjekker nå SIS før tilbudsbrev blir sendt) eller man har avvist studenter som ikke oppfylte forkunnskapskrav for de emnene de hadde valgt. Når det gjelder dette siste punktet, så ble det presisert at det er viktig at utvekslingsstudentene i tilbudsbrevet får klar beskjed om at de er generelt kvalifisert, men at alle emneønskene må avklares med fagmiljø. Vi må i brevet presiserer at vi tar forbehold om at man er kvalifisert for de emnene man ønsker og at man ikke kan garantere plass på alle de ønskede emnene.
Konklusjon: SIS sender tilbudsbrev til nominerte utvekslingsstudenter etter å ha sjekket engelskkrav på studenter som er nominert på avtaler der dette er et krav. I brevet får studenten informasjon om at han/hun er tatt opp som utvekslingsstudent ved UiO - forutsatt at alle emneønskene er ok i forhold til forkunnskapskrav, kapasitet osv. Det er viktig at avtaleeier får beskjed fra SIS straks de nominerte studentene er overført til Utvekslingspersonbildet slik at saksbehandlingen og emneavklaringen kan starte så raskt som mulig.
Punkt 2: Emneavklaringsprosessen
Etter en del diskusjon ble vi stor sett enige om følgende rutine:
- Straks etter at tilbudsbrevene har gått ut og utvekslingsstudentene er overført til Utvekslingspersonbildet, sender SIS en excel-liste til fakultetskoordinatorene med alle nominerte studenter, hvilken avtale de er nominert på og hvilke emner de ønsker å ta (vi setter "Sissel-modellen" i system). Deretter tar avtaleeier ansvaret for sine avtaler og nominerte studenter, sjekker emneønskene og holder kontakten med studentene. SIS tilordner "avtaleeier" for utvekslingsstudenter nominert på UiO-avtalene i forhold til søknadsalternativet og emnene de har valgt. I de tilfellene der avtaleeier ser at studenten har valgt emner som alle tilhører ett eller flere andre fakulteter, delegerer avtaleeier denne saken til det relevante fakultetet som så får ansvaret for emneavklaringene og kontakten med studenten.
- SIS sin viktigste rolle i denne prosessen er å lage god informasjon, både til utvekslingsstudentene, til partnere og til ansatte ved UiO som skal saksbehandle og avklare emner.
Dette vil medføre en klarere rutine- og ansvarsfordeling der utvekslingsstudentene kun forholder seg til to ledd, ikke tre som ofte er tilfellet i dag.
Ellers:
Vi diskuterte nødvendigheten av den foreslåtte emneavklaringsdagen og kom frem til at den nok er litt overflødig når vi nå har Nominasjons- og Søknadsweb og får lister med emnevalg fra SIS på et tidlig tidspunkt.
Neste møte: Onsdag 19. desember kl. 14 - 15:30 i Stort møterom, Lucy Smiths hus
Dette blir et praktisk møte. Vi går gjennom nominasjonsweb og søknadsweb slik at alle har klart for seg hvordan dette ser ut og virker. Vi ser på hvordan rapport for hvem som har søkt på hva ser ut mm.
I tillegg får vi besøk av Lena Finseth fra STA som skal gi oss en slags "crash course for dummies" når det gjelder emner og hvordan de fungerer i FS, utdanningsplan osv, osv. Hva må en emneleverandør huske på? Hvordan fungerer dette systemet som var nytt forrige opptak med at man legger inn et UTV-emne på sitt fakultet, så "spretter" det opp i andres UTV-er også? Kan man legge bachelor-UTV-emner inn i master-UTV-er? Om det er noen som har spesifikke spørsmål til Lena ut over dette allerede nå, kan hun ev. få dem på forhånd for å forberede seg.