Gammel studieinformasjon på nett og i arkiv

Denne oppsummeringen handler om to relaterte saker:

1. Vi skal gjøre noen nødvendige oppgraderinger av studinfo-arkivet. Da ønsker vi også å revurdere hva som skal kopieres til arkivet og på hvilke tidspunkter.

2. Parallelt ser vi behovet for å rydde i de store mengdene emneinformasjon som akkumuleres på uio.no. Vi foreslår som et første grep å avpublisere den eldste semesterinformasjonen på uio.no

1. Studinfo-arkivet

  • Spørsmål 1: Er dere enige i foreslåtte tidspunkt og hva som skal kopieres?

  • Spørsmål 2: Emneinformasjon i studinfo-arkivet: trenger vi to kopier pr. semester, eller er det tilstrekkelig med en gang pr. semester? I såfall når?

Etter oppgraderingen av emne- og programmalene er det nødvendig med noen justeringer av studinfo-arkivet som ligger på uio.no/studier/arkiv/ . Samtidig ønsker vi å revurdere tidspunktene for kopiering til arkiv og hva som skal kopieres, og se studinfo-arkivet i sammenheng med supplerende funksjonalitet på nettstedet.

Supplerende funksjonalitet til studinfo-arkivet

Versjonering

Vi har versjonering på alle emne- og programnettsider. Det er mulig å bla tilbake og se tidligere versjoner av en nettside, hvem som har redigert og tidspunkt siden ble endret. Versjonering fungerer bra for å se endringene som er gjort på en nettside i senere tid, f.eks. i forbindelse med klager fra studenter, men ikke for å se historikk år tilbake i tid, f.eks. finne emnebeskrivelsen som gjaldt for et emne høsten 2009. Versjonering går tapt når man kopierer en fil, så for å beholde versjoneringen må man benytte funksjonaliteten med arbeidsversjoner.

Hente fil fra disk

I tillegg kan Usit hente opp en fil fra disk slik den var på et gitt tidspunkt der det er helt spesielle behov for dokumentasjon.

Ephorte og FS

Saksbehandlingen i studiesaker dokumenteres i ephorte. Vedtatte endringer i emne- og programbeskrivelser skal oppdateres i emne- og programbeskrivelsene på nett (og f.eks ikke dokumenteres utelukkende i beskjedform). FS har historikk på dataene som registreres i FS.

Brukeroppgave studinfoarkivet

Gitt de andre, supplerende verktøyene vi har, vurderer vi at hovedbruksoppgaven for studinfoarkivet slik:

Studiekonsulenter og andre ansatte må kunne finne en en programbeskrivelse eller emnebeskrivelse + pensumliste slik den var et gitt semester/år. Fordi det etterspørres fra studenter som har tatt emnet/programmet og trenger beskrivelsen av hva de tok, eller fordi vi i intern saksbehandling trenger å bla tilbake og se hva som gjaldt et gitt semester og år.

Tilgang

UiO-tilsatte/ansatte. Arkivet fungerer pt. ikke som en selvbetjeningsløsning for studentene. Det forutsetter at vi har en viss historikk om emner tilgjengelig på nett en periode tilbake i tid.

Emner

På uio.no vil vi beholde semestersider med fullstendig innhold, hvertfall 3 år tilbake i tid (se pkt. 2). Etter så lang tid, vil mye av den semestervise informasjonen ha liten informasjonsverdi. Det vi da trenger å kopiere til studinfo-arkivet er det studieplan-spesifikke.

Forslag emneinfo i studinfo-arkivet

To kopier pr. semester:

  • En kopi i starten av hvert semester (1. september og 1. februar) for å ha dokumentert hva som gjaldt ved registreringsfristen
  • En kopi i slutten av semesteret (20. desember og 15. juni) for å få med eventuelle endringer som har skjedd i løpet av semesteret

Hva kopieres?

Den formelle studieplanen, det vil si emnebeskrivelsen + pensumliste-mappa for inneværende semester. Pensumlistene skal ligge på semestersidene, i mappen /pensumliste/ . Annen plassering av pensum er i strid med retningslinjene for studieinformasjon på nett, og vil være et hinder for å kunne gi full historikk for emnene tilbake i tid.

Vurderinger av de andre, faste dokumentene:

  • Beskjeder: Bærende innhold i emne- og programbeskrivelsene skal ikke formidles utelukkende i beskjedform. Beskjedene har liten informasjonsverdi når de er mange  år gamle.
  • Tid og sted for eksamen: Hentes fra FS, historikk ligger i FS.
  • Timeplaner: Hentes fra Syllabus. Liten informasjonsverdi når de er over mange år gamle.
  • Undervisningsmateriale: Det bør være de siste semestrenes undervisningsmateriale som er mest aktuelt. Hvis materiale gjenbrukes, kan det flyttes ut av semestersidene til emnenivå.

Emnegrupper

  • Kopi av hele emnegruppetreet + course groups 1 gang i semesteret, 1. februar og 1. september.

Programmer

  • Ta kopi av alle html-filer (+gjenværende som fortsatt er i xml-format) i hele programmappa (norsk og engelsk) med unntak av følgende mapper og underdokumenter: karriereintervjuer, studiestart
  • 1 gg. pr. semester - 1. februar og 1. september.

Utvekslingsavtaler

  • Skal ikke kopieres inn i arkivet.

 

Brukervennlighet i studinfoarkivet:

Studinfoarkivet har blitt veldig uoversiktlig etter vi oppgraderte emne- og programmalene. Det bør gjøres grep for å øke brukervennligheten:

  • Strippe bunnmeny og toppmeny
  • Intern navigasjon i arkivet i topp/bunnmeny
  • IA: som på UiO.no, strukturert på år og dato.
  • Generere lenker til studinfo-arkivet fra studieprogrammer på uio.no (på en av arkfanene i admin) basert på refkomp
  • Grafisk profil/design.
  • Strippe tilbakemeldingsfunksjonen i dokumentene.

2. Rydde i gammel emneinformasjon på uio.no

  • Spørsmål 3: Har dere synspunkter på planen om å avpublisere den eldste semesterinformasjonen slik det er beskrevet?

  • Spørsmål 4: Har dere noen formening om hvor langt tilbake i tid gammel semesterinformasjon bør ligge åpent på nett?

Alle semestersidene tilbake til høsten 2003 ligger pr. i dag åpent på nett. Det er store mengder døde lenker på de gamle semestersidene, og vi ønsker å fjerne det eldste innholdet fra nett. I studinfo-arkivet på uio.no/studier/arkiv/ ligger gammel semesterinfo arkivert for dokumentasjonsbehov. Arkivet skal oppgraderes (som beskrevet i pkt. 1).

Hvor lenge skal emneinformasjon ligge åpent på nett?

Vi må tilby en viss historikk tilbake i tid på emnesidene. Det er naturlig at studentene selv kan finne tilbake til emne- og pensuminfo en viss periode tilbake i tid. F.eks. bør en student som fullfører et bachelorstudium kunne finne pensumlister for emnene han/hun har tatt i studiet, dvs. hvertfall 3 år tilbake i tid, kanskje mer. Det ønsker vi tilbakemelding fra fakultetene på. Vi kan også analysere trafikk til gamle semestersider og se om det er noen naturlige brekkpunkt.

Forslag: avpublisere den eldste emneinformasjon på uio.no

Forslag

  • Vi avpubliserer semestermappene for høsten 2003 - våren 2006
  • I forkant får fakultetene rapporter over innhold som fortsatt er høyt besøkt som ligger i disse semestermappene (typisk gamle eksamensoppgaver, undervisningsmateriale som fortsatt er i bruk og lenkes opp fra nye semestersider).
  • De som ønsker, kan flytte innholdet før vi avpubliserer. Alternativet er å rydde opp i etterkant. Vi kan sette opp en arbeidsstue for å flytte innhold hvis fakultetene ønsker.
  • De avpubliserte sidene får en egen feilmeldingsside som henviser til hvem man kan kontakte hvis man har behov for innhold på gamle semestersider (f.eks. pr. fakultet).
  • Hvis avpubliseringen går bra, kan vi vurdere å avpublisere enda flere semestre.
  • Hvis mange skulle etterspørre innhold som er avpublisert, kan vi revurdere opplegget (enten flytte og publisere enkeltfiler eller alt).

 

 

 

Se svar fra institutter på MN

 

 

 

  • Beholde semesterside-innhold i 5 år
  • Emner som er nedlagte: alltid beholde de siste par semestersidene åpent tilgjengelig. Må tenke nøye igjennom flyt på emner som legges ned.
  • Vurdere å beholde pensumlistene publisert i all tid tilbake, men avpublisere alt annet?
  • Også slette noe av innholdet på uio.no/studier/emner/, i stedet for å bare avpublisere, f.eks. gamle beskjeder.
  • Rydde i gammelt innhold i studinfo-arkivet også?

 


Publisert 8. okt. 2013 11:32 - Sist endret 15. juni 2023 02:08
Del på e-post