Dagsorden:
1. Sak meldt inn fra UV: "vi vil gjerne ha avklart prosessen rundt overføring av utvekslingsstudenter som skal ta alle sine emner ved et annet fakultet. I veiledningen som ligger på nett står det at man skal skrive en merknad i søknad samlebilde om at studenten er overført til et nytt fakultet. Ut over det kan jeg ikke finne noe informasjon. Skal/bør studieretten endres? Hvordan ser man når det rapporteres at studenten nå tilhører et nytt fakultet? (Dette bør jo "telles" båd i forhold til statistikk generelt og belønningsmidler)" (sitat e-post fra UV).
2. Sak meldt inn av UV: "Lån av avtaler: Når det gjelder innreisende så har vi fra UV overført en relativt stor andel som søkte gjennom nominasjonsweb (ca. 10 tror jeg) til andre fakulteter uten at vi har fått noen henvendelse fra våre partnere eller fra andre fakulteter om lån av avtale på forhånd. Vi har også mottatt studenter via andre fakulteters avtaler hvor det heller ikke har blitt gjort noen slik avklaring på forhånd.
Jeg ser noen utfordringer med et "generelt opptak" til UiO og senere omfordeling til fakulteter -- særlig når omfordelingen ikke blir gjor før semesterstart. Vi hadde et eksempel på torsdag hvor en student fra Tallinn hadde kommet til UiO via en SV-avtale og kun ønsket emner i spesialpedagogikk. Hun hadde regnet med at dette var i orden og var ikke klar over at UV ble koblet inn på et så sent tidspunkt. For henne stod og falt hele nytten av utvkelsingsoppholdet på om hun kunne få plass på de tre emnene hun ønsket. Heldigvis var det mulig å få til plass på emnene for denne studenten, men det var på nære nippet. Vi hadde også henvendelser fra et par andre studenter som "dukket opp fra intet", men disse skulle bare ta ett eller to emner ved UV. Likefullt var det viktig for dem å ta disse emnene, og det hadde vært veldig synd å ikke kunne gi dem plass.
Kanskje bør vi ta en runde på hvordan man kan gjøre prosedyrene våre enda enklere for oss selv å håndtere, og mer forståelige for utenforstående?" (Sitat e-post fra UV).
Arbeidsgruppen diskuterte problemstillingene i punkt 1 og 2 og kom frem til følgende:
Vi går etter evaluering av vårens opptak bort fra overføring av saker til andre fakulteter og tilbake til rutinen med at avtaleeier har ansvaret for egne saker, enten studenten skal ta alle, noen eller ingen emner på egent fakultet/institutt. Avtaleeier har således ansvaret for å sjekke og følge opp egne studenter.
Studieretten bør ikke endres, med mindre et fakultet ser at det er behov for det (viktig for MN o.a). Studieretten endres da på det fakultetet som ser behovet - her må man ev få hjelp av egen fs-superbruker. I utvekslingspersonbildet er det viktig at internt sted er korrekt, dvs at det er avtaleeier som står registrert på internt sted ogh mottar mobilitetspenger, uansett om studieretten endres eller ikke.
3. Sak meldt inn av UV: "Signering av "Learning Agreements": Det er tradisjon ved UiO for at Learning Agreements signeres av avtaleeier. Hvis en student som har kommet gjennom en UV-avtale skal ta alle sine emner ved et annet fakultet og denne er fordelt til dette fakultetet mener jeg at jeg ikke er rette vedkommende til å signere denne studentens Learning Agreement. For det første har jeg ikke noe formelt ansvar lenger i forhold til å følge opp denne studentens emnevalg, og for det andre vil det medføre ekstraarbeid som man ikke burde ha når et annet fakultet har "fått" studenten. Vi burde få noen tydelige retningslinjer i forhold til dette også."
Einar la frem et forslag til rutine for LA for innreisende utvekslingsstudenter, som gruppen så på og kommenterte i møtet. Vedlagt følger rutinen, med gruppens tilbakemeldinger innbakt (doc).
Andre ting som ble diskutert:
- Studentene kom på registreringshjelpdagen og mente de kunne plasseres på emner den dagen. Det er viktig at studenten ikke misforstår hva registreringsdagen skal brukes til. HG tar det videre med mottaksteamet.
- Det bør gå ut melding om at alle har anledning til å starte sakesbehandlingen tidligere, i søknad samlebildet - før studentene blir overført til Utvesklingspersonbildet.