Dagsorden:
1. I morgen, tirsdag 4. juni åpner studentweb og utvekslingsstudentene som kommer til høsten vil ha tilgang til å melde seg på emner som ligger klare. Hvordan har tiden fra studentene fikk brev og dere har jobbet med klarering av emner gått?
Vi tar en runde på hvordan dere har opplevd de nye rutienene generelt. Vi vil også gjerne høre om det er ting dere har oppdaget som kan gjøres anderledes - eller mer effektivt osv. Oppdrag før møtet var å ta en liten runde på deres respektive fakultet og ta med eventuelle tilbakemeldinger til mandagsmøtet.
Kort fra fakultetene:
- Det er behov for å starte saksbehandlingen tidligere. Se på rutiner for å gjøre dette i Søknad samlebilde (da må man ha en omforent praksis på hva man skal skrive i merknadsfeltet o.a).
- Det er ønske om en rapport i stedet for en excel-liste. Excel-listen
- Studentenes emneønsker bør komme mye bedre frem. Det beste hadde vært om de måtte legge til ønskene fra en (obligatorisk) nedtrekksmeny. Før vi får dette, er det ting vi kan gjøre/ønske oss.
SIS kan:
- legge til et eksempel på utfylt emne i søknadsweb
- lage bedre instruksjoner på hvordan studenten søker i søknadsweb - og bruke enten bilder eller video
- purre spesielt på de studentene som ikke har lagt inn fornuftige emner/ikke har lagt inn emner i det hele tatt
- gi informasjon om at det er det studenten skriver først som er førsteprioritet
- Rutinen "Fordelt" funker ikke helt optimalt. Kan man få med disse på en rapport på en bedre måte? Nå ligger de kun med fordelt i merknadsfeltet, og man må huske disse når man tar ut lister (som de ikke er med på om man tar ut lister over søkere til egne avtaler o.a.)
- Man ønsker en mulighet for å kunne se hvem det er som har nominert (dvs brukernavnet). Aller helst ønsker man at partner som nominerer skriver inn navnet sitt, slik at man lett kan ta kontakt i etterkant når det er noe man lurer på i forbindelse med søknaden/nominasjonen.
2. Einar om praksismobilitet og rutiner rundt dette. Rutinene er nå lagt ut på nettidene våre (i håndboken).
3. Learning Agreement - forslag til rutine som fungerer litt bedre i innreiseopptaket. Forslaget gikk ut på at man ikke krever at de laster opp LA. Emneønskene i søknad samlebilde vil fungere som en LA inntil de kommer hit og får signert den endelige LA. Gruppen var litt delt i synet på hvor hensiktsmessig dette var. Og hvem skulle følge opp om man nå startet å operere med to ulike frister (en for søknad og en for LA). Og som partner har vi også visse forpliktelser. SIS utarbeider et forslag til rutine som sendes på en uformell "høring". Temaet vil også høyst sannsynlig bli tatt opp på Brunkollenseminaret.
4. Eventuelt