Innmelding
Alle ansatte, ledere og verneombud ved UiO kan melde HMS-avvik, og se status for eget innmeldt HMS-avvik i HMS-avvikssystemet. Etter å ha sendt inn et HMS-avvik får innmelder automatisk en e-post med bekreftelse. I e-posten er det en lenke til HMS-avviket som innmelder kan bruke til å følge saken sin.
Saksbehandler
Alle enheter har en egen saksbehandler i HMS-avvikssystemet. Ledere som ønsker saksbehandler-tilgang i HMS-avvikssystemet, kan kontakte Enhet for HMS og beredskap (HMSB) for å få det.
Saksgang
- Leder skal få informasjon fra enhetens saksbehandler om HMS-avvik meldt av egne ansatte.
- Forslag til tiltak lages av leder i samråd med verneombud, saksbehandler og / eller andre.
- Leder skal godkjenne tiltakene, gi beskjed til tiltaksansvarlig, følge opp at de godkjente tiltakene blir gjennomført og holde saksbehandler oppdatert på status. Eventuelt kan leder be saksbehandler om å koordinere dette.
- Når tiltakene er gjennomført skal saksbehandler gi en anbefaling til leder om å lukke HMS-avviket og leder skal gi saksbehandler tilbakemelding på om HMS-avviket skal lukkes eller ikke.
- Når HMS-avviket lukkes skal saksbehandler gi beskjed til innmelder, leder og verneombud om at tiltak er utført og saken er lukket.
Roller i håndtering av HMS-avvik
Behandling av HMS-avvik i CIM for saksbehandlere
Innhold
- Innlogging og øvelse
- Navigering
- Mottak av HMS-avvik
- Kvalitetssikring av HMS-avvik
- Grenseflater til andre systemer
- Sletting av personopplysninger og endring av enhet
- Behandling av HMS-avvik
- Kategorisering av HMS-avvik
- Endre saksbehandler
- Endre status for HMS-avviket
- Sett tidsfrist for når saken skal være behandlet
- Informere
- Loggføring
- Registrere nytt HMS-avvik
Innlogging og øvelse
Innlogging fra UiOs IT-infrastruktur:
- Gå til https://uio-cim.no
- Velg «Normal» modus
- Velg «Logg inn»
Innlogging utenfor UiOs IT-infrastruktur:
- Gå til https://uio-cim.no
- Velg «Normal» modus
- Velg "Manuell innlogging»
Første gang saksbehandler logger inn i CIM; må det settes et passord. Bruk ditt UiO brukernavn, passord velges fritt.
For å øve i en base som ikke brukes til saksbehandling Velg «Modul Øvelse» istedenfor «Modul Normal».
Navigering
Øverst til høyre er det en snarveimeny bak stjernen.
Hovedvinduet i HMS-avvikssystemet består av flere felt. Listefeltet viser alle HMS-avvik som er kommet inn til lederne saksbehandleren skal støtte. Detaljfeltet viser informasjon om HMS-avviket som er valgt i listefeltet.
Mottak av HMS-avvik
Velg HMS-avviket som skal behandles i listevinduet. Informasjon om HMS-avviket kommer opp i detaljvinduet. Hent tiltakskort til behandlingen av HMS-avviket under fanen «funksjoner»
Velg for eksempel HMS-avvik – initial vurdering. Dette tiltakskortet er en huskeliste for hva saksbehandler skal gjøre med HMS-avvikene som er meldt inn i systemet. Det er fler tiltakskort som kan være aktuelle å hente, for eksempel «Alvorlig ulykke/nestenulykke», «Personskade» og «Lukking av avvik».
Tiltakskortet legger seg i detaljvinduet. Klikk på teksten for å se oppgavene saksbehandler skal utføre, og huk av når oppgaven er utført.
Ved å velge «oppgavene» i tiltakskortet åpnes et nytt vindu og saksbehandler kan se detaljer for oppgaven og notere ned hva som er gjort.
Når et HMS-avvik er sendt inn får saksbehandler også e-post med en lenke som kan brukes til å logge inn i CIM. 
Kvalitetssikring av HMS-avvik
Saksbehandler skal kvalitetssikre at meldingen er et HMS-avvik og sjekke grenseflater mot andre meldesystemer. Saksbehandler skal avslutte saker som ikke er HMS-avvik. Endre status for HMS-avviket til «Avsluttet» og trykk OK. Begrunnelse kan skrives i notatloggen. (HMS-avviket slettes ikke, ta kontakt med Enhet for HMS og beredskap ved behov for å slette HMS-avvik.)
Grenseflater til andre systemer
- Eiendomstjenester som skifte av lyspærer, renhold etc, som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal meldes til Eiendomsavdelingen av saksbehandler. Saksbehandler skal så sende epost til innmelder om at meldingen er videresendt med evt referanse. Saken avsluttes i CIM.
- Studentsaker som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal videresendes til læringsmiljøkontakten ved studentens fakultet eller institutt i Si-Fra-systemet. Saksbehandler skal så sende epost til innmelder om at meldingen er videresendt med evt referanse. Saken avsluttes i CIM.
- Meldinger om personkonflikter, mobbing eller trakassering som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal ikke videresendes. Saksbehandler skal gi beskjed til innmelder om at saken skal meldes inn ihht personalavdelingens retningslinjer og vise innmelder til retningslinje for konflikthåndtering og UiOs websider om mobbing og trakassering. Saken avsluttes i CIM.
Sletting av personopplysninger og endring av enhet
Saksbehandler skal slette eventuelle personopplysninger. Velg blyanten på høyre side for HMS-avviket i listevinduet. Merk og slett personopplysninger.
Saksbehandler skal kvalitetssikre at HMS-avviket har kommet til riktig enhet. Endre enhet under organisasjon hvis HMS-avviket skal sendes til en annen enhet. Velg «send inn».
Behandling av HMS-avvik
Starte behandlingen av HMS-avviket ved å velge avviket i listefeltet og velge «Behandle» øverst til høyre i detaljvinduet.
Behandlingsvindu åpnes. Her skal HMS-avviket kategoriseres, saksbehandler kan endres, tidsfrist og status skal settes, det kan sendes meldinger og tildeles oppgaver. Notatloggen skal vise historikken for behandlingen av HMS-avviket - hva er gjort av hvem og når er det gjort.
Kategorisering av HMS-avvik
Velg kategorier øverst til venstre i behandlingsvinduet, et HMS-avvik kan ha flere kategorier. Kategoriseringen gjør det mulig å sortere HMS-avvikene.
Under konsekvenser er det lenket opp en matriser som utdyper kategorien. Her et eksempel med MH1-MH5:
Endre saksbehandler
Når saksbehandler endres vil ny saksbehandler bli varslet på epost og saken vil legge seg i listefeltet til ny saksbehandler . Hvis det er flere saksbehandlere innen samme område vil saksbehandler fortsatt se HMS-avviket i eget listefelt. Saksbehandler vil også se HMS-avvik som er videresendt til annen enhet.
Endre status for HMS-avviket
Sett tidsfrist for når saken skal være behandlet
.
Informere
Saksbehandler skal informere om HMS-avviket til innmelders nærmeste leder og verneombud samt innmelder. Dette kan gjøres muntlig eller skriftlig.
Bruk av e-post i CIM: Velg «funksjoner» og «send melding». Det er laget en epost-mal under rullegardin «Mal» som kan brukes. Forslag til tiltak kan sendes samtidig hvis dette er klart.
Meldingsvindu åpner seg. I emnefeltet står ID-nummeret til HMS-avviket og er referanse for hva meldingen gjelder. Velg «Send som epost». Legg til mottakere av meldingen. Trykk på «brukere»
Et vindu med register over alle ansatte (registrert i SAP) åpnes. Her kan søkefeltet forenkle jobben med å finne riktig ansatt.
Velg eventuelt mal «Varsel om nytt HMS-avvik» Husk da å skrive inn ID-nummer til HMS-avviket i emnefeltet.
Send eventuelt melding og legg ved rapport/utskrift av HMS-avviket. For å lage rapport - velg «Eksport» under «Funksjoner» i listevinduet.
Velg rapport i Word-eller Excel-format. Kryss av for hvilken informasjon som skal med og hvilke(t) HMS-avvik som skal skrives ut. Lagre filen i mappe lokalt på PCen og hent inn filen som vedlegg til meldingen. Velg da «Send melding med vedlegg».
Loggføring
I «Notat»-feltet skal saksbehandler loggføre prosessen fra HMS-avviket kommer inn, hvilke tiltak som besluttes fra leder, hvem som er ansvarlig for tiltak, status på tiltak, ,når tiltaket er gjennomført etc.
Registrere nytt HMS-avvik
Saksbehandler kan også registrer nytt HMS-avvik ved å trykke på «+»-tegnet.
Innmeldingsskjema kommer da opp og saksbehandler kan fylle inn informasjon beskrevet i hjelpeteksten på høyre side. Trykk deretter på «send inn». Navnet på den som har meldt inn HMS-avviket blir lagret som «Registrert av» selv om «Kilden/innmelder» kan være en annen person (student, besøkende). Dersom saksbehandler ikke legger noe i feltet «Innmelder» vil den som registrerer være «Innmelder».