Policy for systematisk HMS-arbeid

Krav til UiO

Organisering av arbeidet

Universitetsdirektøren er ansvarlig for at:

• HMS-arbeidet ved UiO er organisert på en hensiktsmessig måte med tilstrekkelig ressurser. Dette innebærer at:
  • UiO har et arbeidsmiljøutvalg (AMU) og en verneorganisasjon som beskrevet i policy for verneorganisasjonen.
  • Det er etablert et nettverk for lokale HMS-koordinatorer
  • UiO har en brannvernorganisasjon som beskrevet i policy for brannvern.
• UiO har et HMS-system som sikrer et systematisk HMS-arbeid som ivaretar UiOs utfordringer.
• UiO er tilknyttet en godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT), med kompetanse og kapasitet til å møte UiOs behov.
• UiO har et system for å dokumentere gjennomført HMS-opplæring
• UiO har et system for avvikshåndtering

Planlegging

Universitetsdirektøren er ansvarlig for at UiO:

• Har mål for HMS-arbeidet, planer for å nå disse målene og at arbeidet følges opp.
• I samarbeid med BHT årlig utarbeider en plan for bruk av BHT
• Har en årlig plan for gjennomføring av HMS-revisjoner

Opplæring

Universitetsdirektøren er ansvarlig for at det gjennomføres HMS-opplæring som beskrevet i policy for HMS-opplæring.

Risikostyring

Universitetsdirektøren er ansvarlig for at HMS-arbeidet ved UiO er risikobasert og at det jobbes forebyggende.

Sentrale aktiviteter

Universitetsdirektøren har ansvar for at følgende aktiviteter i det systematiske HMS-arbeidet gjennomføres årlig:

• Samsvarsvurdering
• Ledelsens gjennomgåelse

Krav til fakulteter, museer, universitetsbiblioteket og LOS

Organisering av arbeidet

Enhetens øverste leder er ansvarlig for at HMS-arbeidet ved enheten er organisert på en hensiktsmessig måte og at HMS-systemet etterleves.
Enhetens øverste leder skal utpeke en HMS-koordinator som skal ha følgende funksjoner:

• Rådgiver for ledelsen i HMS-faglige saker
• Pådriver for det systematiske HMS-arbeidet, f.eks:
  • Oppfølging av enhetens HMS prosedyrer og HMS-avviksbehandling
  • LAMU
  • Oppfølging og gjennomføring av forbyggende aktiviteter og oppgaver besluttet etter HMS-avvik, risikoanalyser, arbeidsmiljøundersøkelser og i enhetens HMS-program
  • Drift av enhetens stoffkartotek
  • Vernerunder
  • HMS-kompetanse i enheten
• HMS-koordinator skal delta i nettverk for HMS-koordinatorer som forvaltes av Enhet for HMS og beredskap.

Enhetens øverste ledelse skal sørge for at verneombudene medvirker i saker som påvirker arbeidsmiljøet.

Planlegging

Enhetens øverste leder skal:

• Vurdere å sette egne HMS-mål i tillegg til UiOs HMS-mål
• Etablere en handlingsplan som støtter opp under HMS-målene

Mål og handlingsplaner skal behandles i og følges opp av LAMU.
Enhetens øverste leder skal lage en årlig plan for bruk av BHT basert på enhetens risikobilde og behov. Planen skal lages i samarbeid med Enhet for BHT.

Sentrale aktiviteter

Enhetens øverste leder er ansvarlig for at:

• Det regelmessig gjennomføres arbeidsmiljøundersøkelser og risikoanalyser som omfatter virksomhetens fysiske, psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljø, og at risikoreduserende tiltak prioriteres og iverksettes.
• Vernerunder gjennomføres minimum årlig.
• Ansatte møter UiOs krav til HMS-kompetanse. Se policy om HMS-opplæring.
• HMS-avvik blir håndtert etter policy om avvikshåndtering.
• Det inngås samordningsavtaler når flere virksomheter utøver arbeid på samme arbeidsplass.
• Ledelsens gjennomgåelse gjennomføres årlig som beskrevet i prosedyre for ledelsens gjennomgåelse.

Leveranser fra enhetene i LOS

Enhet for HMS og beredskap

Enhet for HMS og beredskap skal:

• Rådgi ledelsen i HMS-faglige saker.
• Vedlikeholde UiOs HMS-styringssystem.
• Etablere og drifte nettverk for HMS-koordinatorene og andre HMS relaterte nettverk.
• Eie, forvalte og utvikle felles elektroniske systemer for avvikshåndtering og stoffkartotek.
• Være pådriver for felles HMS-systemer.
• Ved behov for grenseflateavklaringer koordinere mellom enhetene i LOS som forvalter krav i HMS-systemet.
• Koordinere HMS-tilsyn hvor flere organisatoriske enheter er berørt.
• Koordinere det HMS-faglige innholdet ved inngåelse av rammeavtaler.

Avdeling for personalstøtte

Avdeling for personalstøtte skal sørge for at det:

• Finnes tilgjengelige metoder og verktøy for arbeidsmiljøundersøkelser
• Tilbys relevant opplæring innen psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø

Referanser

1. Arbeidsmiljøloven
2. Internkontrollforskriften
3. Forskrift om organisering ledelse og medvirkning
4. ISO 45001 – Ledelsessystemer for Arbeidsmiljø

Dokumentinfo og endringslogg

Fagansvarlig enhet: Enhet for HMS og beredskap