Mars

Referat

Tilstede: Frode fra JUR, Ingvill fra SV, Ingrid fra MN, Markus fra TF, Sandra fra HF, Mariana fra Knutepunktet/OPP og Philip og Anne fra AKS. 
Ikke tilstede: MED, OD, UV. 

#1 Orienteringer fra Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt (AKS)

• Velkomstseremoni - orientering og innspill

AKS/ Anne: Velkomstseremoni er nå publisert på nettsidene med varighet 14.00-16.00 for å tydeliggjøre at vi ønsker at studenter og faddere skal møte i universitetshagen fra kl 14. Det hjelper oss med logistikken rundt oppstilling og innmarsj. Hva tenker dere om det? Vil det fungere ift. planer lokalt?  
TF/ Markus: Mener de ikke bør stå kl 14, heller kl 15.  
HF/ Sandra: Blir å lure dem litt å si at det starter kl 14, det blir mye venting. Det er noe studentene har gitt tilbakemelding på. Vi skal heller  jobbe mye med holdningene fra fadderne. 
SV/ Ingvill: Hvorfor har man prosesjonen? Gir inntrykk av at seremonien ikke er for studentene, men for ledelsen, for UiO. 
KP/Mariana: End of semester survey viste at de internasjnale innreisende studentene drar på seremonien, og er stort sett fornøyde.  
HF/ Sandra: Kan man vurdere å droppe prosesjonen og komme rett til oppstilling på Universitetsplassen? 

AKS/ Anne: Ok - tas til etterretning - vi endrer starttidspunkt til kl. 15.00, men ber om at dere legger tilrette for at faddere og studenter kan dra til sentrum fra kl 14.00. Lurer også på om dere har innspill til hvordan få faddere til å dra på velkomstseremonien?  Hvordan skal dere bidra gjennom f.eks fadderopplæring? 

TF/ Markus: Mener ikke det er et problem med holdningene til fadderne, men heller at det blir for mye som skjer denne dagen og at det er utydelig hva vi (UiO) vil med dagen. 

HF/ Sandra: Vi skal jobbe med fadderne, samling i juni og opplæring i august. Går gjennom programmet for seremonien, og jo mer av det som er klart i  juni, jo letere blir det å skape oppslutning om det. 

MN/ Ingrid: Må jobbe med fadderkoordinatornettverket på fakultetet, jo mer innhold som er klart tidlig jo lettere å skape entuisiasme for det som skal skje. Nettverket er oppe og går. Mål at nettverket skal være så bra at de føler at de får til ting sammen. Vanskelig å få til entusiasme for ting de ikke selv er med på å skape.  de får til selv. De negative tilbakemeldingene på seremonien gikk først og fremst ut på at det var mye venting – et argument for å droppe prosesjonen. Vi kommer også til å ha en faddersatsing i juni, i likhet med HF. 

• Andre fellesarrangementer: Studentslippet og Sykkelfest

AKS/ Anne: Har ikke så mye å si om de to nevnte arrangementene nå, men vi legger opp til idéworkshop i faddersjefnettverket på neste møte - 25.03.2019. Lurer på om dere også ønsker å komme med innspill/ ha en slik workshop eller om det holder at faddersjefene involveres?  Dato for Studentslippet er fastsatt til 24. august, mens Sykkelfest enda ikke er landet.  

Nettverket enige om at det holder at faddersjefene blir involvert. Info legges ut fortløpende på for-ansatte-sidene og innen medio juni på studiestartsidene. 

• Frederikkeplassen 

Anne/AKS: Frederikkeplassen har vært et litt underprioritert område ved studiestart de siste årene som vi derfor i år har satt av litt resursser til å jobbe med. Ikke planer om store, konkurrerende arrangementer til dere lokalt, men vi lurer på om det kunne gått an å organisere daglige omvisninger på campus, noen speed- dating møtepunkter og evt. andre enkle aktiviteter f.eks i samarbeid med SiO. Igjen: Noe vi tenker å invitere faddersjefnettverket til å myldre om. Noen tanker? 

HF/ Sandra: Tenker det er kult om dette blir/ er studentdrevet, og tror det blir godt ivaretatt av faddersjefene. Vi stiller oss positive, forusatt at det ikke kreves at man stiller med mange frivillige.  

• Faddergoder 

AKS/ Anne: Bestilling kommer på epost. 

#2 Orientering om arbeid med Studentstøttedag

Ingrid fra MN orienterte om programmet så langt og at dato er fastsatt: Fredag 30. august 2019 - Georg Sverdrups hus. 

Arbeidsgruppen tar gjerne i mot forslag til innledere/ foredragsholdere på epost. Send til Ingrid, helst innen 28.3.19. 

Det vil også komme en bestilling til "felles infoskranken" i Infoko-nettverket. 

Det skal utarbeides en kommunikasjonsplan for arrangementet. Mer info kommer. 

• Diskusjon/ innspill fra nettverket: 

SV/ Ingvill: Bra jobbet med program! Har man bestemt at arrangementet skal hete "Studentstøttedagen"? Kanskje navnet gjør at studentene ikke tror det er for dem - det kan gi inntrykk av at det kun/ hovedsakelig er for de som trenger ekstra støtte?  Og ang torget: Usikker på om det vil fungere? Kanskje heller et positivt fokus – presentere de tjenestene som alle studenter benytter seg av, i stedet for de som kun få bruker ila studietiden? 
HF/ Sandra: Veldig obs på f.eks det med Si fra- standen er ikke tenkt som et sted man skal komme for å varsle - det er for å synliggjøre tjenesten.
MN/ Ingrid: Ja, det er noe med å synliggjøre – og personliggjøre disse tjenestene. Kan skape blesteeffekt rundt tilbudene? 
TF/ Markus: En utfordring med slike torg, og arrangementer generelt, er å vite hvem vi treffer og ikke treffer i målgruppen.  
MN/ Ingrid: Tredelingen vi har valgt kan bidra til å nå flere enn en type studenter – torget kan ha en funksjon for å fange opp de som ikke har så god oversikt over tilbudene, mens parallell- og plenumssesjoner muligens appellerer mer til dem som allerede har oversikt over tjenestene. 
SV/ Ingvill: SV hadde for noen år siden noe som het studiestart pluss med sesjoner med bl.a studieteknikk og ligenende for nye studenter.  Men dette er avsluttet pga laber interesse. Det blir derfor spennende å se om man kan vinkle Studentstøttedagen på en slik måte at studenter ønsker å komme. Kanksje en idé å hente i studenter i planleggingen? Som f.eks Philip? Slik at dere sikrer at det blir et tilbud de ønsker å benytte seg av? 

#3 Faddersjefseminar og faddersjefnettverket, ved Philip

• Oppsummering fra faddersjefseminaret

AKS/ Philip: Seminaret var veldig orientert rundt arrangementsplanlegging 
Workshops rundt arrangemeter, beredskap, Lykkepromille, litt om formidling. Fungerte bra. 
HF/ Sandra: Tilbakemelding på beredskapssesjonen – ble et katastrofeperspektiv som ikke er realistisk I det hele tatt! Dette har vi meldt om før også. 
TF/ Markus: Kunne man hatt noe slikt nærmere studiestart? 
AKS/ Anne og Philip: Ja, tilbakemeldingene på beredskapsdelen kom i faddersjefnettverket også, og tas med i evalueringsarbeidet. Ble forsøkt med en mer realistisk linje i år, men vi har enda litt å gå på. 

• Faddersjefnettverket - status, møteplan, saker

Referater og møteplan ligger her, og holdes oppdatert gjennom semesteret. 

• Fadderrekruttering - status og strategier

AKS/ Philip: Noen er i gang med å rekruttere faddere, derfor har vi det som punkt på neste møte i nettverket. Tar gjerne imot innspill og tips fra dere om rekrutteringsarbeidet? 
HF/ Sandra: I nettverket bør man fokusere på best practice, dele litt erfaringer fra sin organisasjon. 
SV/ Ingvill: Du bør bruke litt tid på å bli kjent med faddersjefene, slik at du vet hvem som gjør gode tiltak - da er det lettere å spørre dem direkte om å dele fra sin organisasjon. 
MN/ Ingrid: Et tips er å legge opp til at det går på rundgang å gi presentasjoner om hvordan man jobber! Når det gjelder rekruttering, så prøver vi noen steder å gjøre en to-stegsmodell der vi først rekrutterer en gruppe med de mest dedikerte studentene, som igjen rekrutterer sine venner. Gjelder første og fremst på årsenhet.  
HF/ Sandra: Nøkkelen hos oss ligger i å jobbe tett med studentforeninger, derfor skal jeg i år bli med på møter med dem. Har som mål å forsøke å få på plass fadderkoordinatorverv i alle foreningene på fakultetet. 

• Fadderopplæring - trenger dere noen ressurser fra oss?

AKS/ Anne: Når det gjelder opplæring av faddere, vil jeg bare sjekke behovet i år. trenger dere noe fra oss? Vi jobbet jo mye med revidert kursmal og faddervettregler i fjor, og lurer på om dere synes det er noe vi skal jobbe videre med i år - eller om det arbeidet vi la ned i fellesskap i fjor er greit og holder for denne studiestarten? Da kan vi i så fall prioritere andre prosjekter, som studentstøttedag og aktiviteter på Frederikkeplassen. 
HF: Vi ordner oss selv, nå skal vi ha todelt opplæring for første gang og tror det vil styrke opplegget. 
SV/ MN: Vi tror også faddervettreglene og malen fra 2018 holder for i år. Kan heller se på det på nytt neste år. 

#4 Studiestartinfo

• Frister

11. mars: Frist for å fjerne/ rydde i gammel studiestartinfo. Velkomstseremoni er nå publisert noe som vil si at studiestartmappene er synlige på program.
20. juni: Frist for å publisere info om program for studiestart.  

Årshjul for arbeid med studiestart er oppdatert. Anbefaler alle å bruke internsidene!

• Nettsidestrukturer  

Punktet gjelder hva dere tenker om "brukerreisen" for de nye studentene? Skal dere jobbe med nettsider, i så fall, hvordan? Noen av dere opererer med fakultetsvise studiestartsider. Hva tenker dere andre om det?

MN/ Ingrid: Har en arbeidsgruppe som jobber med å se på dette nå. Er et stort prosjekt som involverer mange. Vil ta litt tid. 
HF/ Sandra: Har et lyst til å ha en egen studiestartside for HF – men vi har jo så mange programmer –usikker derfor, på  hvordan kan vi gjøre det praktisk når det er så komplekst med programmene?

MN/ Ingrid: Noen av våre programmer har en landingsside på studieprogram (studiestart). Vi ser også på masterprogrammene, om vi skal organisere fadderordning for dem. Dvs, de har egentlig også tidligere hatt et opplegg, men infoen når ikke ut, så det er dette vi skal se på. 

TF/ Markus: Spm til JUR: Hvordan fungerer sidene deres, trafikkmessig? Jeg tror også det er en god idé med fakultetsvis landingsside, men får ikke gjennomslag i webredaksjonen.  

• Velkomstepost 

AKS/ Anne: Opppdaterer eksisterende mal og sender ut orientering i mai, om når den er klar til utsending. 

• Orientation Day 

KP/ Mariana: Lagt opp til OD tirsdag 13. august, men ønsker ikke bruke CN, så da må vi av romhensyn dele det opp i to økter. Lurer på om begge disse skal foregå 13.08, eller om en økt kan flyttes til slutten av august? Kan ha to sessions den 13.08 - men hvordan vil det fungere ift planer på fakultetene? 

Spørsmålet tas videre til internasjonaliseringsnettverket. Studiestart holdes orientert.